Переименование работодателя – одно из самых часто встречающихся событий в кадровой практике. Чтобы сохранить достоверность трудовой книжки и избежать проблем при расчёте заработной платы‚ пенсионном обеспечении и проверках трудовой инспекции‚ в ней необходимо правильно оформить соответствующую запись.
Правовая основа
Согласно Приказу Минтруда России от № 320‑н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»‚ при изменении наименования организации в трудовой книжке вносится отдельная запись в графе 3 раздела «Сведения о работе».
- В графе 3 указывается: «Организация (полное наименование‚ дата переименования) переименована (новое полное наименование организации)».
- В графе 4 указывается основание переименования – приказ (распоряжение) работодателя‚ его дата и номер.
Эти требования закреплены также в разъяснениях КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ и других нормативно‑правовых источников.
Что именно нужно записать
Пример оформления записи:
Графа 3: ООО «Старый_Наименование» (с ) переименована в ООО «Новое_Наименование». Графа 4: Приказ № 156 от «О переименовании ООО «Старый_Наименование» в ООО «Новое_Наименование».
Важно указать:
- Полное наименование организации до изменения.
- Дата изменения (день‚ месяц‚ год).
- Новое полное наименование организации.
- Референс документа‚ который стал основанием (приказ‚ распоряжение‚ решение).
- Дата и номер этого документа.
Как оформить запись‚ если она пропущена
Если в трудовой книжке уже есть запись о работе сотрудника‚ но не отражено переименование организации‚ необходимо её добавить‚ соблюдая правила исправления:
- Нельзя зачеркивать прежние записи. Вместо этого в конце соответствующего раздела вносится новая строка.
- Новая запись оформляется так же‚ как и обычная‚ но с указанием «исправление записи о переименовании организации».
- В графе 4 указывается основание исправления – обычно тот же приказ‚ но с пометкой «исправление записи».
Пример исправления:
Графа 3: (исправление) ООО «Старый_Наименование» (с ) переименована в ООО «Новое_Наименование». Графа 4: Приказ № 156 от ‚ исправление записи о переименовании.
Примеры записей в разных ситуациях
Переименование организации без изменения структуры
ООО «Альфа» (с ) переименовано в ООО «Бета».
Графа 3: ООО «Альфа» (с ) переименована в ООО «Бета». Графа 4: Приказ № 87 от «О переименовании ООО «Альфа» в ООО «Бета».
Переименование после реорганизации (слияние‚ разделение)
В результате слияния ООО «Гамма» и ООО «Дельта» образовано ООО «Эпсилон».
Графа 3: ООО «Гамма» (с ) и ООО «Дельта» (с ) слились в ООО «Эпсилон». Графа 4: Решение совета директоров от № 34 «О слиянии ООО «Гамма» и ООО «Дельта» в ООО «Эпсилон».
Переименование подразделения (отдела)
Служба ИТ переименована в Отдел информационных технологий.
Графа 3: Служба информационных технологий переименована в Отдел информационных технологий (с ). Графа 4: Приказ № 210 от «О переименовании Службы информационных технологий в Отдел информационных технологий».
Как оформить запись о переименовании должности
Если меняется не только название организации‚ но и должность сотрудника‚ оформляется отдельная запись в графе 1‑4 раздела «Сведения о работе». Пример:
- В графе 1 указывается порядковый номер новой записи.
- В графе 2 указывается дата переименования должности.
- В графе 3 формулируется изменение: «Наименование должности секретарь изменено на офис‑менеджер».
- В графе 4 указываются дата и номер приказа‚ по которому произошло переименование.
Краткие рекомендации для бухгалтера и HR‑специалиста
- Всегда проверяйте‚ что в графе 3 и графе 4 указаны полные данные (наименования‚ даты‚ реквизиты приказа).
- Сохраняйте копию приказа (распоряжения) в кадровом деле – он служит основанием для записи.
- При обнаружении ошибки в уже существующей записи вносите новую‚ не зачеркивая предыдущую.
- Убедитесь‚ что запись выполнена в том же стиле‚ что и остальные записи (шрифт‚ интервалы‚ пунктуация).
Оформление записи о переименовании организации в трудовой книжке – обязательный процедурный шаг‚ регламентированный Трудовым кодексом и Приказом Минтруда № 320‑н. Правильно составленная запись:
- Сохраняет юридическую силу документа.
- Позволяет корректно рассчитывать стаж и пенсионные выплаты.
- Упрощает проверку документов контролирующими органами.
Соблюдая указанные правила‚ работодатель обеспечивает прозрачность кадровых отношений и избегает возможных конфликтов при дальнейшем ведении кадрового делопроизводства.