С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде в реестре Социального фонда России (СФР). Бумажные трудовые книжки, выданные ранее, продолжают действовать, но новые записи в них не будут производиться. Поэтому вопрос перевода на ЭТК становится крайне актуальным для всех работников и работодателей.
Правовая основа и ключевые даты
Регулируется процесс primarily Трудовым кодексом РФ (статья 66.1) и Постановлением Правительства РФ № 906. Основные этапы:
- До 1 января 2026 года: Работодатель вправе вести трудовые книжки как в бумажном, так и в электронном виде. Перевод на ЭТК происходит по соглашению сторон.
- С 1 января 2026 года: Для всех вновь принятых на работу граждан трудовые сведения вносятся только в электронную трудовую книжку. Работодатель обязан вести СЗВ-ТД и передавать данные в СФР.
- Для действующих сотрудников: Перевод на ЭТК осуществляется на основании письменного заявления работника. Без такого заявления работодатель не может в одностороннем порядке перевести вас на электронный формат, если у вас уже есть бумажная книжка;
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это официальный документ, идентичный бумажному, но хранящийся в цифровом виде в базе данных Социального фонда России. В ней отражается:
- Личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
- Все сведения о трудовой деятельности: прием, увольнение, переводы, отпуска, награждения.
- Трудовой стаж для назначения пенсии.
Получить выписку из ЭТК или подтвердить её наличие можно через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР.
Кто инициирует перевод? Кому подавать заявление?
Инициатором перевода может быть как работник (наиболее частый случай), так и работодатель (например, при массовом переходе компании на ЭТК). Однако без согласия работника, имеющего бумажную книжку, перевод невозможен.
Куда подавать заявление? Подается оно непосредственно работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию или на имя руководителя). Работодатель, получив заявление, обязан:
- Принять решение о переводе.
- Сформировать и направить сведения в СФР через систему СЗВ-ТД.
- Уведомить работника о выполнении перевода.
- При необходимости, вернуть бумажную трудовую книжку (если она была) с отметкой о прекращении действия.
Как составить заявление: структура и правила
Законом не установлена строгая форма заявления. Его можно написать от руки или на компьютере в произвольной форме на простом листе. Однако для избежания ошибок рекомендуется использовать следующий шаблон.
Образец (шаблон) заявления на перевод на электронную трудовую книжку
В [Название организации] [Должность руководителя, ФИО руководителя] от [Ваша должность] [Ваше ФИО полностью] ЗАЯВЛЕНИЕ Я, [Ваше ФИО полностью], работающий(ая) в [Название организации] в должности [Ваша должность], с [дата приема на работу] (трудовой договор № ... от ...), прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (оформить электронную трудовую книжку). На основании ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки и направить все сведения о моей трудовой деятельности в Социальный фонд России для формирования электронной трудовой книжки. Мои данные для внесения в ЭТК: - ФИО: [Ваше ФИО полностью] - СНИЛС: [Ваш СНИЛС] - Дата рождения: [ЧЧ.ММ.ГГГГ] - Пол: [М/Ж] При этом прошу: Уведомить меня в письменной форме о выполнении перевода. Вернуть мне бумажную трудовую книжку с отметкой о прекращении её действия (если она была выдана). Подпись: _________________ / [Фамилия И.О.] /
Что важно указать в заявлении?
- Реквизиты работодателя и свои данные (ФИО, должность).
- Четкую просьбу о переводе на ЭТК с ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ (опционально, но усиливает позицию).
- Точные персональные данные для внесения в ЭТК (особенно СНИЛС!). Ошибка в СНИЛС приведет к созданию дублирующей записи.
- Дату и подпись. Без подписи заявление не имеет силы.
Порядок действий после подачи заявления
- Подача: Отнесите заявление в отдел кадров. Лучше взять с собой копию своей бумажной трудовой книжки (если она есть) и паспорт.
- Обработка: Работодатель обязан рассмотреть заявление и в течение короткого срока (обычно 5-10 рабочих дней) выполнить перевод. Он формирует и отправляет в СФР сведения по форме СЗВ-ТД.
- Подтверждение: После успешной передачи данных в СФР вам должен быть выдан документ (расписка, служебная записка) или направлено уведомление о том, что ваша трудовая книжка переведена в электронный формат;
- Проверка: Через 1-2 недели проверьте наличие своей ЭТК через Госуслуги (раздел «Трудовая книжка») или в отделении СФР. Это главное подтверждение.
- Возврат бумажной книжки: Если у вас была бумажная книжка, после перевода она должна быть возвращена вам с штампом «Прекращено действие» или «Сведения перенесены в электронную трудовую книжку».
Частые вопросы (FAQ)
Могу ли я отказаться от перевода на ЭТК?
Нет, если вы новый сотрудник (с ). Для вас будет оформлена только ЭТК. Да, если вы уже имеете бумажную книжку. Вы вправе не подавать заявление, и ваша бумажная книжка будет продолжаться. Но помните, что с 2026 года работодатель не будет вносить в неё новые записи. Ваш стаж будет учитываться только по данным ЭТК в СФР, поэтому рано или поздно перевод неизбежен.
Что делать, если работодатель отказывается переводить мою книжку на ЭТК?
Если вы подали заявление, а работодатель бездействует, вы можете:
- Направить ему письменный запрос с требованием исполнения обязанности (можно заказным письмом с уведомлением).
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в Социальный фонд России.
- Обратиться в суд с иском о понуждении к исполнению обязанности (ст. 11, 399 ТК РФ).
Будет ли стоить перевод денег?
Нет. Перевод на электронную трудовую книжку — это бесплатная процедура для работника. Все расходы по передаче данных лежат на работодателе.
Что со стажем, если я работал и по бумажной, и по электронной книжке?
Все ваши сведения, независимо от формата, консолидируются в едином реестре СФР. Ваш общий трудовой стаж будет рассчитан корректно на основании всех переданных работодателями сведений.
Перевод на электронную трудовую книжку, это не просто следование тренду, а необходимость, обусловленная законом. Составление простого заявления, первый и главный шаг, который инициирует этот процесс. Сохраняйте копию заявления с отметкой о приеме, контролируйте передачу данных в СФР и регулярно проверяйте актуальность записей в своей ЭТК через Госуслуги. Это гарантия того, что ваша трудовая история будет сохранена и учтена при назначении пенсии и других социальных выплат.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях рекомендуется обращаться за консультацией к юристу или в государственные органы (ГИТ, СФР).