В современной кадровой практике часто возникает ситуация, когда временный перевод работника на другую должность или в другое подразделение со временем становится постоянным. Это может произойти по разным причинам: отсутствие возвращения на прежнюю работу, согласие сотрудника на новые условия, изменение структуры организации и т.д. Важно понимать, как правильно оформить такой переход в соответствии с Трудовым кодексом РФ и как внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Когда временный перевод становится постоянным?
Согласно части 1 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ, временный перевод считается постоянным в следующих случаях:
- по истечении срока временного перевода прежняя работа работнику не предоставлена;
- работник не потребовал возврата на прежнюю должность;
- работник продолжает выполнять обязанности на новой должности.
В этом случае условие о временном характере перевода автоматически утрачивает силу, и отношения между работодателем и работником оформляются как постоянные. Нет необходимости заключать новый трудовой договор — достаточно зафиксировать изменение статуса перевода.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при переходе от временного к постоянному переводу?
Да, запись в трудовую книжку обязательна.
Согласно Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), записи вносятся только о постоянных переводах. Временные переводы в трудовую книжку не регистрируются, даже если они были оформлены приказом и дополнительным соглашением к трудовому договору.
Однако, когда временный перевод становится постоянным, это уже новое основание для внесения записи. В этом случае работодатель обязан:
- оформить приказ о признании перевода постоянным;
- издать дополнительное соглашение к трудовому договору (желательно, хотя формально не обязательно, если перевод уже фактически стал постоянным);
- внести запись в трудовую книжку о переводе на постоянную работу.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись вносится в разделе «Сведения о работе» по следующему образцу:
- Дата перевода — дата, когда перевод стал постоянным (обычно это день, следующий за окончанием срока временного перевода, если работник продолжил работу).
- Основание перевода — указывается номер и дата приказа о признании перевода постоянным.
- Содержание записи, формулировка должна точно отражать суть изменения.
Пример записи в трудовой книжке:
«Переведен на постоянную работу в отдел маркетинга с 15 марта 2026 года в соответствии с приказом № 45-к от 15 марта 2026 года»
Важно! Не пишите: «Переведен с временной должности на постоянную» — это избыточно и некорректно. В трудовой книжке не фиксируется факт «временности», только факт постоянного перевода. Поэтому запись делается так, как если бы перевод изначально был постоянным.
Какие документы нужны для оформления?
Для легального оформления перехода от временного к постоянному переводу необходимо подготовить следующие документы:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору — хотя по закону оно не обязательно, если перевод стал постоянным по факту, его рекомендуется оформить для юридической чистоты. В соглашении указывается: новая должность, структурное подразделение, условия оплаты труда (если изменились), дата начала постоянной работы.
- Приказ о признании перевода постоянным, оформляется по форме Т-5 или в произвольной форме. В приказе необходимо:
- указать реквизиты первоначального приказа о временном переводе;
- указать основание для признания перевода постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ);
- зафиксировать дату, с которой перевод считается постоянным.
- Ознакомление работника под роспись — работник должен быть ознакомлен с приказом и дополнительным соглашением (если оно составлено) под роспись.
Что делать, если должность и подразделение остались прежними?
Если работник был временно переведён на другую должность в том же подразделении, а затем стал работать на этой должности постоянно — запись в трудовую книжку вносится, так как изменилась должность.
Однако, если сотрудник был временно переведён на другую должность, но по факту продолжил выполнять те же обязанности, что и раньше (например, временно исполнял обязанности отсутствующего сотрудника, а потом его уволили, и работник остался на этой же должности), то запись в трудовую книжку вносится, потому что произошёл перевод на новую должность.
Если же сотрудник просто продолжил работать на той же должности, но в другом подразделении — запись в трудовую книжку тоже обязательна, так как изменилось место работы (структурное подразделение).
Пример: когда запись НЕ нужна
Сотрудник работал в бухгалтерии на должности бухгалтера. Его временно перевели на должность главного бухгалтера на 2 месяца. По истечении срока главный бухгалтер уволился, и сотрудник остался на этой же должности. Запись в трудовую книжку вносится — произошёл перевод на другую должность.
Сотрудник работал в офисе в Москве, его временно перевели в филиал в Санкт-Петербурге на 3 месяца. После окончания срока он остался работать в филиале. Запись в трудовую книжку вносится, произошёл перевод в другое местоположение.
Сотрудник работал в бухгалтерии, его временно перевели на должность бухгалтера-калькулятора в той же бухгалтерии. Через месяц он продолжил работать на этой должности. Запись в трудовую книжку вносится — изменилась должность.
А вот если сотрудник остался на той же должности, в том же подразделении, в том же городе — запись в трудовую книжку НЕ вносится.
Частые ошибки работодателей
- Не вносят запись, считая, что «уже всё было оформлено при временном переводе». — Это ошибка! Временный перевод не регистрируется, а постоянный — обязательно.
- Указывают в записи «с временной должности». — Нельзя. В трудовой книжке не фиксируется история временного перевода.
- Используют дату первоначального приказа о временном переводе. — Нет, дата записи — это дата, когда перевод стал постоянным (обычно день после окончания срока).
- Не оформляют приказ о признании перевода постоянным., Это нарушение, которое может повлечь штрафы при проверке трудовой инспекцией.
Последствия несвоевременного оформления
Если работодатель не внесёт запись о постоянном переводе в трудовую книжку, это может привести к:
- наложению административного штрафа по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек (до 50 000 рублей для организации);
- спорам с работником при увольнении — отсутствие записи может затруднить подтверждение стажа, должности, оклада;
- проблемам при проверке Пенсионным фондом РФ — несоответствие данных в трудовой книжке и в электронной базе ЕФС.
Перевод с временного на постоянное место работы — это не просто формальность, а важный юридический акт, требующий грамотного документального оформления. Запись в трудовую книжку обязательна, если работник продолжает работать на новой должности или в новом подразделении после окончания срока временного перевода, при этом не требуя возврата на прежнюю работу.
Ключевые принципы:
- Временные переводы в трудовую книжку не вносятся.
- Постоянные переводы — обязательно вносятся.
- Признание временного перевода постоянным требует приказа и записи в трудовой книжке.
- Формулировка записи должна быть точной, без упоминания «временности».
Правильное оформление не только защищает права работника, но и снижает риски для работодателя. Не пренебрегайте этим этапом — даже если кажется, что «всё и так понятно». В кадровом делопроизводстве важна каждая запятая.
На 23 мая 2026 года действующая редакция Трудового кодекса РФ не изменилась, и вышеуказанные правила остаются актуальными.