Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. При увольнении работодатель обязан выдать ее на руки сотруднику в последний рабочий день. Однако на практике встречаются ситуации, когда работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения или физически не может забрать документ. В таких случаях возникает вопрос: можно ли отправить трудовую книжку по почте? Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) дает четкий ответ на этот вопрос, соблюдение которого критически важно для работодателя.
Что говорит закон: ст. 84.1 ТК РФ
Основной нормой, регулирующей порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, является статья 84.1 ТК РФ. Согласно ей, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если же в день увольнения выдать документ невозможно (например, работник отсутствует или отказывается от ее получения), работодатель должен действовать по строго определенному алгоритму.
Обязанность работодателя при неявке работника
В случае если работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан направить работнику уведомление. В этом уведомлении должно содержаться два ключевых пункта:
- Необходимость явиться за трудовой книжкой лично;
- Возможность дать согласие на отправление трудовой книжки по почте.
Именно с момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Главное правило: пересылка только с согласия работника
Важно запомнить: пересылать трудовую книжку без согласия ее владельца категорически запрещено. Это прямо вытекает из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. Если работодатель в отсутствие письменного согласия работника отправит документ почтой, он нарушит закон. Судебная практика (в частности, решения Шестого кассационного суда общей юрисдикции) подтверждает, что такое действие является нарушением порядка выдачи трудовой книжки.
Даже если работник не явился, у работодателя нет права самостоятельно принимать решение об отправке документа по почте. В уведомлении обязательно нужно предложить работнику выбрать: забрать документ лично или дать согласие на пересылку.
Порядок действий для работодателя: пошаговая инструкция
Чтобы избежать штрафов и судебных исков, работодателю следует придерживаться следующего порядка:
- Попытка выдачи в день увольнения. Если работник присутствует на работе, выдайте трудовую книжку под роспись в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек. Не применяется этот порядок только тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась.
- Направление уведомления. Если в день увольнения выдать документ не удалось, в этот же день отправьте работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой.
- Ожидание ответа. До момента получения согласия трудовая книжка должна храниться у работодателя.
- Отправка документа. Направить сотруднику трудовую книжку по почте вы можете только после того, как получите на это письменное согласие (заявление) работника.
Как отправить документ?
Трудовое законодательство не содержит каких-либо строгих требований к порядку пересылки трудовой книжки почтой в случае, если работник дает на это согласие. Однако во избежание потери важного документа рекомендуется отправлять его закным письмом с уведомлением о вручении. Это позволит работодателю иметь на руках документальное подтверждение того, что трудовая книжка доставлена бывшему сотруднику;
Особенности для дистанционных работников
Отдельно стоит упомянуть дистанционных работников. Согласно ст. 312 ТК РФ, при отсутствии соглашения о дистанционной работе с использованием электронной трудовой книжки, дистанционный работник должен предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением. В данном случае речь идет о пересылке документа от работника к работодателю, что также допускается законом.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отправка по почте
С введением электронных трудовых книжек процедура несколько изменилась. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью. Если уволенный работник, ведущийся в электронном формате, обращается за сведениями о трудовой деятельности на бумажном носителе, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
При этом, если работник не может забрать бумажные сведения лично, направьте ему сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (аналогично правилам для бумажной трудовой книжки — только с согласия работника).
Ответственность за нарушение порядка выдачи
Нарушение правил выдачи трудовой книжки может дорого обойтись работодателю. Если работодатель:
- Не отправил уведомление о необходимости забрать документ или дать согласие на пересылку;
- Не указал в уведомлении возможность отправки по почте;
- Отправил трудовую книжку по почте без получения согласия работника,
…он несет ответственность за несвоевременную выдачу документа. В соответствии с ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (так как без нее работник не может устроиться на новую работу). Кроме того, возможны штрафы со стороны трудовой инспекции.
Резюме
Отправка трудовой книжки по почте, законная процедура, которая строго регламентирована ТК РФ. Помните главное:
- Отправка по почте допускается только с согласия работника.
- Обязательно направьте уведомление с предложением переслать документ почтой.
- Сохраняйте квитанции и уведомления о вручении писем.
- Своевременное отправление уведомления снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи документа.
Соблюдение этих несложных правил позволит обезопасить компанию от необоснованных претензий и судебных разбирательств.