Перевод работника на другую должность, структурное подразделение или в другую организацию — распространённая практика в кадровой работе. Однако неправильное оформление записи в трудовой книжке может привести к юридическим рискам, спорам с трудовой инспекцией или нарушению прав сотрудника. В этой статье мы подробно разберём, как правильно вносить записи в трудовую книжку при переводе, включая случаи временного и постоянного перевода, перевода в другую организацию и перехода на новое место работы в рамках одного работодателя.
Основные понятия: временный и постоянный перевод
Согласно Трудовому кодексу РФ, существует два вида перевода:
- Временный перевод — это изменение трудовых функций или структурного подразделения на срок до одного месяца (или до четырёх месяцев при переводе на другую работу в связи с производственной необходимостью — ст. 72.2 ТК РФ). Такой перевод не требует изменения трудового договора, но должен быть оформлен приказом.
- Постоянный перевод — это переход работника на другую должность, в другое структурное подразделение или в другую организацию на постоянной основе. Такой перевод требует письменного согласия работника и изменения трудового договора.
Важно! Если временный перевод продлевается сверх установленного срока и работник фактически продолжает выполнять новые обязанности, он автоматически считается постоянным. В этом случае необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Правовая основа: нормативные акты
Записи в трудовой книжке при переводе оформляются в соответствии с:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 57, 72, 72.1, 72.2, 84.1)
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Приказом Минтруда России от № 320н (в ред. от 2026 г.)
- Правилами заполнения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225)
Согласно п. 9 Порядка № 320н, записи в трудовую книжку вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого производится перевод.
Как оформить запись при постоянном переводе в пределах одной организации
Если работник переводится на другую должность или в другое структурное подразделение в той же организации, запись в трудовую книжку вносится в раздел «Сведения о работе».
Порядок оформления записи
Запись должна содержать следующие элементы:
- Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии).
- Графа 2 — дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности (не дата приказа, а день, когда работник приступил к новым обязанностям).
- Графа 3 — формулировка перевода с указанием:
- наименование должности (по штатному расписанию);
- наименование структурного подразделения (если оно меняется);
- наименование организации (если оно не меняется — можно не повторять).
Примеры записей
Пример 1: Перевод в другое подразделение той же организации
Графа 1: 15
Графа 2:
Графа 3: Переведён с должности бухгалтера по учёту в отделе финансового контроля на должность главного бухгалтера отдела финансового планирования.
Пример 2: Перевод на другую должность в том же подразделении
Графа 1: 16
Графа 2:
Графа 3: Переведён с должности инженера-технолога на должность старшего инженера-технолога.
Важно! Если структурное подразделение не меняется, его указание необязательно, но рекомендуется для ясности. Если подразделение меняется — указание обязательно.
Перевод из временного в постоянный: как оформить запись
Если работник был переведён временно, а затем его обязанности стали постоянными (например, срок перевода истёк, но работник продолжает работать на новой должности), необходимо внести новую запись, которая фиксирует переход на постоянную работу.
Формулировка записи:
Графа 1: 17
Графа 2: (дата фактического начала исполнения обязанностей при временном переводе)
Графа 3: Временный перевод на должность старшего менеджера по продажам признан постоянным.
Важно! Дата в графе 2 — это дата начала временного перевода, а не дата признания его постоянным. Это подтверждает непрерывность трудовой деятельности на новой должности.
Перевод в другую организацию: как оформить запись
При переводе работника в другую организацию (например, по инициативе работодателя или по соглашению сторон) оформляется увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — «перевод на работу к другому работодателю».
Действия прежнего работодателя
- Издается приказ об увольнении по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (форма Т-8).
- В трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием причины и наименования новой организации.
- Личная карточка сотрудника закрывается.
- Трудовая книжка выдаётся сотруднику под роспись.
Формулировка записи в трудовой книжке (прежний работодатель):
Графа 1: 20
Графа 2:
Графа 3: Уволен по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — переведён на работу в ООО «Новый Проект».
Действия нового работодателя
Новый работодатель не вносит запись о переводе, а оформляет приём на работу в порядке, установленном для новых сотрудников:
- Заключается трудовой договор;
- Издается приказ о приёме (форма Т-1 или Т-1а);
- В трудовую книжку вносится запись о приёме на работу с указанием должности и организации.
Пример записи нового работодателя:
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу в ООО «Новый Проект» на должность менеджера по продажам.
Важно! Новый работодатель обязан указать в записи о приёме наименование прежнего работодателя, если работник предоставил трудовую книжку с записью об увольнении по п. 5 ст. 77 ТК РФ. Это требование закреплено в п. 10 Порядка № 320н.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Внесение записи о переводе без приказа. Решение: Всегда требуйте письменный приказ (распоряжение) работодателя — это основание для записи.
- Ошибка 2: Указание даты приказа вместо даты фактического начала работы. Решение: Дата в графе 2 — это день, когда работник начал выполнять новые обязанности.
- Ошибка 3: Не указание структурного подразделения при его изменении. Решение: Если подразделение меняется — обязательно укажите его наименование.
- Ошибка 4: Внесение записи о временном переводе в трудовую книжку. Решение: Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится! Только при признании его постоянным — тогда делается запись, как в п. 4.
- Ошибка 5: Нарушение сроков внесения записи (более 5 рабочих дней). Решение: Установите внутренний контроль в кадровом отделе — напоминания, чек-листы, ответственность за сроки.
Особенности: перевод по инициативе работника
Если работник сам просит перевестись на другую должность, это не меняет порядок оформления. Всё равно требуется:
- Письменное заявление работника;
- Согласие работодателя;
- Дополнительное соглашение к трудовому договору;
- Приказ о переводе;
- Запись в трудовую книжку в установленные сроки.
Ни одно требование работника не может заменить формальные процедуры. Даже если сотрудник «просит» не вносить запись — это невозможно. Запись обязательна по закону.
Чтобы избежать ошибок при оформлении записи о переводе в трудовой книжке, запомните эти 5 ключевых правил:
- Запись делается только на основании приказа работодателя.
- Срок внесения записи — не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
- Дата в графе 2 — дата фактического начала работы на новой должности.
- Временный перевод в трудовую книжку не записывается! Только при признании его постоянным — тогда указывается дата начала временного перевода и формулировка «признан постоянным».
- При переводе в другую организацию — увольнение по п. 5 ст. 77 ТК РФ, а не перевод. Новый работодатель оформляет приём, а не перевод.
Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность, а гарантия защиты прав работника и соблюдения трудового законодательства. Ошибки в записях могут привести к штрафам, судебным искам и признанию перевода незаконным. Поэтому всегда действуйте строго по нормам Приказа № 320н и Трудовому кодексу РФ.
Рекомендация: Внедрите в кадровом отделе чек-лист по оформлению переводов, это снизит риски и ускорит работу с документами.