Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка, однако бумажный вариант до сих пор используется многими сотрудниками, особенно теми, кто работал до 2020 года или не подал заявление о переходе на электронную форму. В этой статье подробно разберём, как правильно внести запись в трудовую книжку о переводе сотрудника с внешнего совместительства на основную работу — то есть о переводе по совместительству.

Что такое перевод по совместительству?

Согласно статье 60.1 ТК РФ, совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Существует два вида совместительства:

• Внутреннее, когда работник выполняет дополнительную работу в той же организации, где работает по основному месту;
• Внешнее — когда работник трудится у другого работодателя.

Перевод по совместительству, это переход сотрудника с должности внешнего (или внутреннего) совместителя на должность основного работника в той же организации; Это не приём на работу, а изменение формы трудовых отношений: с совместительства на штатную должность.

Важно! Для перевода по совместительству необходимо оформить два документа:

1. Заявление работника о желании перейти на основную работу;
2. Приказ работодателя о переводе (форма № Т-5 или Т-1).

Когда вносится запись в трудовую книжку?

Запись о переводе по совместительству вносится в трудовую книжку только в одном случае:

• Если сотрудник ранее не был оформлен на основное место работы в данной организации, а работал только по совместительству (внешнему или внутреннему).

Если сотрудник уже был оформлен на основную работу в этой организации, а затем устроился на совместительство — то перевод на основную должность не требует новой записи в трудовой книжке, так как основной трудовой договор уже действует.

Пример:

• Сотрудник Иванов работал у нас с по совместительству (внешнему) на должности бухгалтера.
• он подал заявление о переводе на основную работу по той же должности.
• Работодатель издал приказ о переводе с .
• В этом случае в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу на основное место.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от № 69.

Запись оформляется в следующем порядке:

Указание реквизитов приказа

В графе 1 (номер записи) — проставляется порядковый номер записи в трудовой книжке (следующий по очереди).

Дата приёма на работу

В графе 2, указывается дата, с которой сотрудник начинает работать на основной должности (дата приказа о переводе).

Содержание записи

В графе 3 — формулировка должна быть следующей:

«Принят на работу по основному месту работы (вместо работы по совместительству) на должность [название должности] в [название структурного подразделения] по [номер и дата приказа].»

Пример записи:

Принят на работу по основному месту работы (вместо работы по совместительству) на должность бухгалтера в бухгалтерию по приказу № 45 от .

Подпись и печать

В графе 4 — указывается подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если она используется).

Важно! Если организация использует электронную трудовую книжку, то запись о переводе не вносится в бумажную книжку, а отправляется в СФР в форме ЕФС-1 в течение 1 рабочего дня с даты приказа (согласно ст; 66.1 ТК РФ).

Особенности при наличии бумажной и электронной трудовой книжки

С 2021 года работники могут выбирать форму трудовой книжки:

• Бумажная — если работник не подавал заявление об отказе от неё;
• Электронная, если работник подал заявление в кадровую службу.

Если сотрудник имеет обе формы (бумажную и электронную), то:

• Запись о переводе вносится только в бумажную трудовую книжку (если она ещё используется);
• Сведения о переводе обязательно передаются в СФР в форме ЕФС-1 — вне зависимости от наличия бумажной книжки.

Это связано с тем, что электронная трудовая книжка является основным документом с 2020 года, а бумажная — лишь дополнительной формой для тех, кто не перешёл на электронный формат;

Что делать, если сотрудник ранее не имел трудовой книжки?

С 2026 года, согласно ст. 66.1 ТК РФ, все сотрудники, впервые устраивающиеся на работу, получают только электронную трудовую книжку. Если сотрудник ранее не работал и не имел бумажной трудовой книжки, то:

• Он не получает бумажную книжку;
• При переводе с совместительства на основную работу вносится запись только в электронную базу СФР;
• Бумажная трудовая книжка ему не выдаётся и не заполняется.

Частые ошибки при внесении записи

1. Запись о приёме на работу вместо перевода — если сотрудник уже работал по совместительству, нельзя писать «принят на работу», нужно указать «переведён с совместительства».
2. Не указывается дата приказа — без номера и даты приказа запись считается недействительной.
3. Не ставится печать — если организация использует печать, её отсутствие делает запись неправомерной.
4. Запись вносится в электронную книжку вручную — это невозможно. Электронная книжка заполняется только через передачу данных в СФР.
5. Не передаются сведения в СФР, даже если есть бумажная книжка, данные о переводе обязательно должны быть отправлены в СФР в форме ЕФС-1.

Порядок действий работодателя

Для корректного оформления перевода по совместительству:

1. Получить от сотрудника заявление о переводе на основную работу.
2. Издать приказ о переводе (форма Т-5 или Т-1) с указанием даты начала работы по основному месту.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она есть) по установленной форме.
4. В течение 1 рабочего дня передать сведения в СФР в форме ЕФС-1 через специализированный сервис (например, «Кадровик» или «Электронная отчётность»).
5. Ознакомить сотрудника с приказом под подпись.
6. Выдать сотруднику трудовую книжку (если она бумажная) с новой записью.

Перевод сотрудника с совместительства на основную работу — это не просто смена должности, а смена правового статуса в трудовых отношениях. Правильное оформление записи в трудовой книжке — залог законности, прозрачности и защиты прав работника при расчёте стажа, пенсии и других социальных гарантий.

С 2026 года все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронной форме, но бумажные книжки до сих пор актуальны для части сотрудников. Поэтому важно:

• Чётко понимать, когда и как вносить запись;
• Соблюдать формулировки, установленные законом;
• Не забывать о передаче данных в СФР — это не просто формальность, а обязанность по закону.

Правильно оформленная запись — это не только документальное соответствие, но и уверенность сотрудника в том, что его трудовой стаж будет учтён полностью и без ошибок.

Важно помнить: даже если вы используете электронную трудовую книжку, бумажная книжка, если она есть у сотрудника, должна быть заполнена корректно — иначе возможны споры при оформлении пенсии, приёме на новую работу или в суде.

Следите за изменениями в законодательстве — в 2026 году все кадровые процессы становятся всё более цифровыми, но бумажные документы пока остаются важной частью трудового учета.