Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 320н от . Ниже представлен подробный пошаговый пример заполнения трудовой книжки при приёме на работу впервые, а также рекомендации по оформлению записей в различных ситуациях.

Общие требования к заполнению

• Дата записи – указываеться день, месяц и год в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (начинается с 1).
• Сведения о работодателе – полное наименование организации, её ИНН и ОГРН (при наличии).
• Должность, профессия или специальность – точно как в трудовом договоре.
• Вид работы – основная работа, совместительство, внутреннее совмещение и т.д.
• Основание для записи – номер и дата приказа о приёме на работу.
• Подпись и печать – подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Важно: запись вносится только после того, как сотрудник фактически приступил к исполнению трудовых обязанностей (или в день, указанный в трудовом договоре как дата начала работы). Если сотрудник не вышел на работу по уважительной причине, запись делается только после фактического выхода.

Подготовка документов перед внесением записи

1. Трудовой договор (или контракт) – подписан обеими сторонами.
2. Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая организацией).
3. Личная карточка сотрудника (форма Т‑2) – для сверки данных.
4. Трудовая книжка сотрудника (если она уже есть) или бланк новой трудовой книжки.
5. Печать организации и подпись уполномоченного лица.

Все документы должны быть актуальными на дату внесения записи.

Пошаговый пример заполнения записи о приёме на работу

Ниже представлен образец записи, который соответствует требованиям Приказа № 320н и актуален на 2026 год.

Принята на работу в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000123) 
 на должность заведующего столовой (основная работа). 
 Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу.
 Подпись _______________ М.П.

Разберём каждую часть:

• – дата внесения записи (день, когда сотрудник фактически приступил к работе).
• Принята на работу в ООО «Ромашка» – формулировка начала записи, включает полное наименование работодателя.
• (ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000123) – реквизиты организации (необязательно, но рекомендуется для идентификации).
• на должность заведующего столовой (основная работа) – точное название должности из трудового договора; в скобках указывается вид работы.
• Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу. – номер и дата приказа, послужившего основанием для записи.
• Подпись _______________ М.П. – подпись уполномоченного лица (кадровик) и расшифровка фамилии; ставится печать организации.

Если работа выполняется на неполную ставку, запись выглядит так:

Принята на работу в ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000123) 
 на должность заведующего столовой (0,5 ставки, совместительство). 
 Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу.
 Подпись _______________ М.П.

Особенности заполнения при разных условиях труда

Приём на работу по срочному трудовому договору

В основании указывается, что договор заключён на определённый срок, например:

Принята на работу в ООО «Техносервис» (ИНН 7709876543, ОГРН 1137700012345) 
 на должность инженера‑программиста (срочный трудовой договор на 12 месяцев). 
 Основание: Приказ № 78 от о приёме на работу.
 Подпись _______________ И.С.

Запись о переводе делается после приказа о переводе:

Переведена на должность старшего бухгалтера (основная работа). 
 Основание: Приказ № 102 от о переводе.
 Подпись _______________ Л.К.

Приём на работу впервые (первая трудовая книжка)

Если у сотрудника ещё нет трудовой книжки, кадр оформляет новую:

1. На титульном листе новой трудовой книжки указываются ФИО, дата рождения, место рождения, образование и профессия (по желанию).
2. В графе «Дата заполнения титульного листа» ставится текущая дата.
3. Затем делается первая запись о приёме на работу по образцу из пункта 3.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Если допущена опечатка или неверно указано основание, исправление производится следующим образом:

1. Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы оставалось читаемым исходное содержание.
2. Справа от зачёркнутого текста пишется исправленная запись.
3. Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица, дата исправления и печать организации.
4. В случае существенной ошибки (например, неверная дата приёма) рекомендуется оформить дополнительную запись с пояснением: «Запись № X считается недействительной, правильная запись – см. ниже».

Запрещено: использовать корректирующие жидкости, скотч или стирать запись полностью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 2021 года ведение трудовых книжек допускается в электронном виде через портал «Работа в России». При приёме на работу:

• Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если ещё не перешёл).
• Работодатель вносит запись в электронный формат через личный кабинет работодателя.
• Запись имеет тот же вид, что и бумажная, но заверяется электронной подписью уполномоченного лица и печатью организации (электронная печать).
• Сотрудник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в бумажном виде.

Если организация ведёт только бумажные трудовые книжки, электронный формат не используется;

Полезные советы для кадровиков и бухгалтеров

• Всегда сверяйте данные из трудового договора и приказа перед внесением записи.
• Храните копии приказов и трудовых договоров в личном деле сотрудника минимум 50 лет.
• При переходе на ЭТК информируйте сотрудников о порядке получения выписок и о защите персональных данных.
• Регулярно проходите обучение по изменениям в законодательстве о трудовых книжках (например, обновления Приказа № 320н).
• При массовом приёме сотрудников используйте шаблоны записей, чтобы избежать разночтений.

Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – это не только соблюдение законодательных требований, но и защита прав работника и работодателя. Следуя представленному примеру и рекомендациям, вы сможете избежать типичных ошибок, обеспечить корректность документооборота и сохранить репутацию организации как надёжного работодателя.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, запись при совместительстве, приём иностранного работника или оформление записи после отпуска по уходу за ребёнком), обращайтесь к нормативным актам ТК РФ, Приказу Минтруда России № 320н и методическим рекомендациям вашей отрасли.