Переименование подразделения (отдела, службы, подразделения организации) влечет за собой необходимость внесения соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника. Это требование закреплено в нормативных актах Трудового кодекса РФ и в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н от ). В статье подробно рассматриваются:

• правовая основа;
• какие сведения необходимо отразить;
• как правильно оформить запись;
• частые ошибки и рекомендации;
• образцы записей.

Нормативная база

В соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. ФИО работника;
2. Должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
3. Наименования организации (в т.ч. при её переименовании);
4. Структурного подразделения, в котором сотрудник исполнял обязанности.

Пункт 13 Порядка ведения и хранения трудовых книжек прямо указывает, что при изменении наименования организации или её отдельного подразделения запись о таком событии вносится отдельной строкой в графу 3.

Что именно фиксируется?

При переименовании отдела в трудовой книжке необходимо отразить:

• Новое наименование отдела;
• Дата изменения;
• Основание (распоряжение, приказ, решение совета и т.п.);
• При необходимости – сокращённое название, если оно используется в документах.

Если переименование связано с изменением должности сотрудника, то в графе 3 также указывается новая должность, её квалификация и типоваяTariff.

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Сбор документального подтверждения. Необходимо иметь официальное распоряжение/приказ о переименовании отдела.
2. Определение формата записи. В соответствии с Порядком запись делается в графе 3 трудовой книжки.
3. Оформление записи. Пример оформления (см. ниже) включает:
• Дата изменения;
• Наименование отдела «до» и «после»;
• Приказ/распоряжение с номером и датой;
• Краткое пояснение причины (например, «в связи с реорганизацией структуры»).
4. Подпись ответственного. Запись завершается подписью руководителя отдела кадров (или иного уполномоченного лица).
5. Хранение. Обновлённую копию трудовой книжки сохраняют в личном деле сотрудника.

Примеры оформления записей

Переименование отдела без изменения должности

Запись в графе 3:

 – переименование отдела «Бухгалтерия и аудит» в «Отдел бухгалтерского учета и аудита».
Приказ № 156 от «О переименовании отдела».

Переименование отдела и одновременно смена должности сотрудника

Запись в графе 3:

 – отдел «Техобслуживание» переименован в «Отдел ремонта и технического обслуживания».
Сотруднику И.И. Петрова изменена должность с «Техник» на «Инженер‑техник по ремонту».
Приказ № 87 от .

Переименование организации (для справки)

Запись в графе 3:

 – наименование организации «Общество с ограниченной ответственностью «Старт» переименовано в «ООО «Старт-Инвест».
Регистрационный номер 123456789, решение собрания от .

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты изменения. Без указания даты запись считается недействительной.
• Неуказание основания. Обязательно указывайте номер и дату приказа/распоряжения.
• Несоответствие нового названия официальному наименованию. Проверяйте официальные документы (приказ, устав, реестр).
• Смешивание записей о переименовании отдела и организации. Каждый случай оформляется отдельной строкой.
• Не подписью уполномоченного лица. Подпись подтверждает законность внесения изменений.

Рекомендация: перед внесением записи проверьте её на соответствие шаблону, используемому в вашей организации (часто в кадровой системе предусмотрены готовые формы).

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли вносить запись, если переименование отдела не отразилось в штатном расписании? Да. Даже при отсутствии изменения в штатном расписании запись о переименовании отдела обязана быть в трудовой книжке, так как она фиксирует место работы сотрудника.
2. Можно ли обойтись без записи, если переименование произошло в результате слияния подразделений? Нет. При слиянии или объединении подразделений также требуется внесение отдельной записи о новом наименовании.
3. Как оформить запись, если переименование отдела произошло, но сотрудник уже ушёл с работы? Запись вносится в трудовую книжку в тот момент, когда произошло переименование, независимо от текущего статуса сотрудника.
4. Какие документы следует приложить к записи в трудовой книжке? Приказ/распоряжение, подтверждающее переименование, а также, при необходимости, копию обновлённого штатного расписания.

Внесение записи о переименовании отдела в трудовую книжку – обязательная процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований. Правильное оформление позволяет:

• подтвердить законность изменений в структуре организации;
• сохранить полную информацию о трудовой деятельности сотрудника;
• избежать проблем при проверках трудовой инспекции и при оформлении пенсионного расчёта.

Соблюдайте установленный порядок, используйте официальные образцы и не забывайте о подписи ответственного лица – тогда ваши записи будут соответствовать требованиям законодательства и не вызовут вопросов у инспекторов.

Автор статьи: кадровый специалист, эксперт по трудовому праву.