Перевод работника – это изменение его должности, места работы или структурного подразделения без прекращения трудового договора. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 77, п. 5ч) и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от № 108н), перевод фиксируется в трудовой книжке отдельной записью.

Правовые основы

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 77, п. 5ч – перевод в порядке постоянного изменения условий труда.
2. Постановление Правительства РФ от № 108н – порядок заполнения раздела «Сведения о работе».
3. Коллективный договор (если предусмотрен) – может уточнять форму согласия работника.

Кто оформляет запись?

Запись в трудовую книжку делает уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров). При этом работнику предоставляется копия приказа о переводе.

Какие данные обязательны?

В соответствии с новым Порядком (2022) в разделе «Сведения о работе» (стр. 2–3 трудовой книжки) заполняются пять граф:

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка приказа о переводе

• Номер и дата приказа.
• ФИО работника.
• Текущая должность и подразделение.
• Новая должность и (при необходимости) новое подразделение.
• Дата вступления в силу.
• Подпись руководителя и печать организации.

Шаг 2. Согласие работника (если требуется)

Согласно ТК РФ согласие работника на перевод не является обязательным, но в практике часто оформляют «Согласие на перевод» в свободной форме. В документе указываються:

• ФИО работника.
• Новая должность и подразделение.
• Дата начала работы в новом месте.
• Подпись работника.

Шаг 3. Заполнение трудовой книжки

1. В графу 1 вписываеться порядковый номер записи (обычно 1, 2, 3 …).
2. В графу 2 указывается дата перевода – дата, указанная в приказе.
3. В графу 3 пишется полное наименование организации и подразделения, где будет работать сотрудник после перевода.
   Важно: если у подразделения изменилось название, указывают новое название точно так же, как в приказе.
4. В графу 4 фиксируется название новой должности. Если должность не менялась, но меняется только место работы, в графу пишут прежнее название должности.
5. В графу 5 вносят основание:
   Переведен(а) в порядке перевода на должность «…» в подразделение «…» (приказ № ___ от __.__.____).

Шаг 4. Подпись и печать

Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации. После этого работнику выдаётся копия записи (страница трудовой книжки) для контроля.

Примеры записей

Перевод в другое подразделение, должность меняется

Графа 1: 7
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «Технопром», отдел продаж
Графа 4: Руководитель отдела продаж
Графа 5: Переведен в порядке перевода (приказ № 45 от ).

Перевод в то же подразделение, меняется только должность

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «Технопром», производственное отделение № 5
Графа 4: Старший инженер‑технолог
Графа 5: Переведен в порядке перевода (приказ № 52 от ).

Перевод в другое подразделение, но должность осталась прежней

Графа 1: 3
Графа 2: 
Графа 3: ОАО «Технопром», филиал в г. Новосибирск
Графа 4: Инженер‑по качеству
Графа 5: Переведен в порядке перевода (приказ № 38 от ).

Особенности оформления в разных ситуациях

• Изменилось название подразделения, но не должность. В графе 3 указывается новое название, а в графе 4 – прежнее название должности.
• Перевод в другую организацию (внутри группы компаний). В графе 3 указывается полное название новой организации, а в графе 5 – «переведен в порядке перевода» с указанием приказа и ссылки на реорганизацию.
• Временный перевод. В графе 5 указывается «в порядке временного перевода», а в графе 2 – дата начала и (по возможности) дата окончания.
• Перевод в связи с реорганизацией. В графе 5 дополнительно указывается «в связи с реорганизацией» и номер приказа о реорганизации.

Что делать, если запись сделана неверно?

При обнаружении ошибок в записи необходимо:

1. Составить акт об ошибке (подписывают работник и представитель работодателя).
2. Сделать новую запись с указанием «Исправление записи от …» и указать правильные данные.
3. Сохранить оригинал с пометкой «ошибочно» и приложить к личному делу.

Запись о переводе в трудовой книжке – обязательный документ, фиксирующий изменение условий труда без расторжения трудового договора. Правильное оформление гарантирует:

• Соответствие требованиям ТК РФ и Порядка ведения трудовых книжек.
• Защиту прав работника при проверках инспекции труда.
• Прозрачность кадровых процессов внутри организации.

Следуя приведённой выше инструкции и используя образцы записей, вы сможете оформить перевод без ошибок и избежать возможных трудовых споров.