Ведение трудовых книжек — ответственная задача для любого кадровика или бухгалтера․ Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЭТК)‚ бумажные трудовые книжки по-прежнему играют ключевую роль в подтверждении стажа и опыта работников․ В процессе заполнения часто возникают нестандартные ситуации‚ одной из которых является нехватка места на текущей странице․ Можно ли переносить запись на другую страницу или во вкладыш? Разберемся в этом вопросе подробно‚ опираясь на действующее законодательство и практику Роструда․
Что говорит закон о переносе записей?
Согласно действующим нормативным актам (в частности‚ Приказу Минтруда России от № 320н)‚ все записи в трудовой книжке должны вноситься аккуратно‚ без помарок и сокращений․ Однако в законе прямо не оговаривается такой важный момент‚ как перенос записи в трудовой книжке на другую страницу․ Отсутствие прямого запрета или четкой инструкции часто ставит кадровиков в тупик․
Главное правило‚ закрепленное в Порядке заполнения трудовых книжек: записи о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ а также о награждениях должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) работодателя и вноситься не позднее 5 рабочих дней (а об увольнении — в день увольнения)․
Перенос записи при нехватке места на странице
Типичная ситуация: на странице раздела «Сведения о работе» осталась всего одна свободная строка‚ а вам нужно внести длинную запись о приеме на работу или увольнении‚ которая явно не поместится․ Как быть?
- Если не помещается штамп (с наименованием организации): специалисты сходятся во мнении‚ что если оттиск штампа или длинное наименование работодателя не помещается в оставшейся одной строке‚ запись необходимо произвести на следующей странице (развороте)․ Оставлять пустую строку и начинать запись посередине не допускается․
- Если не помещается текст записи (о приеме‚ увольнении): в этом случае также допускается перенос части текста на новый разворот․ Главное — сохранить последовательность и читаемость․
Как правильно оформить перенос на следующий разворот?
Чтобы перенос не был расценен проверяющими органами как нарушение или ошибочная запись‚ необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Не оставлять на предыдущей странице оборванные фразы․ Если запись не помещается целиком‚ лучше начать ее на новой странице․
- На новой странице (развороте) в графе 2 (дата) указать дату соответствующего события (приема‚ увольнения)․
- В графе 3 внести полное наименование организации (или поставить штамп)‚ а затем полностью написать текст записи‚ не ссылаясь на то‚ что начало находится на предыдущей странице․
- В графе 4 указать дату и номер приказа‚ на основании которого внесена запись․
Такой подход гарантирует‚ что запись будет признана действительной‚ а у проверяющих не возникнет вопросов к логичности и целостности внесенных данных․
Перенос записи из трудовой книжки во вкладыш
Другая распространенная проблема — в трудовой книжке полностью закончились страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»․ В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку․
Можно ли начать запись в самой трудовой книжке‚ а продолжить во вкладыше? Да‚ это прямо предусмотрено правилами:
- Если в трудовой книжке осталось место для начала записи (например‚ для наименования организации и первых слов о приеме)‚ а текст приказа об увольнении или переводе не помещается‚ необходимо начало записи о приеме на работу (об увольнении) сделать в трудовой книжке‚ а затем продолжить ее во вкладыше․
- Если места нет даже для начала записи‚ вся запись вносится уже во вкладыш․
Важно: вкладыш вшивается в трудовую книжку и является ее продолжением․ На самой трудовой книжке (на ьном листе) ставится отметка «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․
Исправление ошибок и выдача дубликата
Часто под «переносом» кадровики подразумевают переписывание ошибочной записи на другую страницу․ Здесь действуют строгие правила:
- Зачеркивание и переписывание на другую страницу запрещено․ Ошибочная запись (в разделе «Сведения о работе») не зачеркивается‚ а признается недействительной в порядке‚ предусмотренном Порядком․ Для этого под следующим порядковым номером вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна»‚ после чего вносится правильная запись․
- Выдача дубликата․ В случае утери трудовой книжки или признания ее недействительной (например‚ если записей‚ признанных недействительными‚ слишком много и книжка стала нечитаемой)‚ работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки‚ в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи‚ за исключением записей‚ признанных недействительной․
Взаимодействие с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
С 2020 года работники получили право перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ При этом обратный переход с электронной трудовой на бумажную будет невозможен․
Если сотрудник‚ отказавшийся от бумажной трудовой книжки на предыдущем месте работы‚ устраивается к вам и просит вести бумажный формат‚ работодатель обязан:
- Оформить новую бумажную трудовую книжку․
- Перенести сведения из формы СТД-Р‚ выданной предыдущим работодателем‚ в бумажную трудовую книжку․
- Сделать соответствующую запись о переходе/наличии электронной трудовой книжки․
При переходе сотрудника на ЭТК в бумажной трудовой книжке делается финальная запись о подаче работником заявления о переходе на электронный формат‚ после чего бумажная книжка выдается на руки сотруднику․
Резюме
Хотя действующее законодательство напрямую не описывает процедуру переноса записи на другую страницу трудовой книжки‚ на практике это допускается в целях сохранения целостности и читаемости информации․ Главное правило — не разрывать логику записей и не оставлять пустых строк․ Если запись не помещается‚ ее следует начать на новом развоте или перенести часть записи во вкладыш․ При исправлении ошибок перенос на другую страницу не применяется; вместо этого ошибочная запись аннулируется в установленном порядке‚ либо выдается дубликат документа․