Оформление кадровых документов — ответственная задача, требующая строгого соблюдения актуальных норм трудового законодательства. Одной из нестандартных, но периодически встречающихся ситуаций является перевод работника с контрактной формы найма на обычный трудовой договор (на неопределенный срок). В этой статье мы подробно разберем, как правильно отразить такой переход в трудовой книжке сотрудника согласно требованиям Приказа Минтруда России от № 320н.
Чем контракт отличается от трудового договора?
Прежде чем говорить о записях, важно понимать суть происходящих изменений. Контракт — это разновидность срочного трудового договора. Главная особенность контракта заключается в том, что он заключается на определенный срок (например, на 1, 3 или 5 лет). Обычный трудовой договор, как правило, заключается на неопределенный срок.
Перевод с контракта на бессрочный трудовой договор означает изменение срока действия трудовых отношений. Важно понимать: это не увольнение и не прием на работу заново. Это изменение существенного условия трудового договора, которое оформляется как перевод (или изменение условий труда) и обязательно фиксируется в трудовой книжке.
Нормативная база: Приказ Минтруда № 320н
С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н. Согласно этому документу, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении.
Все записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта) и переводах вносятся в раздел «Сведения о работе».
Пошаговый алгоритм оформления перевода
Чтобы запись в трудовой книжке была законной и корректной, ей должен предшествовать ряд обязательных кадровых процедур:
- Достижение договоренностей. Инициатором перехода на бессрочный договор может выступать как работник, так и работодатель. В любом случае необходимо обоюдное согласие.
- Издание приказа (распоряжения). На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о переводе работника на трудовой договор на неопределенный срок. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись.
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается не позднее недельного срока со дня издания приказа.
Как правильно внести запись в трудовую книжку
Формулировка перевода указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе». При переходе с контракта на бессрочный трудовой договор наниматель должен внести соответствующую запись со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя.
Правила заполнения граф:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 — указывается дата фактического начала работы по новым условиям (дата, указанная в дополнительном соглашении и приказе).
- Графа 3 — вносится сама формулировка. Например: «Переведен(а) на трудовой договор на неопределенный срок» или «Заключен трудовой договор на неопределенный срок».
- Графа 4 — указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Образец записи в трудовой книжке
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
Графа 1: 15
Графа 2:
Графа 3: Переведен(а) на трудовой договор на неопределенный срок;
Графа 4: Приказ от № 45-к
Частные случаи и нюансы
Временный перевод стал постоянным
Иногда работник временно переводится на другую должность (например, на период декретного отпуска основного сотрудника), а затем решает остаться на ней навсегда. В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:
- В графе 2 ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (то есть дата, когда временный перевод и начался).
- В графе 3 указывается наименование структурного подразделения и должности с пометкой о том, что перевод стал постоянным.
Прием на работу в порядке перевода из другой организации
Если сотрудник переходит из одной организации в другую, порядок иной. Прежний работодатель делает запись о прекращении трудового договора (например: «Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию «Колосок»»). Новый работодатель вносит запись о приеме на работу, при этом в графе 3 обязательно указывается наименование прежнего работодателя и делается отметка: «Принят(а) в порядке перевода».
Переход совместителя на основную работу
Оформить переход совместителя на основную работу можно несколькими способами:
- Через увольнение. Работник увольняется как совместитель и заново принимается на основную работу. В этом случае делаются две отдельные записи.
- Через дополнительное соглашение. Заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что работа становится основной. В трудовую книжку вносится запись о том, что работа по совместительству прекращена, и делается новая запись о приеме на основную работу (или о переводе).
Ответственность за ошибки
Внесение некорректных записей в трудовую книжку может привести к серьезным проблемам для работника при оформлении пенсии или на новом месте работы. За неправильное ведение, хранение и выдачу трудовых книжек работодатель несет ответственность в соответствии с законодательством РФ. Ошибочные записи нельзя зачеркивать или замазывать — они признаются недействительными путем внесения соответствующей записи, а затем вносится правильная информация.
Перевод с контракта на трудовой договор на неопределенный срок — это позитивное изменение для работника, дающее ему большую стабильность. Главное для кадрового специалиста или работодателя — не оформить это как увольнение и последующий прием, а именно зафиксировать перевод (изменение условий договора). Строго следуйте Приказу Минтруда № 320н, вносите записи в раздел «Сведения о работе» не позднее недели с момента издания приказа, и всегда давайте ссылку на распорядительный документ в 4-й графе. Это гарантирует юридическую чистоту кадрового учета и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов.