Перевод работника в другое обособленное структурное подразделение (филиал, представительство, дочернее предприятие) – достаточно частая ситуация в современной компании. Правильное оформление перевода имеет юридическое значение: запись в трудовой книжке подтверждает стаж, сохраняет трудовые права и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом, ФСС и другими контролирующими органами.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие перевод в филиал:

• Трудовой кодекс РФ – статья 66 (перевод работника на другую должность, в другое подразделение, в другую организацию).
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 488н) – пункт 9, где указано, что запись о переводе в другое подразделение вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней.
• Постановление Правительства РФ от № 511 – различие между переводом и перемещением (в последнем запись в книжку не требуется).
• Приказ Минтруда РФ № 113н от – порядок введения электронных трудовых книжек (ЭТК).

Когда запись обязательна?

Запись в трудовую книжку обязательна, если перевод имеет постоянный характер и происходит в другое обособленное подразделение, расположенное в иной местности. В этом случае в трудовой договор и в приказе о переводе указываются:

1. Наименование нового подразделения (филиала, представительства).
2. Адрес места работы.
3. Дату начала работы в новом подразделении.
4. Согласие работника (заявление или соглашение).

Если перевод временный (например, командировка, работа на дистанционном месте по инициативе работодателя), запись в книжку не делается – в этом случае оформляется отдельный договор или дополнительное соглашение, а основной трудовой договор приостанавливается.

Порядок оформления перевода в филиал

Подготовительный этап

• Получить письменное согласие работника (заявление работника о переводе или согласие в виде подписи в приказе).
• Составить приказ о переводе (образец приказа – см. ниже).
• Уведомить работника о новых условиях труда (дата начала, адрес филиала, возможные изменения в графике и т.п.).

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (страницы 1‑3) в соответствии с новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022 года.

Пример оформления записи (по образцу Минтруда):

Дата перевода: 
Наименование организации: ООО «Ромашка», филиал в г. Новосибирск
Должность: инженер‑технолог
Основание: приказ № 45/2026 от «О переводе Иванова И.И. в филиал в г. Новосибирск»
Срок перевода: постоянно

Эти данные заполняются в графах:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата перевода.
3. Наименование организации (включая указание филиала).
4. Должность;
5. Основание (номер и дата приказа).
6. Срок (постоянно / до ___).

Сроки внесения

Согласно пункту 9 Порядка, запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня вступления приказа в силу.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если у работника уже оформлена ЭТК, запись вносится в электронный реестр через СФР (Система формирования отчетов). Для этого:

• Работодатель в системе ЭТК регистрирует приказ о переводе.
• В системе автоматически формируется запись в ЭТК и отправляется в СФР.
• Работнику отправляется уведомление о внесении записи.

Важно: при переходе с бумажной книжки на ЭТК также необходимо оформить заявление работника о переходе и передать все сведения о предыдущих записях.

Образцы документов

Приказ о переводе в филиал

Приказ № 45/2026
от г.

О переводе Иванова Ивана Ивановича в филиал ООО «Ромашка» в г. Новосибирск

В соответствии со статьей 66 ТК РФ и локальными нормативными актами
приказываю:

Перевести Иванова И.И. с должности «инженер‑технолог» в головном офисе,
 в филиал ООО «Ромашка» (г. Новосибирск) на должность «инженер‑технолог».
Дата начала работы в филиале – г.
Перевод является постоянным.
Основание: согласие работника, заявление от г.
Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела кадров.

Генеральный директор ___________________ (подпись) /Петров П.П./

Заявление работника о согласии на перевод

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, сотрудник ООО «Ромашка», прошу перевести меня в филиал
в г. Новосибирск на должность «инженер‑технолог» с г.

Образец записи в бумажной трудовой книжке

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если перевод происходит в тот же город?

Да. Если перевод осуществляется в другое обособленное подразделение (филиал, представительство), независимо от расстояния, запись обязательна.

Что делать, если работник отказывается от перевода?

Перевод без согласия работника невозможен, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (перевод в связи с ликвидацией подразделения, реорганизацией). В таком случае требуется оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как оформить перевод, если у филиала нет собственного расчётного счёта?

Это не влияет на запись в книжку. В приказе указывается только название и адрес филиала. Финансовые вопросы решаются отдельным документом (дополнительное соглашение о выплате заработной платы).

Можно ли оформить перевод без приказа?

Нет. Приказ (или распоряжение) – юридическое основание для внесения записи. Без него запись считается недействительной.

Как оформить перевод, если работник находится в отпуске?

Перевод может быть осуществлён в любой момент, но дата начала работы в новом подразделении должна быть указана в приказе. При этом работнику предоставляется возможность согласовать дату, чтобы не нарушать его право на отпуск.

Перевод vs. Перемещение

Важно различать два понятия:

• Перевод – изменение места работы (другой филиал) при сохранении трудового договора. Требует приказа и записи в книжку.
• Перемещение – изменение места работы без изменения условий договора (например, переезд офиса). Запись в книжку не требуется, но может быть зафиксировано в личном деле.

• Перевод в филиал – обязательный случай для внесения записи в трудовую книжку.
• Запись делается на основании приказа работодателя, с согласия работника.
• Срок внесения – не позднее 5 рабочих дней с даты начала перевода.
• Для ЭТК запись вносится в электронный реестр через СФР.
• При временном переводе запись не требуется – оформляется отдельный договор.

Соблюдение указанных правил поможет избежать конфликтов с контролирующими органами, сохранить трудовой стаж работника и обеспечить прозрачность кадровых процессов.

Дата публикации: