Часто сотрудники сталкиваются с необходимостью перевода из филиала компании в её головной офис — будь то из-за переезда, карьерного роста или реструктуризации бизнеса. Важно понимать, что такой перевод не является увольнением и последующим трудоустройством, а представляет собой внутреннее перемещение в рамках одной организации. Соответственно, оформление этого перехода требует соблюдения трудового законодательства РФ, включая корректное внесение записи в трудовую книжку.
Что такое перевод из филиала в головной офис?
Перевод — это изменение условий трудового договора, связанное с изменением:
- структурного подразделения (например, с филиала на головной офис);
- места работы (географического пункта);
- функциональных обязанностей (если они меняются).
При этом работник остаётся тем же сотрудником, трудовой договор не расторгается, а лишь дополняется соглашением об изменении условий. Это ключевое отличие от увольнения и последующего приёма на работу.
Обязательно ли вносить запись в трудовую книжку?
Да, обязательно. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), все изменения, связанные с переводом на другую работу в пределах той же организации, подлежат обязательному оформлению в трудовой книжке.
Запись делается в разделе «Работа по трудовому договору» и должна содержать:
- дату перевода;
- наименование нового структурного подразделения (например, «Головной офис»);
- должность (если она изменилась);
- основание перевода — указание на приказ или соглашение.
Как правильно оформить перевод?
- Получение письменного согласия работника
Перевод на другую работу (даже внутри организации) возможен только с согласия сотрудника. Это требование закреплено в статье 72 ТК РФ. Согласие оформляется в виде заявления или подписи на соглашении об изменении условий трудового договора. - Издание приказа о переводе
Работодатель издаёт приказ по форме № Т-5 (или по собственной форме, соответствующей требованиям). В приказе указываются:- ФИО сотрудника;
- должность и структурное подразделение до перевода;
- должность и структурное подразделение после перевода;
- дата перевода;
- основание, соглашение сторон.
- Ознакомление работника с приказом
Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение трёх рабочих дней. Без подписи приказ не считается оформленным. - Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа. Формулировка должна быть точной и соответствовать нормам:
Пример корректной записи в трудовой книжке:
«Переведён с г. с должности менеджера по продажам филиала в г. Новосибирск на должность менеджера по продажам головного офиса (г. Москва) в соответствии с соглашением от г. и приказом № 45/26 от г.»
Что делать, если трудовая книжка хранится в филиале?
Если трудовая книжка сотрудника хранится в филиале, а перевод происходит в головной офис, то:
- Филиал передаёт трудовую книжку в головной офис в течение 3–5 дней после издания приказа;
- Запись вносится только в головном офисе — именно там теперь находится работодатель, ответственный за ведение трудовой книжки;
- После внесения записи книжка возвращается сотруднику или остаётся на хранении в головном офисе — по его выбору.
Ошибки, которых следует избегать
- Неверная формулировка — например, «уволен и принят на работу» — это нарушение, так как перевод не является увольнением.
- Отсутствие согласия работника — даже если перевод не ухудшает условия труда, согласие обязательно.
- Пропуск записи — отсутствие записи в трудовой книжке может стать основанием для претензий со стороны трудовой инспекции и судебных споров.
- Использование сокращений — «г.о.» вместо «головной офис» — недопустимо. Все наименования должны быть полными и официальными.
Особенности для дистанционных работников
Если сотрудник работает в режиме дистанционной занятости, перевод из филиала в головной офис оформляется по тем же правилам. Главное, письменное согласие и внесение записи в трудовую книжку. Даже если сотрудник никогда не выходил на офисную работу, факт изменения места исполнения трудовых обязанностей (например, с филиала на головной офис как юридический адрес работодателя) требует официального оформления.
Перевод из филиала в головной офис — это стандартная и законная процедура, которая не требует увольнения, но требует тщательного документального сопровождения. Правильно оформленная запись в трудовой книжке — это не просто формальность, а гарантия прав работника на подтверждение стажа, заработка и условий труда в будущем.
Ключевые принципы:
- Согласие работника — обязательно;
- Приказ — обязательно;
- Запись в трудовую книжку — обязательно;
- Формулировка, точная, официальная, без сокращений.
Соблюдение этих правил защитит как сотрудника, так и работодателя от возможных споров, штрафов и судебных разбирательств. Не пренебрегайте документами — они являются вашей юридической защитой.
Если вы — HR-специалист, убедитесь, что ваша команда проходит регулярное обучение по ведению трудовых книжек. Один неверно оформленный бланк может стоить компании десятки тысяч рублей штрафов и репутационных потерь.