Перевод работника из одного филиала в другой – это не просто перемещение по адресу. Это юридически значимое событие, которое должно быть отражено в трудовой книжке. В статье мы разберём, какие нормы применяются, как правильно оформить запись, какие документы нужны и какие ошибки стоит избегать.
Правовые основы перевода в филиал
- Трудовой кодекс РФ (ст. 72.1) – допускает внутренний перевод в рамках одной организации без расторжения трудового договора.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 – устанавливает требования к оформлению записей о переводе.
- Федеральный закон «О занятости населения» – регулирует вопросы кадрового учета в филиалах.
- Постановление Минтруда РФ о ведении электронных трудовых книжек – позволяет вести запись в электронном виде, если обе стороны согласны.
Когда требуется запись в трудовой книжке?
- Перевод внутри организации (с одного филиала в другой) – запись обязательна.
- Перевод на другую должность в том же филиале – также требует записи, но в графе 3 (сведения о работе).
- Перевод в другую организацию (не в пределах одной компании) – запись в графе 4 (сведения о переводе).
Кому поручено оформление записи?
- Ответственный за кадровый учёт в филиале, где работник будет работать после перевода.
- Руководитель главной организации (если требуется согласование).
- При необходимости – руководитель отдела кадров центрального офиса.
Необходимые документы
- Приказ о переводе (или решение руководителя).
- Согласие работника (если перевод осуществляется по его инициативе).
- Трудовой договор (если он меняется).
- Письменное подтверждение о приёме на работу в новом филиале (при необходимости).
- Справка о трудовой деятельности (если требуется).
Как оформить запись в трудовой книжке?
Запись делается в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек 2022. Ниже приведён образец записи для перевода в филиал.
Образец записи (графа 3 – сведения о работе)
| № | Дата | Наименование организации | Филиал/подразделение | Должность | Причина изменения |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «РосТех» | Филиал «Санкт-Петербург» | Старший инженер | Перевод в филиал «Санкт-Петербург» по внутреннему приказу № 123/2026 |
Если перевод сопровождается изменением должности, в строке «Должность» указываем новую должность, а в «Причина изменения» – «Перевод в филиал «Санкт-Петербург» и изменение должности»;
Образец записи (графа 4 – сведения о переводе)
| № | Дата | Наименование организации | Филиал/подразделение | Причина перевода |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «РосТех» | Филиал «Санкт-Петербург» | Внутренний перевод по приказу № 123/2026 |
Как оформить перевод в электронную трудовую книжку?
Для электронного оформления необходимо:
- Подтвердить согласие работника и руководителя на передачу данных.
- Сканировать приказ о переводе и прикрепить к записи.
- Ввести данные в систему ЕФС‑1 (Единая Форма Сведения о Трудовой Деятельности).
- Проверить правильность заполнения полей: дата, наименование филиала, должность, причина перевода.
- Сохранить запись и отправить в центральный реестр.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты – дата должна совпадать с датой подписания приказа.
- Отсутствие подписи руководителя – запись будет недействительной.
- Не указано наименование филиала – это нарушает требования Порядка.
- Перевод без согласия работника (если это предусмотрено в договоре) – может привести к конфликту.
- Не обновлена должность – в случае изменения должности необходимо внести отдельную запись.
Что делать, если трудовая книжка повреждена?
Если книжка залита, порвана или потеряна, работник должен подать заявление о восстановлении. В таком случае в графе 4 вносится запись о восстановлении, а в графе 3 – новые сведения о работе. При восстановлении важно приложить копию приказа о переводе.
Практический чек‑лист
- Подготовить приказ о переводе.
- Получить согласие работника (если требуется).
- Подписать приказ руководителем филиала.
- Внести запись в графу 3 (или 4, если перевод в другую организацию).
- Проверить подписи и даты.
- Сохранить копию приказа в архиве.
- При необходимости – оформить запись в электронную трудовую книжку.
Перевод работника в другой филиал – это не просто смена адреса. Это юридически значимое действие, требующее точного отражения в трудовой книжке. Соблюдение всех пунктов, представленных в статье, поможет избежать ошибок, сохранить права работника и соответствовать требованиям законодательства.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.