Перевод работника на постоянное место работы — это важное кадровое мероприятие, которое требует правильного оформления всех необходимых документов, включая внесение соответствующей записи в трудовую книжку. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить такой перевод, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.

Правовые основы перевода на постоянное место работы

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), а именно:

• Части 3-4 статьи 66;
• Статьи 72;
• Части 1 статьи 72.1;
• Пунктам 2, 4, 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек

перевод работника на постоянное место работы должен быть оформлен соответствующим образом, включая внесение записи в трудовую книжку (если она ведется у работника).

Необходимые документы для оформления перевода

Для оформления перевода на постоянное место работы необходимо подготовить следующий комплект документов:

1. Соглашение о переводе — оформляется в письменной форме между работником и работодателем;
2. Приказ о переводе, издается работодателем в произвольной форме или по унифицированной форме Т-5 (для внутреннего перевода);
3. Запись в трудовую книжку, вносится в раздел «Сведения о работе»;
4. Сведения о трудовой деятельности — предоставляются в орган СФР (Страховой фонд России) в установленном порядке.

Как правильно внести запись в трудовую книжку

Запись о переводе на постоянное место работы вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Форма записи должна соответствовать следующим требованиям:

Где:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата перевода (дата издания приказа о переводе);
• Графа 3 — наименование новой должности и структурного подразделения;
• Графа 4 — реквизиты приказа о переводе (дата и номер).

Особенности заполнения

Важно помнить:

• Если должность работника не меняется, а меняется только его рабочее место, это квалифицируется как перемещение, а не как перевод. В этом случае запись в трудовую книжку не вносится;
• При переводе совместителя на основное место работы датой приема на работу в трудовой книжке указывается дата начала работы по совместительству, а не дата перевода на основное место;
• Если временный перевод становится постоянным, в трудовую книжку вносится запись с указанием даты фактического начала исполнения обязанностей по новой должности.

Типичные ошибки при оформлении перевода

При оформлении перевода на постоянное место работы часто допускаются следующие ошибки:

• Отсутствие приказа о переводе — без приказа запись в трудовую книжку не может быть внесена;
• Неправильная дата в графе 2 — указывается дата начала работы, а не дата издания приказа;
• Неполные сведения в графе 3 — не указывается наименование структурного подразделения;
• Отсутствие подписи работника — запись должна быть заверена подписью работника или подписью ответственного лица с указанием его должности.

Образец заполнения трудовой книжки при переводе

Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки при переводе на постоянное место работы внутри организации:

Что делать, если работник переводится из другой организации

Если работник переводится из другой организации на постоянное место работы, порядок оформления несколько отличается:

1. Работодатель издает приказ о приеме на работу;
2. В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием даты и номера приказа;
3. С прежнего места работы должна быть получена трудовая книжка для внесения записи о переводе;
4. Если у работника нет трудовой книжки, ему выдается новая.

При этом в графе 3 указывается:

«Принят на должность [наименование должности] в [наименование структурного подразделения] на основании приказа от [дата] № [номер]»

Ответственность за неправильное оформление записи

Неправильное оформление записи о переводе в трудовой книжке может повлечь за собой:

• Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Возможные споры с работником при увольнении;
• Проблемы при прохождении работником проверок (например, при оформлении пенсии или пособий).

Оформление перевода на постоянное место работы, это ответственный процесс, требующий соблюдения всех норм трудового законодательства. Правильно оформленная запись в трудовой книжке защищает интересы как работника, так и работодателя.

Помните:

• Все документы должны быть оформлены в письменной форме;
• Запись в трудовую книжку должна соответствовать требованиям законодательства;
• Не допускайте исправлений в записях — при необходимости вносите новую запись;
• Своевременно предоставляйте сведения о трудовой деятельности в орган СФР.