Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение регулируется Положением о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) и статьёй 66 Трудового кодекса РФ. Одним из частых вопросов, возникающих у кадровиков и бухгалтеров, является: можно ли переносить запись на следующую строку или страницу, если не хватает места? Ответ — да, но с соблюдением строгих правил.
Что говорит закон?
В законодательстве не установлено прямого запрета на перенос записи на следующую строку или страницу. Более того, в пункте 9 Положения о трудовой книжке чётко указано:
«Все записи в трудовую книжку вносятся последовательно, одна за другой, в хронологическом порядке, без пропусков и перекрёстных записей».
Это означает, что каждая новая запись должна начинаться непосредственно под предыдущей, без пропуска строк, если есть возможность разместить её в оставшемся месте. Однако если на последней строке страницы остаётся недостаточно места для полной записи — перенос на следующую страницу не является нарушением.
Когда допускается перенос записи?
- Не хватает места на текущей строке — если последнее слово не умещается, его можно разбить по слогам и перенести на следующую строку в пределах той же страницы. Это допускается только по правилам русского языка (например: «уволен по собствен-ному желанию», нельзя писать «уволен по соб-ственному желанию»).
- Не хватает места на странице — если последняя запись начинается на последней строке страницы, а её текст не помещается, запись переносится на следующую страницу. Это не считается ошибкой, даже если на предыдущей странице остаётся одна пустая строка.
- Запись об увольнении или переводе — такие записи должны быть полными и точными, как в приказе. Если приказ содержит длинный текст (например, «уволен по пункту 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»), и он не помещается — перенос на новую страницу обязателен.
Как правильно переносить запись?
Чтобы избежать претензий со стороны инспекции труда или при проверке архивов, соблюдайте следующие правила:
Перенос слова внутри строки
- Разбивайте слово только по слогам, соблюдая правила русского языка.
- Не разрывайте слова, состоящие из одного слога (например, «уволен», «директор»).
- Не ставьте дефис в конце строки, если слово не разрывается по слогам — это считается ошибкой.
Перенос записи на новую страницу
- Если запись не помещается на текущей странице — продолжайте её на следующей.
- На новой странице не пишите повторно номер записи, дату или реквизиты приказа, это уже сделано на предыдущей странице.
- Продолжайте запись с того места, где она прервалась.
- Не оставляйте пустые строки между записями, если это не требуется для визуального разделения (например, при переходе на новую страницу).
Подпись и печать
После окончания записи (даже если она продолжается на новой странице) обязательно:
- Поставить подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Нанести печать организации (если она используется).
- Получить подпись работника об ознакомлении с записью — это обязательное требование!
Частые ошибки и как их избежать
- Оставлять пустые строки, некоторые кадровики намеренно оставляют 1–2 пустые строки в конце страницы, чтобы «не переносить». Это неправильно: пустые строки — это нарушение последовательности, и при проверке могут быть расценены как попытка скрыть запись.
- Писать запись с новой страницы, хотя есть место — если на последней строке страницы остаётся 3–, а запись начинается с новой страницы — это нарушение. Запись должна быть продолжена до конца строки.
- Разрывать слова неправильно — например, «уволен по соб-ственному» вместо «уволен по собствен-ному». Такие ошибки могут привести к признанию записи недействительной.
- Не ставить подпись работника — если подпись работника отсутствует, запись считается неправильно оформленной, даже если всё остальное верно.
Пример правильного переноса
Предположим, запись об увольнении выглядит так:
№ 45 Уволен по собственному желанию, в связи с...
На последней строке осталось место только для «…связи с переездом». Тогда запись продолжается на следующей строке:
№ 45 Уволен по собственному желанию, в связи с переездом в другой город.
Если же на странице не хватает места даже для «в связи с переездом», то запись продолжается на следующей странице:
№ 45 Уволен по собственному желанию, в связи с пере-
(страница заканчиваеться)
Новая страница
-ездом в другой город. Подпись работодателя: ___________ /И.И. Иванов/ Печать Ознакомлен: ___________ /А.А. Петров/
Что делать, если запись уже неправильно оформлена?
Если запись была внесена с нарушениями (например, разрыв слова, пропущена подпись, перенос на новую страницу без основания), то:
- Не зачёркивайте и не исправляйте — это запрещено!
- Внесите новую запись с указанием: «Запись № [номер] от [дата] признана недействительной».
- Сделайте новую корректную запись с соблюдением всех требований.
- Получите письменное согласие работника на внесение исправлений.
- В случае серьёзных ошибок — выдать дубликат трудовой книжки.
Перенос записи в трудовой книжке на другую строку или страницу, это не ошибка, а необходимость, если соблюдаются правила оформления. Главное, сохранить последовательность, точность и полноту информации. Закон не требует идеального заполнения «вплотную», но требует честности и соблюдения формата.
Помните:
- Перенос по слогам, допустим, но только по правилам русского языка.
- Перенос на новую страницу — не нарушение, если нет места.
- Подпись работника и работодателя, обязательны в любом случае;
- Пустые строки, не «безопасность», а нарушение.
Правильно оформленная трудовая книжка — это не только формальность, но и гарантия прав работника на трудовой стаж, пенсию и социальные выплаты. Отнеситесь к её заполнению с ответственностью — это ваша профессиональная обязанность.