Перевод работника на другую постоянную работу — это распространённая практика в кадровой деятельности. Он может происходить как внутри одной организации (например, перевод в другой отдел или на более высокую должность), так и за пределы организации (перевод к другому работодателю). В любом случае, запись о переводе в трудовой книжке обязательна и должна быть оформлена строго в соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 567 (в редакции 2026 года).

Когда требуется вносить запись о переводе?

Запись в трудовую книжку о переводе вносится в следующих случаях:

• Перевод работника на другую постоянную работу внутри той же организации (например, с менеджера по продажам на менеджера по маркетингу, из бухгалтерии в отдел кадров);
• Перевод работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию или к индивидуальному предпринимателю);
• Перевод с временной должности на постоянную (например, после окончания испытательного срока или завершения временного замещения).

Важно! Запись не вносится при временных переводах (до 1 месяца), если они не оформлены как постоянные. Также не требуется вносить запись при смене структурного подразделения, если должность и функционал остаются неизменными (например, смена кабинета или офиса).

Обязательные реквизиты записи о переводе

Согласно п. 9 и п. 21 Порядка № 567, каждая запись в трудовой книжке должна содержать четыре обязательные графы:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (по хронологии).
2. Графа 2 — дата перевода (дата, с которой работник приступил к новой работе).
3. Графа 3 — суть перевода (описание новой должности, структурного подразделения или работодателя).
4. Графа 4 — основание перевода (дата и номер приказа или иного документа).

Пример 1: Перевод внутри организации

Работник Иванов И.И. был переведён с должности «Специалист по продажам» на должность «Ведущий специалист по маркетингу» в отдел маркетинга. Основание — приказ № 145 от .

Запись в трудовой книжке должна выглядеть так:

• Графа 1: 7
• Графа 2:
• Графа 3: Переведён на работу ведущим специалистом по маркетингу в отдел маркетинга
• Графа 4: Приказ № 145 от

Важно: В графе 3 указывается новая должность и структурное подразделение, если оно меняется. Не нужно писать «с должности… на должность…» — достаточно указать только новую должность и подразделение.

Пример 2: Перевод к другому работодателю

Работник Петров П.П. увольняется из ООО «Ромашка» и переводится на работу в ООО «Солнце» по просьбе работника. Основание — приказ № 88 от .

Запись в трудовой книжке:

• Графа 1: 12
• Графа 2:
• Графа 3: Уволен в связи с переводом на работу в ООО «Солнце» по просьбе работника
• Графа 4: Приказ № 88 от

Обязательно! В графе 3 необходимо указать причину перевода: «по просьбе работника» или «с согласия работника». Также указывается наименование нового работодателя — полное официальное название организации или ФИО ИП.

Какие документы нужны для внесения записи?

Запись в трудовую книжку вносится только на основании официального документа работодателя:

• Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5 или Т-8);
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (если меняется должность или структурное подразделение);
• Заявление работника (если перевод происходит по его просьбе);
• Согласие работника (если перевод осуществляется с его согласия, например, при смене места работы в рамках одного работодателя).

Кадровик обязан сверить данные приказа с записью в трудовой книжке. Любое несоответствие — основание для исправления.

Сроки внесения записи

Согласно п. 9 Порядка № 567, запись о переводе должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа. Например:

• Приказ издан (понедельник);
• Рабочие дни: 10, 11, 12, 13, — 5 дней;
• Последний срок внесения записи — .

Важно! Если 5-й день приходится на выходной или праздник, срок переносится на первый ближайший рабочий день.

Особенности заполнения при переводе в электронную трудовую книжку

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Записи о переводе в ЭТК вносятся работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР) в те же сроки — не позднее 5 рабочих дней.

Формат записи в ЭТК идентичен бумажной: указываются дата, суть перевода и основание. Работник может просмотреть все записи через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Важно: При переводе к новому работодателю, если работник выбрал ЭТК, новый работодатель получает данные через ПФР — бумажная трудовая книжка не передаётся. В этом случае запись о переводе вносится только в ЭТК, а бумажная книжка остаётся у работника.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неверно указана должность или дата), её необходимо исправить по следующей схеме:

1. Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она была читаема);
2. Напротив неё сделать новую, правильную запись;
3. Указать, что запись исправлена, и указать дату исправления;
4. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Запрещено: использовать корректор, стирать, наклеивать или вносить исправления красными чернилами.

Образец заполнения трудовой книжки: полный пример

Рассмотрим реальный пример заполнения трудовой книжки для работника, который прошёл два перевода и увольнение по переводу.

Частые ошибки кадровиков

• Не указывают наименование нового работодателя при переводе к другому работодателю — запись считается недействительной;
• Вносят запись о переводе без приказа — это нарушение Порядка № 567;
• Указывают «переведён на другую должность» без уточнения — требуется конкретика;
• Пропускают срок в 5 рабочих дней — может повлечь штраф от Роструда;
• Используют сокращения (например, «гл. спец.» вместо «ведущий специалист»), не допускается.

Заполнение трудовой книжки при переводе, это не формальность, а важный элемент кадрового документооборота. Правильно оформленная запись обеспечивает:

• Юридическую защиту работника при трудоустройстве в будущем;
• Правильный расчёт стажа для пенсии;
• Соблюдение требований трудового законодательства;
• Избежание штрафов и проверок со стороны Роструда.

Рекомендация: Кадровым службам рекомендуется создать внутренний шаблон для заполнения записей о переводе и проводить регулярный аудит трудовых книжек. Используйте образцы, приведённые в этой статье, как эталон для работы.

Помните: точность, своевременность и законность — три кита правильного ведения трудовых книжек в 2026 году.