Трудовая книжка (или её электронный аналог) остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. При смене места работы, переходе на электронный формат или необходимости восстановления утерянных записей возникает вопрос о переносе данных из одной трудовой книжки в другую. Ниже подробно рассмотрены законодательные основания, этапы процедуры и типичные ошибки, которых следует избегать.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и обязанность работодателя вносить записи о приёме, переводе и увольнении.
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О электронном трудовом книжке» – вводит обязательное ведение ЭТК с для новых трудовых отношений.
- Постановление Правительства РФ от № 1525 – устанавливает порядок перехода с бумажных на электронные трудовые книжки и сроки завершения переходного периода (до ).
- Приказ Минтруда России от № 697н – утверждает форму электронной трудовой книжки и порядок её заполнения.
Когда требуется перенос данных?
- Приём на работу нового сотрудника, у которого уже есть бумажная трудовая книжка (перевод с предыдущего места работы).
- Переход организации с бумажных трудовых книжек на электронный формат (с завершается переходный период).
- Восстановление утерянной или повреждённой трудовой книжки (по запросу работника в соответствии с ч. 2 ст. 66 ТК РФ).
- Перенос данных при реорганизации работодателя (слияние, присоединение, разделение).
Этапы переноса данных из бумажной трудовой книжки в электронную
Подготовка исходных документов
Перед началом переноса необходимо:
- Получить оригинал трудовой книжки сотрудника (или её заверенную копию).
- Проверить наличие всех обязательных записей: приём на работу, переводы, увольнения, награды, внесение изменений в связи с изменением наименования организации.
- Убедиться, что записи оформлены согласно требованиям (подпись уполномоченного лица, печать организации, дата).
Вход в систему учёта электронных трудовых книжек
Работодатель должен иметь доступ к одному из утверждённых операторов ЭТК (например, ПФР, СФР или аккредитованные частные сервисы). Вход осуществляется по логину и паролю, выданным при регистрации в системе.
Создание новой записи о сотруднике
В системе выбирается функция «Добавить сотрудника» → заполняются персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные). После сохранения система генерирует уникальный номер электронной трудовой книжки.
Перенос записей о трудовой деятельности
Для каждого периода работы вносится отдельная запись:
- Дата приёма – указывается как в бумажной книжке.
- Наименование организации – полностью, с указанием ИНН и ОГРН (если требуется системой).
- Должность, профессия или specialty – точно как в книжке.
- Вид трудового договора (срочный/бессрочный).
- Основание записи – номер и дата приказа о приёме.
- При наличии перевода или увольнения аналогично вносятся даты, основания и ссылки на соответствующие приказы.
Важно: каждая запись должна сопровождаться сканом или фотографией соответствующей страницы бумажной трудовой книжки (при наличии возможности загрузки документов в систему). Это служит подтверждением достоверности перенесённых данных.
Проверка и подтверждение
После внесения всех записей:
- Сравнить общий трудовой стаж, указанный в системе, с суммой периодов из бумажной книжки.
- Проверить отсутствие дубликатов и пропусков.
- Убедиться, что все даты корректны (нет «обратного» хода времени).
- При необходимости запросить у сотрудника уточнения или дополнительные документы.
После проверки запись подтверждается кнопкой «Сохранить» или «Завершить оформление». Система формирует выписку из электронной трудовой книжки, которую можно распечатать и выдать сотруднику.
Информирование сотрудника
Согласно ст. 66 ТК РФ, работник имеет право получить выписку из своей трудовой книжки (бумажной или электронной) в течение трёх рабочих дней с момента запроса. Работодатель обязан:
- Выдать выписку на бумажном носителе (при наличии запроса на бумажную форму).
- Или предоставить доступ к личному кабинету в системе ЭТК, где сотрудник может самостоятельно просматривать и скачивать выписку.
Особенности перехода с бумажных на электронные трудовые книжки (с )
С 1 января 2026 года завершается переходный период, установленный Постановлением Правительства РФ № 1525. После этой даты:
- Все новые трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде.
- Уже существующие бумажные трудовые книжки остаются действительными, но работодатель обязан обеспечить возможность их перевода в электронный формат по требованию сотрудника.
- Отказ в предоставлении возможности переноса данных может быть расценено как нарушение ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) и повлечь штраф для организации.
Частые ошибки при переносе данных и как их избежать
Неполное копирование записей
Иногда кадровики переносят только записи о приёме и увольнении, пропуская переводы или изменения наименования организации. Решение: вести чек‑лист всех типов записей и последовательно обрабатывать каждый период.
Ошибки в датах
Перепутанные день и месяц или указание несуществующей даты (например, 31 февраля). Решение: использовать календарный контроль в системе ЭТК – большинство операторов не позволяют сохранить некорректную дату.
Отсутствие ссылок на первичные документы
Система может принять запись без приказа, но при проверке трудовой инспекции потребуется подтверждение. Решение: при загрузке каждой записи прикреплять скан приказа или иного основания.
Неучёт совместительства
Если сотрудник работал совместителем, каждая позиция должна оформляться отдельной записью с указанием «совместительство». Решение: вносить отдельные строки для каждого места работы, даже если они совпадают по времени.
Нарушение конфиденциальности
Передача сканов трудовой книжки по незащищённым каналам (например, обычная электронная почта без шифрования). Решение: использовать защищённые корпоративные порталы или зашифрованные файлообменники, а также соблюдать требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».
Практический пример: перенос данных при приёме на работу
Ситуация: Иванов Иван Иванович устраивается в ООО «Альфа» . У него есть бумажная трудовая книжка с записями о работе в ООО «Бета» ( – ) и ИП «Гамма» ( – ).
- Кадровик запрашивает у Иванова оригинал трудовой книжки и делает её копию.
- В системе ЭТК создаётся новый сотрудник, заполняются паспортные данные и СНИЛС.
- Первая запись: приём в ООО «Бета» от , должность – инженер, основание – приказ № 45 от (скан прилагается).
- Вторая запись: перевод в ИП «Гамма» от , должность – старший инженер, основание – приказ № 12 от .
- Третья запись: увольнение из ИП «Гамма» от , основание – трудовой договор расторгнут по соглашению сторон (приказ № 78 от ).
- После проверки суммарного стажа (5 лет 8 месяцев) система подтверждает корректность.
- Выписка из ЭТК выдаётся Иванову в электронном виде (доступ в личный кабинет) и, по его запросу, на бумажном носителе.
Перенос данных в трудовой книжке – это не просто механическое копирование записей, а процесс, требующий внимательного отношения к законодательным нормам, точности оформления и соблюдения конфиденциальности. С завершением переходного периода к электронным трудовым книжкам умение корректно переносить информацию становится обязательным навыком для кадровых служб и бухгалтерии. Следуя представленным этапам и избегая типичных ошибок, организация обеспечит законность трудовых отношений, защитит права сотрудников и minimизирует риски штрафных санкций со стороны государственных контрольных органов.