Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь гражданина. Однако человеческий фактор или технические ошибки иногда приводят к ситуациям, когда запись необходимо исправить, уточнить или даже «перенести» из одного документа в другой. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить такие изменения согласно актуальному законодательству РФ (с учетом перехода на электронные трудовые книжки).
Важное уточнение: что значит «перенести запись»?
С юридической точки зрения, просто взять и переписать запись из одной трудовой книжки в другую нельзя. Каждая запись в трудовой книжке должна иметь свое основание (приказ) и вноситься в момент совершения действия. Термин «перенос» обычно используется в двух случаях:
- Исправление ошибки: Запись была внесена неверно в старую книжку, и ее нужно корректно исправить или продублировать с правильными данными.
- Заведение новой книжки: Старая трудовая книжка заполнена полностью, утеряна или пришла в негодность, и необходимо завести новую, внеся туда сведения о предыдущем стаже.
Ниже мы рассмотрим алгоритмы действий для обоих случаев.
Ситуация: Старая трудовая книжка заполнена или утрачена
Если у сотрудника закончились страницы в трудовой книжке или она потеряна, заводится новый бланк. В этом случае важно правильно перенести информацию о стаже.
Если книжка заполнена полностью:
- В новую трудовую книжку вносятся сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения, образование) на титульном листе.
- На первой странице раздела «Сведения о работе» делается запись о продолжении стажа.
- Основанием служит предыдущая трудовая книжка. В графе 4 указывается: «Трудовая книжка серии ХХ-ХХ №XXXXXX».
- Запись заверяется подписью работодателя и печатью (если используется), а также подписью сотрудника.
Если трудовая книжка утеряна сотрудником:
Работодатель не имеет права просто так вписать старый стаж по словам сотрудника. Для восстановления записей в новую книжку необходимы документы-основания:
- Копии приказов о приеме и увольнении;
- Справки от предыдущих работодателей;
- Выписки из лицевых счетов;
- Архивные справки.
Только на основании этих документов в новую трудовую книжку вносятся записи о прошлых периодах работы с указанием реквизитов документов-оснований.
Ситуация: Исправление ошибочной записи
Часто под «переносом» понимают необходимость исправить ошибку, допущенную в предыдущей записи. Здесь действуют строгие правила:
Запрещено: зачеркивать неправильную запись, использовать корректор или вырывать страницы.
Правильный алгоритм действий:
- В текущей трудовой книжке (или в новой, если старая закончилась) делается новая запись под следующим порядковым номером.
- В графе 2 («Дата») указывается текущая дата внесения исправления.
- В графе 3 («Сведения о приеме…») пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] считать недействительной».
- Тут же, в той же графе, вносится правильная версия записи.
- В графе 4 («Основание») указываются реквизиты приказа, которым исправляется ошибка (или реквизиты оригинального приказа, если ошибка была в дате/формулировке).
Особенности с 2021 года: Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года для новых сотрудников заведение бумажных трудовых книжек прекращено. Вся информация ведется в электронном виде. Если речь идет об «электронном переносе»:
- Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
- Если обнаружена ошибка в уже отправленных данных, работодатель должен отправить корректирующий отчет (форма СЗВ-Т или аналогичная в системе электронного документооборота).
- Сотрудник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки через Госуслуги, где будут видны все актуальные и исправленные записи.
Нюансы при мобилизации и особых случаях
Как отмечают эксперты Роструда, в период частичной мобилизации трудовой договор может быть приостановлен. Об этом также вносится соответствующая запись в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную). Если в этот период возникла необходимость смены книжки, запись о приостановлении также должна быть корректно отражена в новом документе со ссылкой на приказ.
Также стоит помнить о законопроектах, обсуждаемых в Госдуме, касающихся «нулевого рабочего места» и внесения записей для студентов. Хотя эти нормы могут меняться, принцип остается неизменным: любая запись требует официального документа-основания.
Частые ошибки при заполнении
- Отсутствие подписи сотрудника: Каждая запись в бумажной трудовой должна быть заверена подписью владельца книжки.
- Неверная дата: Дата в графе 2 должна соответствовать дате фактического внесения записи (для исправлений) или дате события (для первичных записей).
- Использование сокращений: В трудовых книжках не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «приказ», нужно писать полностью или использовать общепринятые стандарты, но лучше писать полностью во избежание споров).
Процесс «переноса» записи в трудовую книжку, это фактически процесс правильного оформления продолжения стажа или исправления ошибок. Главное правило кадрового делопроизводства: независимо от ситуации, каждая новая запись должна опираться на приказ руководителя и подтверждающие документы. Соблюдение этих правил гарантирует сотруднику сохранение пенсионного стажа и отсутствие проблем при трудоустройстве в будущем.
Помните: если вы сомневаетесь в формулировке или порядке действий, всегда обращайтесь к актуальным методическим рекомендациям Роструда или консультируйтесь с юристом, так как законодательство может дополняться новыми нормативными актами.