С 2023 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Перевод бумажной трудовой книжки в электронный формат – важный процесс, который требует правильного оформления записей о трудовом стаже, изменениях в условиях труда и прочих событиях, фиксируемых в трудовой книжке.

Правовая основа перехода на электронную трудовую книжку

Основные нормативные документы, регулирующие процесс:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 57, 58, 62.
2. Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных».
3. Приказ Минтруда России от № 479н «Об утверждении порядка перевода бумажных трудовых книжек в электронный вид».
4. Приказ Минтруда России от № 70н «Об организации и ведении электронных трудовых книжек»;

Кому и когда необходимо переводить запись

• Работникам, у которых уже есть бумажная трудовая книжка и они желают перейти в электронный формат.
• Новым сотрудникам, которым с первого дня работы будет выдана электронная трудовая книжка.
• Перевод обязателен в случае смены места работы в организации, где уже используется ЭТК, а также при выходе на пенсию (для упрощения оформления пенсионных выплат).

Пошаговая инструкция по внесению записи при переходе

Шаг 1. Подготовка документов

Для начала необходимо собрать следующий пакет:

• Бумажную трудовую книжку (если она есть).
• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС.
• Трудовой договор (или его копию).
• Заявление работника о переводе в электронный формат (образец ниже).

Шаг 2. Подача заявления в отдел кадров

Работник заполняет заявление «О переводе трудовой книжки в электронный вид» и передаёт его в отдел кадров. Пример заявления:

 Заявление
 Я, ______________________ (ФИО), 
 паспорт: _____________, 
 СНИЛС: _____________,
 прошу перевести мою трудовую книжку № _______ в электронный вид.

Шаг 3. Проверка данных в системе

Отдел кадров вносит сведения о работнике в Единый портал государственных услуг (ЕГПУ) и в информационную систему «Электронная трудовая книжка». На этом этапе проверяется:

• Соответствие ФИО, даты рождения, СНИЛС.
• Наличие всех записей о предыдущих местах работы (если они уже внесены в электронный реестр).

Шаг 4. Формирование электронного документа

После подтверждения данных система генерирует Электронную трудовую книжку (ЭТК). Работнику отправляется уведомление на электронную почту и/или в личный кабинет «Госуслуги» с инструкциями по активации.

Шаг 5. Активация и подтверждение

Работник входит в личный кабинет, подтверждает получение ЭТК, вводит Код подтверждения, полученный в СМС, и ставит электронную подпись.

Шаг 6. Внесение первой записи в ЭТК

Запись о текущем месте работы вносится автоматически, если в системе уже есть трудовой договор. Если договор был заключён в бумажном виде, кадровик вручную вводит следующие данные:

1. Дата начала работы;
2. Наименование организации, её ИНН и ОКПО.
3. Должность и разряд.
4. Условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и т.д.).
5. Основание для приёма на работу (трудовой договор, приказ).

Что делать, если в бумажной книжке уже есть записи

Все ранее внесённые записи автоматически переносятся в электронный реестр при условии, что они были зарегистрированы в системе «Единый реестр трудовой истории». Если какие‑то записи отсутствуют, их необходимо добавить вручную, предоставив:

• Копии приказов о приёме, переводе, увольнении.
• Справки о стаже.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли отказаться от электронного формата?

Да. По желанию работника можно оставить бумажную книжку, однако в этом случае организация обязана вести её в соответствии с ТК РФ и предоставлять копии записей по требованию.

Вопрос 2: Что происходит с бумажной книжкой после перевода?

Бумажная книжка передаётся в отдел кадров, где её помечают как «переведена в электронный вид» и хранят в архиве. Работник может запросить её копию в любой момент.

Вопрос 3: Как исправить ошибку в записи ЭТК?

Для исправления необходимо подать заявление в отдел кадров с указанием конкретной ошибки и приложить подтверждающие документы (приказ, справку). После проверки исправление вносится в систему, а работнику отправляется уведомление.

Вопрос 4: Нужно ли подписывать электронную запись?

Да. Запись считается действительной после электронной подписи руководителя организации (или уполномоченного лица) и работника, если это предусмотрено внутренними регламентами.

Полезные рекомендации

• Регулярно проверяйте личный кабинет на портале «Госуслуги» – все новые записи появляются в течение 3‑5 рабочих дней.
• При смене работодателя убедитесь, что ваш новый работодатель вносит запись в ЭТК в срок, установленный ТК РФ (не позднее 5 дней с даты начала работы).
• Если вы планируете выйти на пенсию, заранее запросите выписку из ЭТК – она понадобится в ПФР.

Переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату – это удобный и современный способ вести учет трудового стажа. Главное – правильно оформить все необходимые документы, своевременно подать заявление и убедиться, что все записи перенесены без ошибок. При соблюдении описанных выше шагов процесс проходит быстро, а работник получает доступ к своей трудовой истории в любой момент через интернет.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки «Госуслуги».