Перевод работника на другую должность внутри организации — частая практика в кадровой работе. Особенно актуален вопрос оформления таких переводов, когда временный перевод, изначально оформленный по соглашению сторон или по производственной необходимости, превращается в постоянный. В этом случае возникает необходимость внесения корректной записи в трудовую книжку (ТК), которая является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника и формирующим его пенсионные права.
Почему важно правильно оформить запись о переводе на постоянную работу?
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина. Любые ошибки, неточности или пропуски в записях могут привести к:
- потере части трудового стажа при назначении пенсии;
- спорам с Пенсионным фондом РФ;
- проблемам при трудоустройстве в будущем;
- штрафам со стороны Государственной инспекции труда при проверке.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, записи в трудовую книжку вносятся только о постоянных переводах на другую работу. Временные переводы в ТК не регистрируются, это прямо указано в Приказе Минтруда России от № 320н («Инструкция по заполнению трудовых книжек») и подтверждается множеством разъяснений контролирующих органов.
Когда временный перевод становится постоянным?
Временный перевод — это изменение трудовой функции, структурного подразделения или места работы на определённый срок (например, на время отпуска основного сотрудника, на 2 месяца, до 1 года и т.п.). Он оформляется приказом, но не вносится в трудовую книжку.
Однако если по истечении срока временного перевода:
- работник продолжает выполнять обязанности новой должности;
- работодатель не возвращает его на прежнее место;
- обе стороны (работник и работодатель) фактически признают новый режим работы постоянным;
— то такой перевод превращается в постоянный. В этом случае необходимо внести в трудовую книжку запись о переводе на постоянную работу.
Важно!
Даже если временный перевод был оформлен по приказу, запись в трудовую книжку делается не на основании приказа о временном переводе, а на основании нового приказа о переводе на постоянную работу.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Порядок заполнения строго регламентирован Инструкцией № 320н.
Пошаговая инструкция по заполнению записи:
- Графа 1 — порядковый номер записи: указывается следующий по порядку номер, исходя из предыдущих записей в ТК. Например, если последняя запись была № 12, то новая — № 13.
- Графа 2 — дата: указывается дата фактического начала исполнения обязанностей на новой постоянной должности. Это может быть:
- дата, когда истёк срок временного перевода, и работник продолжил работу;
- дата издания приказа о переводе на постоянную работу (если он датирован позже фактического начала работы);
- дата, когда работник начал выполнять обязанности новой должности без перерыва.
Важно! Дата должна соответствовать дате в приказе о переводе на постоянную работу. Если приказ издан позже, но работник уже работал на новой должности — указывается дата начала фактической работы.
- Графа 3 — сведения о работе: формулировка записи должна точно соответствовать тексту приказа. Примеры корректных формулировок:
- «Принят на постоянную работу на должность главного бухгалтера»
- «Переведён на постоянную работу в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам»
- «Переведён на постоянную работу в структурное подразделение, производственный цех № 3, на должность оператора станка с ЧПУ»
Обязательно указывать:
- наименование должности (в соответствии со штатным расписанием);
- наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре);
- полное и сокращённое наименование организации (если в предыдущей записи оно не было указано полностью).
- Графа 4 — основание: указываются реквизиты приказа работодателя о переводе на постоянную работу. Формат: «На основании приказа № ___ от «___» __________ 20___ г.»;
Пример записи в трудовой книжке:
Графа 1: 13
Графа 2:
Графа 3: Переведён на постоянную работу в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами
Графа 4: На основании приказа № 45 от
Какой приказ указывать в трудовой книжке?
Вопрос, который часто вызывает путаницу: какой приказ использовать, о временном переводе или о постоянном?
Ответ однозначен: в трудовую книжку вносятся реквизиты только приказа о переводе на постоянную работу.
Приказ о временном переводе, это документ, который использовался для временного изменения условий труда. Он не имеет юридического значения для записи в ТК, так как временные переводы в ТК не фиксируються. Только приказ, который официально закрепляет переход на постоянную должность, является основанием для внесения записи.
Рекомендуется издавать такой приказ в день, когда временный перевод фактически становится постоянным, или в ближайшие рабочие дни. Приказ должен содержать:
- наименование организации;
- номер и дату;
- ФИО работника;
- должность, на которую он переводится;
- структурное подразделение;
- указание на то, что перевод осуществляется на постоянной основе;
- основание: «в связи с признанием временного перевода постоянным».
Сроки внесения записи
Согласно пункту 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), запись о переводе на постоянную работу должна быть внесена:
- не позднее одной недели (7 календарных дней) со дня издания приказа — это общее правило;
- в некоторых источниках (включая разъяснения Минтруда) указывается срок не позднее 5 рабочих дней, особенно если речь идёт о переходе на основное место работы.
Рекомендация: соблюдать срок в 5 рабочих дней, это более безопасный и практико-ориентированный подход, позволяющий избежать претензий со стороны инспекций.
Что делать, если запись о временном переводе была ошибочно внесена ранее?
Если по ошибке в трудовую книжку была внесена запись о временном переводе (что является нарушением), её нельзя просто зачеркнуть. Порядок исправления следующий:
- Издать приказ об уточнении (о признании перевода постоянным).
- Внести новую запись о переводе на постоянную работу (как описано выше).
- В графе 4 указать: «Запись о временном переводе от «___» __________ 20___ г. признана недействительной в связи с признанием перевода постоянным».
- Запись о временном переводе остаётся в ТК, но она аннулируется новой записью, которая имеет приоритет.
Такой подход соответствует требованиям Инструкции № 320н и защищает работодателя от претензий со стороны контролирующих органов.
Особенности при использовании электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года работники могут выбрать электронный формат трудовой книжки. В этом случае:
- записи о переводе на постоянную работу вносятся в сведения о трудовой деятельности в Единой информационной системе (ЕИС);
- процедура идентична — приказ о постоянном переводе, дата, должность, структурное подразделение;
- сроки внесения — те же: не позднее 5–7 дней;
- работник может в любое время получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или лично в ПФР.
Важно: если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку, записи вносятся только в одну, по его выбору. Если он не выбрал ЭТК, то ведётся бумажная.
Чтобы избежать ошибок при оформлении перевода на постоянную работу, запомните эти 5 ключевых правил:
- Временные переводы в трудовую книжку не вносятся! Ни при каких обстоятельствах.
- Только постоянный перевод — основание для записи в ТК.
- Запись делается на основании приказа о постоянном переводе, а не о временном.
- Срок внесения, не позднее 5–7 дней с даты приказа.
- Формулировка записи должна быть точной, соответствовать штатному расписанию и приказу.
Правильное оформление записи в трудовой книжке, это не только формальность, но и защита прав работника на будущую пенсию и гарантия соблюдения трудового законодательства работодателем. Не пренебрегайте этим, ошибки в ТК исправить сложнее, чем изначально сделать всё правильно.
Совет кадровику: Ведите единый реестр всех переводов сотрудников — с указанием даты приказа, типа перевода (временный/постоянный), даты фактического начала и даты внесения записи в ТК. Это сэкономит вам время при аудитах и проверках.