Перевод работника – одна из самых распространённых кадровых процедур. При этом важно правильно оформить не только внутренние документы (приказ, соглашение), но и внести соответствующие записи в трудовую книжку (или в электронный трудовой лист). Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, актуальный на 2025‑2026 гг., с учётом последних изменений в законодательстве и практики работы с электронными трудовыми книжками.

Подготовка к переводу

1. Согласие сотрудника. Получите письменное согласие на перевод (может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору).
2. Изменение трудового договора. Составьте дополнительное соглашение, в котором указываются новая должность, подразделение, условия труда и дата вступления изменений в силу.
3. Приказ о переводе. Издайте приказ по форме Т‑8 (или иную, утверждённую внутренними нормативными актами компании). В приказе обязательно укажите:
   • номер и дату приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • предыдущую и новую должность;
   • подразделение, в которое осуществляется перевод;
   • ссылку на дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение записи в трудовую книжку (бумажную)

Если у сотрудника ведётся бумажная трудовая книжка, запись о переводе делается в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н).

Что указывается в графách трудовой книжки

Пример записи

2026‑03‑15
Переведён на должность ведущего специалиста отдела маркетинга в филиал «Северо‑Запад» согласно приказу № 45 от .
Приказ № 45 от .

Запись вносится не позднее недели с даты издания приказа (п. 10 Правил ведения трудовых книжек). После внесения записи ставьте подпись уполномоченного лица (кадровик или руководитель отдела кадров) и печать организации, если она используется.

Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. При переводе сотрудника, у которого уже ведётся ЭТК, порядок внесения записи немного отличается.

Шаги при работе с ЭТК

1. Формирование сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р). После издания приказа о переводе кадровая служба формирует электронный документ СТД‑Р, содержащий запись о переводе.
2. Направление сведений в Социальный фонд РФ (СФР). СТД‑Р передаётся в СФР через личный кабинет работодателя на портал «Госуслуги» или через специализированные сервисы (например, 1С:ЗУП, Контур.Экстерн).
3. Уведомление сотрудника. Работник получает уведомление о поступлении сведений в СФР (можно направить через личный кабинет на Госуслугах или электронной почтой);
4. Проверка и подтверждение. Сотрудник проверяет запись в своей электронной трудовой книжке и, при необходимости, подтверждает её получение.

Пример формулировки записи в СТД‑Р

«Переведён на должность старшего бухгалтера в отдел финансового контроля согласно приказу № 78 от ».

Важно: в электронном виде запись содержит те же реквизиты, что и в бумажной книжке (дата, основание, содержание), но оформляется в виде структурированного XML‑файла, соответствующего утверждённому формату СТД‑Р.

Особенности перевода в обособленное подразделение

При переводе в обособленное подразделение (филиал, представительство, отдельный офис) процедура не отличается от обычного перевода, однако следует учитывать:

• Необходимость указания полного наименования обособленного подразделения в графе 3 трудовой книжки (или в поле «Подразделение» СТД‑Р).
• Если обособленное подразделение расположено в другом субъекте РФ, потребуется также уведомить территориальный орган СФР о изменении места нахождения работника (это делается автоматически при передаче СТД‑Р).
• В некоторых случаях требуется дополнительное согласование с местным налоговым органом по вопросам уплаты страховых взносов.

Сроки и ответственность

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Правилам ведения трудовых книжек:

• Запись о переводе должна быть внесена не позднее 7 календарных дней с даты издания приказа о переводе.
• Нарушение срока влечёт административную ответственность должностного лица (штраф от 1 000 до 5 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ).
• При работе с электронной трудовой книжкой несвоевременная передача СТД‑Р в СФР может привести к штрафу до 10 000 руб. (ст. 15.25.1 КоАП РФ).

Полезные образцы и ссылки

Для удобства работы кадровой службы рекомендуем иметь под рукой следующие документы:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Форма Т‑8 (приказ о переводе).
• Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе.
• Шаблон СТД‑Р (XML‑схема) – доступен на портале «Госуслуги» в разделе «Электронная трудовая книжка».
• КонсультантПлюс: разделы «Запись в трудовой книжке о переводе» и «Перевод в обособленное подразделение».

Правильное оформление перевода сотрудника – залог соблюдения трудового законодательства и избежания штрафных санкций. Независимо от того, ведётся ли у работника бумажная или электронная трудовая книжка, алгоритм действий остаётся одинаковым: получить согласие, оформить дополнительное соглашение и приказ, внести запись в трудовую книжку (или сформировать СТД‑Р) в установленные сроки и уведомить сотрудника. Следуя представленным рекомендациям, вы обеспечите прозрачность и законность кадровых процессов в вашей организации.