Перевод с совместительства (частичной занятости) на обычную форму трудового договора – достаточно частый процесс в современных организациях.
Неправильное оформление записи в трудовой книжке может привести к проблемам при расчёте пенсии, получении справок и даже к административным штрафам. В статье подробно рассмотрим, какие действия необходимо выполнить работодателю и работнику, какие документы требуются и как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке.

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 71, 73, 78, 79.
• Приказ Минтруда России от № 102н «Об утверждении формы и порядка заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)».
• Приказ Минтруда России от № 115н «Об утверждении порядка перевода с совместительства на обычный режим работы и обратно».

Согласно ТК РФ, при переводе с совместительства на обычный режим необходимо:

1. Составить приказ работодателя о переводе.
2. Оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной).
3. Составить новое трудовое соглашение (если меняются условия оплаты, график и т.п.).

Что такое совместительство?

Совместительство – это форма трудовых отношений, при которой работник одновременно работает в нескольких организациях или в одной организации на нескольких должностях, но при этом суммарная продолжительность рабочего времени не превышает установленный законом максимум (обычно 40 часов в неделю). При переводе с совместительства обычно происходит:

• Увеличение штатной ставки (с 0,5 до 1,0 и более);
• Изменение графика работы (с гибкого/частичного на постоянный);
• Перевод на другую должность или в другой структурный подраздел.

Какие документы нужны?

Для корректного заполнения трудовой книжки потребуются следующие документы:

Порядок заполнения бумажной трудовой книжки

Запись в бумажную трудовую книжку делается в разделе 2 «Записи о приёме на работу, переводе, увольнении». Ниже – пошаговая инструкция.

1. Определите страницу. Запись делается в той же книге, где была первая запись о приёме (обычно в первой части книги).
2. Укажите дату приказа. В графе «Дата» пишется дата из приказа о переводе (например, ).
3. Номер приказа. В графе «Номер приказа» указывается полное обозначение приказа (например, № 112/2026).
4. Сведения о переводе. В графе «Содержание записи» формулируется следующее:

   Перевод с совместительства (ставка 0,5) на постоянную работу (ставка 1,0) в должность «старший специалист» с .

5. Подпись работодателя. На последней строке ставится подпись (или печать) ответственного лица и его фамилия, инициалы.
6. Подпись работника. Работник ставит подпись в графе «Подпись работника» (необязательно, но рекомендуется).

Важно: запись должна быть выполнена чернильной ручкой, без исправлений. Если ошибка произошла, необходимо оформить запись об исправлении в отдельной строке, указав причину исправления и подписи обеих сторон.

Порядок заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка хранится в государственной информационной системе ФГИС «Трудовая книжка». Заполнение происходит через специальный сервис «ЭТК» или через интегрированную в 1С:ЗУП форму.

1. Авторизация в системе; Работодатель (или уполномоченный специалист) входит в систему под своей учетной записью.
2. Выбор сотрудника. В списке сотрудников находите нужного работника и открываете его карточку.
3. Создание новой записи. Нажимаете кнопку «Добавить запись» → выбираете тип «Перевод с совместительства».
4. Заполнение полей. Вводятся:
   • Дата приказа;
   • Номер приказа;
   • Новая должность;
   • Новая ставка (например, 1,0);
   • Дата начала действия (обычно совпадает с датой приказа).
5. Прикрепление документов. К записи прикрепляются сканы приказа и нового трудового договора (PDF, DOCX).
6. Подтверждение записи. После проверки система генерирует электронную подпись ответственного лица. Запись считается завершённой.
7. Уведомление работника. Система автоматически отправляет уведомление работнику на электронную почту/мессенджер.

Для компаний, использующих 1С:ЗУП, процесс выглядит так:

1. Открыть документ «Перевод с совместительства»;
2. Заполнить реквизиты (дата, номер приказа, новая ставка, должность);
3. Нажать кнопку «Провести» – система автоматически отправит данные в ФГИС «Трудовая книжка».

Примеры заполнения

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Пример записи в ЭТК (скриншот условный)

В системе отображается следующая строка:

Тип записи: Перевод с совместительства
Номер приказа: 112/2026
Новая должность: Старший специалист
Ставка: 1,0
Подпись: Иванов И.И. (ЭЦП)

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа. Запись без официального приказа считается недействительной. Убедитесь, что приказ подписан и прошёл согласование.
• Неправильный тип записи. В ЭТК существует несколько типов (приём, перевод, увольнение). Выбирайте именно «Перевод с совместительства».
• Ошибка в дате начала. Дата в записи должна совпадать с датой приказа, иначе могут возникнуть разногласия при расчёте стажа.
• Отсутствие подписи работника. В бумажной книжке подпись работника не обязательна, но её отсутствие часто приводит к спорам.
• Не прикреплены сканы документов в ЭТК. При проверке инспектор может потребовать оригиналы. Прикрепляйте сканы сразу.
• Заполнение чернилами разных цветов. Используйте только чёрную или синюю чернильную ручку.

Что делать после заполнения?

1. Проверьте запись на предмет орфографических и фактических ошибок.
2. Сохраните копию приказа и договора в личном деле сотрудника.
3. Если у вас электронная система, скачайте PDF‑отчёт о внесённой записи – он может пригодиться при проверках.
4. Сообщите работнику о завершении процедуры; в случае бумажной книжки попросите его подписать страницу.
5. Обновите внутренний реестр кадров (в 1С, SAP, etc.) – это избавит от двойного ввода данных.

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Нужно ли оформлять новый трудовой договор?

Да. При переводе меняются условия (ставка, график, должность), поэтому необходимо оформить новый договор или дополнение к существующему.

Можно ли оформить перевод в тот же день, когда сотрудник отработал последний день совместительства?

Да, если в приказе указана дата, совпадающая с датой завершения совместительства. Главное – чтобы в системе не возникло «периода безработицы».

Как оформить перевод, если у сотрудника несколько совместительств?

Каждое совместительство оформляется отдельным приказом. При переводе в постоянную работу указываются все прежние совместительства в примечании к приказу.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о переводе, но она неверна?

Оформляется запись об исправлении: в новой строке указываете «Исправление записи от …», указываете правильные данные и ставите подписи обеих сторон. Ошибку нельзя стирать.

Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд?

При корректном заполнении ЭТК данные автоматически передаются в ПФР. При бумажной книжке отдельного уведомления не требуется – запись в книжке считается достаточной.

Заполнение трудовой книжки при переводе с совместительства – процесс, который требует внимательности и строгого соблюдения нормативных требований. Правильно оформленный приказ, точные данные в записи и своевременное внесение изменений в электронный реестр гарантируют, что стаж работника будет учтён корректно, а будущие расчёты пенсии и социальные выплаты не вызовут проблем.

Помните: любые изменения в трудовых отношениях фиксируются документально. Не откладывайте оформление записи – делайте это сразу после подписания приказа, а в случае электронных систем – в течение 3 рабочих дней.

Автор статьи: Ваш помощник.
Дата публикации: