Перевод работника – одно из самых частых кадровых действий. Оформление записи о переводе в трудовой книжке регламентируется Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69). Ниже представлен пошаговый гид, который поможет избежать ошибок и оформить запись в соответствии с законодательством.
Что понимается под переводом согласно ТК РФ
- Перевод – перемещение работника внутри организации или в другую организацию без потери трудового стажа (ст. 66 ТК РФ).
- Перевод может быть осуществлён по заявлению работника или по решению работодателя (согласие сторон обязательно).
- Если меняется только место работы, а должность остаётся прежней – это перемещение, а не перевод, и запись в трудовой книжке не вносится.
Когда требуется запись о переводе в трудовой книжке
- Запись вносится только при постоянном переводе на другую постоянную работу (п. 9 Порядка).
- При временном переводе (например, на период замещения absent‑работника) запись не делается; оформляется лишь дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ;
- Если временный перевод впоследствии становится постоянным, запись делается на основании приказа о переводе на постоянную работу.
Порядок оформления записи о переводе
- Издание приказа (распоряжения) о переводе работника. В приказе указываются:
- дата и номер приказа;
- ФИО работника;
- прежняя должность и структурное подразделение;
- новая должность и подразделение (или название новой организации при переводе в другую компанию);
- дата вступления перевода в силу (обычно первый рабочий день после дня увольнения с предыдущего места работы).
- Уведомление работника о переводе (подпись работника на приказе или отдельное согласие).
- Внесение записи в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа (п. 9 Порядка).
- Подпись и печать работодателя (или уполномоченного лица) в графе 4 трудовой книжки.
Что указывать в каждой графе трудовой книжки
| Графа | Что указывать |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (подряд по книжке). |
| 2 | Дата записи (число, месяц, год) – дата внесения записи, а не дата приказа; |
| 3 | Сведения о работе: наименование организации (или её структурного подразделения), должность, которую работник занимает после перевода. |
| 4 | Основание для записи: номер и дата приказа о переводе (например: «Приказ № 123 от г.»). При переводе в другую организацию дополнительно указывают название нового работодателя. |
Примеры записей
Постоянный перевод внутри одной организации
Переведен на должность ведущего инженера отдела проектирования. Основание: Приказ № 45 от г.
Перевод в другую организацию
Принят на работу в ООО «Колосок» на должность главного бухгалтера. Основание: Приказ ООО «Техносервис» № 78 от г. (увольнение в связи с переводом).
Перевод директора (руководителя)
Переведен на должность генерального директора филиала в г. Казань. Основание: Приказ № 112 от г.
Временный перевод, ставший постоянным
Сначала оформляется временный перевод (запись не вносится). По истечении срока, если стороны согласны на постоянный перевод, издаётся новый приказ и делается запись:
Переведен на постоянную работу на должность старшего специалиста отдела продаж. Основание: Приказ № 201 от г.
Сроки внесения записи
Согласно п. 9 Порядка, запись о переводе на другую постоянную работу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с момента издания приказа (распоряжения) о переводе. Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).
Особенности оформления при электронной трудовой книжке
- С 2021 г. работник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде через портал «Госуслуги».
- При переводе работодатель формирует электронный приказ и направляет его в СФР (Социальный фонд России) через систему «Электронный трудовой договор».
- Запись о переводе появляется в личном кабинете работника автоматически после обработки приказа СФР.
- Если работник ведёт бумажную книжку параллельно с электронной, необходимо обеспечить синхронность записей (одинаковые даты, номера приказов).
Ответственность за ошибки
- Несвоевременное или неполное внесение записи – административное наложение штрафа на организацию (от 1 000 до 5 000 руб.) и на должностное лицо (от 500 до 1 000 руб.) (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Неправильное указание основания (отсутствие номера и даты приказа) может привести к признанию записи недействительной и необходимости её исправления.
- В случае спора в суде трудовая книжка является важным доказательством стажа и непрерывности работы.
Полезные нормативные акты и ссылки
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – определение перевода.
- Постановление Минтруда РФ от № 69 «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- ФЗ‑402 «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ» – порядок электронных трудовых книжек.
- КонсультантПлюс, система «Гарант» – образцы приказов и записей.
Правильное оформление перевода в трудовой книжке требует чёткого соблюдения последовательности: издание приказа, получение согласия работника, внесение записи в течение пяти рабочих дней и указание всех обязательных реквизитов (номер и дата приказа, новая должность и организация). Следуя приведённым выше рекомендациям и используя примеры записей, кадровые специалисты смогут избежать типовых ошибок и обеспечить законность документооборота при переводе сотрудников.
Помните: трудовая книжка – это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий трудовой стаж и непрерывность работы сотрудника. Отнеситесь к её ведению с должной ответственностью.