Перевод сотрудника с должности, занимаемой по совместительству, на основное место работы – распространённая кадровая процедура. Оформление такого перехода требует соблюдения норм Трудового кодекса РФ и правил ведения трудовых книжек. В статье рассмотрены правовые основания, пошаговая инструкция, примеры записей и типичные ошибки.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (перевод на другую работу), ст. 72.1 (совместительство).
- Постановление Минтруда России № 69н от «О порядке ведения трудовых книжек» (с изменениями).
- ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению документов.
Согласно ст. 66 ТК РФ, перевод работника на другую работу (в т.ч. с совместительства на основное место) оформляется приказом работодателя и отражается в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе».
Когда требуется запись о переводе?
Запись делается в следующих случаях:
- Сотрудник, ранее работавший по совместительству, получает предложение о постоянном (основном) трудоустройстве в той же организации.
- Работодатель решает перевести совместителя на основную ставку в связи с изменением штатного расписания.
- Совместитель увольняется с одного места работы и сразу же принимается на основную должность в другой компании – тогда запись делается при приёме.
Пошаговая инструкция по оформлению записи
Подготовка документов
- Приказ о переводе (форма Т-5 или произвольная, но с обязательными реквизитами: номер, дата, основание, ФИО сотрудника, прежняя и новая должности, условие о совместительстве/основной работе).
- Трудовая книжка сотрудника (или электронная трудовая книжка, если ведётся электронно).
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2) – для внесения изменений в внутренний учёт.
Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графы 1‑4). Последовательность заполнения:
- Графa 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
- Графa 2 – дата поступления на работу (дата вступления приказа о переводе в силу).
- Графa 3 – сведения о работе: указывается наименование организации, структурное подразделение (если есть), должность, на которую осуществляется перевод, и примечание о том, что работа выполняется основно (без указания совместительства).
- Графa 4 – основание записи: номер и дата приказа о переводе (например, «Приказ № 123 от »).
Важно: если ранее в трудовой книжке была запись о совместительстве (например, «Работает по совместительству в должности инженера»), её не зачёркивают, а просто добавляют новую запись о переводе. Старая запись остаётся как факт предыдущего вида занятости.
Пример записи
№ п/п Дата Сведения о работе Основание ---------------------------------------------------------------------------------------------- 5 ООО «СтройГрад», отдел проектирования, инженер-проектировщик (основная работа) Приказ № 123 от
<table border="1" cellpadding="4" cellspacing="0"> <thead> <tr> <th>№ п/п</th> <th>Дата</th> <th>Сведения о работе</th> <th>Основание</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td>5</td> <td></td> <td>ООО «СтройГрад», отдел проектирования, инженер-проектировщик (основная работа)</td> <td>Приказ № 123 от </td> </tr> </tbody> </table>
Особенности электронных трудовых книжек
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через систему ПФР. При переводе с совместительства на основную работу:
- В личном кабинете работодателя формируется запись о приёме на работу с указанием вида занятости «основная».
- Система автоматически ставит дату и номер приказа, если они указаны в заявлении.
- Сотрудник может проверить запись в своём личном кабинете на портале «Госуслуги».
При наличии обеих форм (бумажной и электронной) запись должна быть идентичной в обоих источниках.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить/предотвратить |
|---|---|---|
| Зачеркивание прежней записи о совместительстве | Нарушение ст. 66 ТК РФ, возможные штрафы при проверке трудинспекции | Оставлять старую запись, добавлять новую о переводе |
| Указание в графе 3 «совместительство» после перевода | Несоответствие факту работы, трудности при подтверждении стажа | Указывать только основную работу, без пометки о совместительстве |
| Отсутствие ссылки на приказ в графе 4 | Запись считается неоформленной, может быть признана незаконной | Всегда вносить номер и дату приказа о переводе |
| Несвоевременное внесение записи (позже даты перевода) | Нарушение сроков ведения трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) | Вносить запись не позднее трёх рабочих дней с даты вступления приказа в силу |
Полезные рекомендации для кадровой службы
- Создайте шаблон приказа о переводе с совместительства на основную работу, включив в него все обязательные реквизиты.
- Обучите специалистов по кадрам правилам заполнения граф трудовой книжки, проведите внутренний тренинг.
- При переходе на электронные трудовые книжки настройте интеграцию с 1С:ЗУП или другой кадровой системой, чтобы автоматически передавать данные о виде занятости.
- Храните копии приказов и личных карточек сотрудников не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).
- Периодически проводите внутренний аудит записей в трудовых книжках, выявляя и исправляя несоответствия.
Правильное оформление записи о переводе с совместительства на основное место работы обеспечивает законность трудовых отношений, сохраняет непрерывность трудового стажа и защищает права как работника, так и работодателя. Соблюдение установленной процедуры, использование правильной формулировки в графе 3 и указание основания в графе 4 – ключевые моменты, которые помогут избежать штрафов и споров с трудинспекцией.
Если у вас остались вопросы по конкретным случаям перевода (например, при совмещении в нескольких организациях или при переводе на удалённую работу), рекомендуется обратится к юристу по трудовому праву или воспользоваться консультацией Федеральной службы по труду и занятости.