Переименование структурного подразделения (отдела, службы, управления и т.п.) – распространённая практика в организациях. При этом у сотрудников часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись в трудовую книжку и, если да, то как её правильно оформить. Ниже представлен подробный разбор вопроса с учётом действующего законодательства и типовой практики кадровых служб.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 57 (изменение условий трудового договора), ст. 66 (ведение трудовой книжки).
- Постановление Минтруда России от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» (с изменениями и дополнениями).
- ФЗ «О персональных данных» – при обработке сведений о сотрудниках необходимо соблюдать требования конфиденциальности.
Согласно ст. 66 ТК РФ, в трудовой книжке фиксируются сведения о работе: приём, перевод, увольнение, а также иные изменения, связанные с трудовой деятельностью (изменение должности, профессии, структурного подразделения и т.д.).
Когда требуется запись?
Переименование отдела само по себе не является изменением трудового договора, если:
- должность сотрудника остаётся прежней;
- функциональные обязанности не меняются;
- изменяется только наименование структурного подразделения.
В таких случаях обязательной записи в трудовую книжку не требуется. Достаточно оформить внутренний приказ (распоряжение) о переименовании отдела и ознакомить с ним сотрудников под роспись.
Однако, если переименование сопровождается:
- изменением должности (например, «начальник отдела продаж» → «начальник отдела клиентского сервиса»);
- изменением профессионального уровня или разряда;
- изменением условий труда (график, место работы, режим работы и т.п.);
– тогда необходимо оформить перевод (ст. 72 ТК РФ) и внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Как оформить запись при чистом переименовании отдела
Если меняется только название подразделения, кадровая служба может внести примечание в трудовую книжку. Это не считается новой записью о работе, но фиксирует факт изменения структурного наименования для удобства будущих проверок.
Где разместить примечание?
- В разделе «Сведения о работе» – после последней записи о работе добавить строку с датой и формулировкой о переименовании;
- Или в колонке «Примечания» (если используется трудовая книжка нового образца, где есть такая колонка).
Формулировка примечания
Пример типовой записи:
Отдел маркетинга переименован в Отдел бренд‑менеджмента (приказ № 45‑к от ).
Важно:
- Указать точное дату вступления приказа в силу (обычно дата подписания приказа);
- Указать номер и дату приказа о переименовании;
- Не менять ранее внесённые сведения о должности, профессиональном уровне и т.д.;
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если предусмотрено внутренними регламентами).
Примеры оформления при переводе (изменение должности)
Если переименование отдела влечёт за собой изменение должности, оформляется перевод. Запись в трудовой книжке делается по стандартной схеме:
- В колонке «Дата» – дата перевода (обычно дата вступления приказа в силу).
- В колонке «Профессия, должность, род работы» – новая должность.
- В колонке «Отдел, служба, управление и т.п.» – новое название подразделения.
- В колонке «Основание» – номер и дата приказа о переводе.
Пример записи:
Начальник отдела клиентского сервиса Отдел клиентского сервиса Приказ № 78‑к от
Что делать, если сотрудник не согласен с записью?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работник имеет право потребовать исправления ошибочной или незаконной записи в трудовой книжке. Порядок действий:
- Сотрудник подаёт письменное заявление руководителю организации с требованием внести исправления.
- Кадровик проверяет законность требования (например, если запись сделана без основания).
- При обоснованном требовании вносится исправительная запись (строка с пометкой «Исправлено» и ссылкой на приказ об исправлении).
- Если спор не решается внутри организации, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли ставить печать рядом с записью о переименовании?
Печать ставится только если внутренний нормативный акт организации это требует. По общему правилу – печать не обязательна, достаточно подписи уполномоченного лица.
Можно ли сделать запись в электронном виде?
С 2021 года ведение трудовых книжек допускается в электронном формате (ФЗ № 439‑ФЗ). В электронной трудовой книжке запись о переименовании отдела делается в разделе «Изменения» с теми же реквизитами (дата, номер приказа, описание изменения).
Что делать, если отдел переименован несколько раз за год?
Каждое переименование фиксируется отдельной строкой (или отдельной записью в электронной книжке) с указанием соответствующего приказа и даты вступления в силу.
Нужно ли информировать сотрудника о переименовании отдела под роспись?
Да. Согласно ст. 68 ТК РФ, любое изменение условий трудового договора (в т.ч. изменение структурного подразделения, если оно влияет на место работы) должно быть доведено до работника под роспись. Если изменение носит чисто номинальный характер, достаточно ознакомления с приказом.
Как оформить запись, если отдел переименован, но сотрудник переведён в другое подразделение?
В этом случае оформляется два действия:
перевод сотрудника (запись о новой должности и новом подразделении);
отдельная строка о переименовании прежнего отдела (если это важно для кадрового учёта).
- Переименование отдела без изменения должностных обязанностей не требует обязательной записи в трудовую книжку, но рекомендуется внести примечание для внутреннего учёта.
- Если переименование сопровождается изменением должности, профессионального уровня или условий труда – оформляется перевод и делается стандартная запись о работе.
- Запись должна содержать: дату, новое (или старое) название отдела, номер и дату приказа, подпись ответственного лица.
- Все действия по внесению изменений должны быть документированы приказом (распоряжением) и доведены до сотрудника под роспись.
- В случае спора работник имеет право требовать исправления записи в соответствии с ТК РФ.
Соблюдение указанных правил позволит избежать претензий со стороны сотрудников, трудовой инспекции и судов, а также обеспечит прозрачность и достоверность кадрового учёта в организации.