Перевод работника на другую должность — это одно из наиболее частых кадровых изменений в организации․ Он может быть связан с необходимостью перераспределения обязанностей, ростом сотрудника по карьерной лестнице, изменением структуры подразделения или личными обстоятельствами работника․ Однако важно понимать: не всякий перевод требует записи в трудовой книжке․ В этой статье мы подробно разберём, когда и как правильно оформлять перевод, какие нормы Трудового кодекса РФ регулируют этот процесс, и как грамотно внести запись в трудовую книжку․
Виды переводов по Трудовому кодексу РФ
Согласно статье 72․1 и статье 72․2 Трудового кодекса РФ, существует два вида переводов на другую работу:
- Постоянный перевод — изменение трудовой функции работника (должности, профессии, специальности) на постоянной основе․ Такой перевод требует обязательного внесения записи в трудовую книжку․
- Временный перевод, перевод на другую работу на срок до одного месяца (или до четырёх месяцев при замещении временно отсутствующего работника)․ Запись в трудовую книжку о временном переводе вносить НЕЛЬЗЯ — это нарушение правил ведения трудовых книжек (см․ п․ 3․1 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225)․
Что считается изменением трудовой функции?
Изменение трудовой функции — это переход работника на другую должность, профессию или специальность, при котором:
- меняются обязанности, предусмотренные трудовым договором;
- изменяется квалификационный уровень (например, с «специалиста» на «ведущего специалиста»);
- работник переходит в другое подразделение с иной функциональной нагрузкой;
Если работник просто меняет место работы в рамках одной должности (например, из офиса А в офис Б), но его функции остаются неизменными, это не перевод, а перемещение, и запись в трудовую книжку не требуется․
Порядок оформления постоянного перевода
Перевод на другую постоянную должность оформляется строго в соответствии с законом․ Процедура включает несколько обязательных этапов:
- Согласие работника — согласно статье 72 ТК РФ, перевод возможен только с письменного согласия сотрудника․ Исключение — случаи, предусмотренные законом (например, временный перевод по медицинским показаниям или в чрезвычайных обстоятельствах)․
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами․ В соглашении указываются: новая должность, дата начала перевода, изменения в оплате труда (если есть), иные условия․
- Приказ о переводе — издаётся на основании соглашения․ Форма приказа — унифицированная по форме № Т-5 или Т-5а (или произвольная, но с обязательными реквизитами: номер, дата, ФИО, должность, новая должность, основание, подпись руководителя)․
- Внесение записи в трудовую книжку — обязательное требование при постоянном переводе․
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Запись о постоянном переводе вносится в раздел «Работа по трудовому договору» в соответствии с пунктом 6․1 Правил ведения трудовых книжек․ Формат записи должен быть следующим:
Дата | Сведения о работе | Основание
Пример записи:
- — переведён с должности «Специалист по кадрам» на должность «Ведущий специалист по кадрам» — на основании дополнительного соглашения к трудовому договору № 3 от и приказа № 45-к от ․
Важные правила:
- Запись должна быть четкой, понятной и без сокращений (например, не «спец․ по кадрам», а «Специалист по кадрам»)․
- Не допускается наведение, зачеркивание, исправление или наложение одной записи на другую․
- Все реквизиты (номер и дата соглашения и приказа) должны быть указаны точно․
- Запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа․
- Запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․
Что делать, если перевод был оформлен без записи?
Отсутствие записи о постоянном переводе, это нарушение трудового законодательства․ Последствия могут быть серьёзными:
- Работник может потребовать восстановления записи через трудовую инспекцию или суд;
- При расчёте стажа для пенсии или пособий могут возникнуть споры — ведь в трудовой книжке не зафиксировано изменение должности;
- При проверке Рострудом — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст; 5․27 КоАП РФ)․
Если запись пропущена, её необходимо внести с датой фактического перевода и указать, что запись вносится с опозданием по уважительной причине․ При этом в трудовую книжку вносится новая запись, а не исправляется старая․
Ошибки, которых следует избегать
Вот типичные ошибки при оформлении переводов:
- Внесение записи о временном переводе — недопустимо․
- Использование неофициальных сокращений: «переведён на МС» вместо «на должность менеджера по сбыту»․
- Отсутствие ссылки на приказ и соглашение — запись считается неправильно оформленной․
- Запись внесена без подписи и печати․
- Запись сделана от руки, но не читаема или исправлена․
- Перевод оформлен без согласия работника — это основание для признания перевода незаконным․
Особые случаи
Перевод при смене работодателя
Если работник переходит к другому работодателю — это увольнение и последующий приём, а не перевод․ Запись в трудовой книжке делается об увольнении по собственному желанию (или по соглашению сторон), а затем новая запись — о приёме на новое место работы․
Перевод по инициативе работодателя
Работодатель может инициировать перевод только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ:
- по медицинским показаниям (ст․ 73 ТК РФ);
- в случае производственной необходимости, если работник не может выполнять прежнюю работу (например, при изменении технологий);
- при ликвидации организации или сокращении штата (ст․ 81 ТК РФ)․
Во всех этих случаях перевод возможен только с письменного согласия работника, за исключением случаев, когда работник не может выполнять работу по состоянию здоровья — тогда перевод может быть принудительным, но только на другую, подходящую работу․
Запись о работе по совместительству
По желанию сотрудника в трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству․ Но это — не перевод, а дополнительная запись, которая делается только по письменному заявлению работника (ст․ 66 ТК РФ)․
Запись о переводе в трудовую книжку, это не просто формальность․ Она:
- подтверждает стаж работы на новой должности;
- влияет на расчёт пенсионных прав;
- является доказательством при трудовых спорах;
- обязательна для получения государственных пособий, льгот, субсидий;
- влияет на возможность трудоустройства в будущем, работодатели проверяют полноту и точность трудовой книжки․
Важно помнить: даже одна неправильно оформленная запись может привести к отказу в назначении пенсии или приёму на новую работу․ Поэтому кадровые работники обязаны соблюдать все требования законодательства и вести трудовые книжки с максимальной точностью․
Если вы, руководитель или кадровик — регулярно проверяйте правильность внесения записей․ Если вы — работник — не стесняйтесь требовать внесения записи о переводе, если она не сделана․ Ваша трудовая книжка, это ваша профессиональная история, и она должна быть точной и полной․
Источники: Трудовой кодекс РФ, Постановление Правительства РФ № 225 от , разъяснения Роструда, методические рекомендации Минтруда РФ․