В течение трудовой жизни сотрудника может возникнуть ситуация, когда работодатель меняет своё официальное наименование – переименовывает организацию, меняет форму собственности, объединяется с другим предприятием или переходит от ИП к юридическому лицу. В таком случае в трудовой книжке необходимо сделать специальную запись, чтобы сохранялась непрерывность трудового стажа и не возникало вопросов при проверках Фонда социального страхования, Пенсионного фонда и других органов.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – фиксирует, что все изменения в трудовых отношениях, в т.ч. изменение наименования работодателя, должны быть отражены в трудовой книжке.
• Постановление Правительства РФ от № 320н – утверждает порядок ведения трудовых книжек в бумажном виде. Пункт 5 данного приказа гласит: «Если в период работы гражданина изменяется наименование организации, об этом необходимо внести запись в трудовую книжку».
• Приказ Минтруда России № 354н от (образец формы записи) – содержит рекомендации по заполнению граф 1‑4 раздела «Сведения о работе».

Когда обязательна запись?

1. Переименование юридического лица (изменение названия, формы собственности, реорганизация).
2. Смена наименования индивидуального предпринимателя (изменение ФИО, добавление/удаление ИП).
3. Объединение нескольких предприятий в одну структуру (слияние, присоединение).
4. Корректировка ошибочно внесённого ранее наименования работодателя.

Если же изменение касается только структурного подразделения (например, переименование отдела), запись делается в отдельной строке, но в графе 3 указывается «наименование подразделения изменено на …».

Кто отвечает за внесение записи?

• Работодатель (или уполномоченный представитель кадровой службы) – обязан оформить запись в трудовой книжке в течение 5 рабочих дней с момента вступления в силу приказа о переименовании.
• Сотрудник – имеет право проверить правильность записи и при необходимости потребовать исправления.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 5‑6 трудовой книжки). Заполняются четыре графы:

Образец записи о переименовании организации

Графа 1. 12

Графа 2.

Графа 3. Организация «ТехноСервис» переименована в «ТехноСервис‑Групп».

Графа 4. Приказ № 45 от «О переименовании организации».

Образец записи о переименовании ИП

Графа 1. 7

Графа 2.

Графа 3. ИП Иванов И.И. переименовано в ИП Петров П.П.

Графа 4. Приказ № 12 от «О смене ФИО индивидуального предпринимателя».

Образец записи о переименовании отдела (структурного подразделения)

Графа 1. 3

Графа 2.

Графа 3. Наименование отдела «Дирекция» изменено на «Аппарат управления».

Графа 4. Приказ № 78 от «О переименовании структурного подразделения».

Пошаговая инструкция для кадровой службы

1. Получить документ, подтверждающий переименование. Это может быть приказ руководителя, решение собрания акционеров, выписка из ЕГРЮЛ и т.п.
2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. По статье 62 ТК РФ рекомендуется оформить письменное согласие работника на изменение наименования работодателя (образец см. ниже).
3. Определить дату вступления в силу переименования. Дата указывается в графе 2 записи.
4. Сделать запись в трудовой книжке. Заполняются графы 1‑4 согласно образцу. Запись делается отдельной строкой, без стирания прежних записей.
5. Подписать запись. Работодатель ставит подпись и печать (если есть), работник ставит подпись в графе «Подпись работника» (при наличии).
6. Сохранить копию приказа и дополнительного соглашения в личном деле сотрудника.
7. Уведомить сотрудника. Предоставить ему копию записи и приказа, а также объяснить, что его трудовой стаж не прерывается.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Образец простого соглашения:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___
к Трудовому договору № ___ от ___ г.

г. ____________ «___» ___________ 2026 г.

Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис‑Групп», в лице директора ____________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гражданин(ка) ____________, именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение о нижеследующем:

Работодатель изменил свое официальное наименование с «ТехноСервис» на «ТехноСервис‑Групп».
В связи с изменением наименования Работодатель обязуется внести соответствующую запись в трудовую книжку Работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России № 320н от г.
Прочие условия трудового договора остаются без изменений.
Подписи сторон:

_____________________/Работодатель
_____________________/Работник

Как исправлять ошибочные записи

Если в трудовой книжке была сделана неверная запись (например, указана неправильная дата или название), необходимо:

1. Составить акт исправления с указанием причины ошибки и правильных данных.
2. Получить подписи руководителя и работника.
3. Сделать зачеркнутую запись (чёрной линией) с указанием «исправлено» и добавить правильную запись в новой строке;
4. Приложить к личному делу копию акта исправления и оригиналы документов, подтверждающих правильные данные.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если переименование произошло после увольнения сотрудника?

Нет. Запись в трудовой книжке делается только для работников, находящихся в штате на момент переименования. Для бывших сотрудников в их книжках запись не делается.

Как отразить переименование, если работник находится в отпуске без сохранения места работы?

Запись вносится в срок до 5 рабочих дней после официального переименования, независимо от статуса отпуска. Если работник находится в отпуске, запись делается в его отсутствие, но работнику предоставляется копия записи.

Что делать, если организация переименована несколько раз за один год?

Для каждой смены наименования делается отдельная запись с указанием соответствующего приказа и даты. Порядковый номер в графе 1 увеличивается последовательно.

Нужно ли вносить запись в раздел «Сведения о награждении»?

Нет. Переименование организации фиксируется только в разделе «Сведения о работе». Раздел «Сведения о награждении» используется исключительно для указания наград и премий.

Практические рекомендации

• Храните электронные копии всех приказов о переименовании – это ускорит процесс заполнения книжек.
• Обучайте персонал кадровой службы правилам оформления записей – ошибки могут привести к проблемам при проверках ФСС.
• Регулярно проверяйте соответствие записей в книжках текущим данным в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
• При переходе от ИП к юридическому лицу оформляйте отдельный приказ о смене формы собственности и вносите запись в книжку как «ИП … переименовано в ООО …».

Запись об изменении наименования учреждения в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового документооборота, который гарантирует непрерывность трудового стажа и защищает интересы как работодателя, так и работника. Соблюдение установленного порядка (пунктуальное заполнение граф 1‑4, наличие приказа и дополнительного соглашения) позволяет избежать юридических споров и проблем при проверках государственных органов.

Помните: правильная запись – это не просто формальность, а важный документ, подтверждающий, что ваш трудовой путь остаётся непрерывным, несмотря на изменения в названии организации.