Вопрос о необходимости внесения записи в трудовую книжку о переводе работника на другую должность, в другое структурное подразделение или на другое предприятие, один из самых частых в кадровой практике․ Многие работодатели и даже сами сотрудники задаются вопросом: «А нужно ли вообще делать такую запись?» Ответ на этот вопрос неоднозначен — всё зависит от типа перевода и нормативных требований, действующих в Российской Федерации․

Что такое перевод в трудовом праве?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 72, 72․1), перевод, это изменение условий трудового договора, включая:

• изменение должности или специальности;
• перевод в другое структурное подразделение;
• перемещение в другую местность (смену места работы);
• изменение режима работы (например, сменный график)․

Важно понимать: не каждое изменение условий труда считается переводом․ Например, если сотрудник остаётся на той же должности, но меняет руководителя или рабочее место в пределах одного офиса — это не перевод, и запись в трудовую книжку не требуется․

Обязательно ли вносить запись о переводе в трудовую книжку?

✅ Да — обязательно при постоянном переводе

Согласно п․ 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225 (в ред․ от 2022 г․), в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах․

Что считается постоянным переводом?

• Перевод на другую постоянную должность в той же организации (например, с бухгалтера на главного бухгалтера);
• Перевод в другое структурное подразделение (например, из отдела продаж в отдел маркетинга);
• Перевод в другую местность (если это изменение места работы, а не командировка);
• Перевод на другое предприятие (даже если оно принадлежит той же группе компаний)․

Пример записи в трудовой книжке при постоянном переводе:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (например, 15);
2. Графа 2 — дата перевода (например, );
3. Графа 3 — формулировка: «Переведен с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера»;
4. Графа 4 — основание: «На основании приказа № 45 от »․

Важно! Запись вносится не позднее одной недели со дня издания приказа о переводе (п․ 10 Правил)․

❌ Нет — не требуется при временном переводе

Если работник временно выполняет обязанности другой должности (например, в отпуске или болезни основного сотрудника), запись в трудовую книжку не делается․

Пример: Инженер-конструктор временно замещает начальника отдела на 2 месяца — это временное исполнение обязанностей, а не перевод․ В трудовой книжке об этом не пишется․ Достаточно оформить приказ о временном переводе (форма Т-5 или Т-5а)․

Исключение: если временный перевод перерастает в постоянный — тогда необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку с указанием даты фактического начала исполнения обязанностей․

Что делать при переводе на другую организацию?

Если работник переводится на работу в другую организацию (даже если это филиал или дочернее предприятие), то:

• Старый работодатель вносит запись в трудовую книжку: «Уволен в связи с переводом в организацию “Название”» (на основании п․ 5 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ);
• Новый работодатель вносит запись о приёме на работу: «Принят на должность…» с указанием наименования предыдущего работодателя․

Пример записи при увольнении в связи с переводом:

Графа 3: «Уволен в связи с переводом на работу в ООО “Колосок”»
Графа 4: «На основании заявления работника и приказа № 12 от »

Это требование обязательно, так как трудовая книжка — это единственный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж․

Какие документы нужны для внесения записи?

Запись в трудовую книжку о переводе может быть сделана только на основании:

• Приказа (распоряжения) работодателя — основной документ (форма Т-5, Т-6, Т-8 или унифицированная форма по внутреннему регламенту);
• Согласия работника, если перевод не по инициативе работодателя (например, по соглашению сторон);
• Заявления работника, при переводе в другую организацию по его желанию․

Без этих документов внесение записи в трудовую книжку является нарушением трудового законодательства и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда․

Что будет, если не внести запись?

Отсутствие записи о постоянном переводе в трудовой книжке, это:

• Нарушение Правил ведения трудовых книжек (п․ 10);
• Риск признания перевода незаконным в суде;
• Проблемы при оформлении пенсии — трудовой стаж может быть не учтён;
• Штрафы для работодателя: от 30 000 до 50 000 рублей по ст․ 5․27 КоАП РФ․

Также при проверке трудовой инспекцией или при подаче документов на загранпаспорт, визу, кредит — отсутствие записи может вызвать вопросы и потребовать дополнительных пояснений․

Особенности: перевод с иностранным языком и нотариальное заверение

Если трудовая книжка требуется для использования за рубежом (например, для трудоустройства в ЕС, США, Канаде), то все записи о переводе должны быть переведены на язык страны назначения․

Нотариальный перевод трудовой книжки включает:

• Перевод всех записей: даты, должности, наименования организаций;
• Перевод штампов, подписей, регистрационных номеров;
• Указание на невозможность расшифровки (если текст нечитаем);
• Сшивание перевода с копией трудовой книжки;
• Нотариальное удостоверение подлинности перевода․

Важно: переводится только содержание записи, а не сама книжка․ Оригинал трудовой книжки остаётся в России․

Чтобы подвести итог, составим чёткую таблицу:

Рекомендации для работодателей

1. Всегда издавайте приказ о переводе — даже если кажется, что «это мелочь»․
2. Вносите запись в трудовую книжку в течение 5–7 рабочих дней после издания приказа․
3. Проверяйте, чтобы запись была чёткой, без сокращений и с указанием основания․
4. При переводе в другую организацию — не забудьте сделать запись и уволившему, и принявшему работника․
5. Для международного использования — всегда заказывайте нотариальный перевод с заверением․

Запись в трудовую книжку о переводе обязательна только при постоянном переводе․ Временные изменения, смена графика или рабочего места в рамках одного подразделения не требуют внесения записи․ Однако игнорирование обязательных записей может привести к серьёзным последствиям — от штрафов до признания трудовых отношений незаконными․

Помните: трудовая книжка — это не просто формальность․ Это история профессионального пути работника, и каждая запись в ней, важный юридический факт․ Относитесь к ней с ответственностью — и вы защитите и сотрудника, и себя как работодателя․

Соблюдайте закон — и ваша кадровая документация будет безупречной․