В современной кадровой практике часто возникает вопрос: можно ли оформить перевод сотрудника, не внося соответствующую запись в трудовую книжку? Ответ зависит от типа перевода (временного или постоянного), от формы ведения трудовой документации (бумажная или электронная) и от того, какие нормы Трудового кодекса РФ и подзаконные акты регулируют этот вопрос.

Что говорит закон?

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о постоянных переводах сотрудника на другую работу. Временные переводы, оформленные в рамках соглашения сторон (ст. 72.2 ТК РФ), не требуют обязательного внесения в трудовую книжку, однако они фиксируются в договоре о переводе и в служебных документах организации.

Важно помнить, что запись о переводе в трудовую книжку делается только в случае постоянного перевода. Если перевод временный, его отражение в книжке не является обязательным, но работодатель обязан вести учёт этого факта в иных кадровых документах;

Постоянный перевод

• Фиксируется в трудовой книжке как запись о переводе.
• Внесение производится в порядке, установленном п. 5 ч. первой ст. 77 ТК РФ.
• Запись должна содержать:
• наименование новой должности;
• период работы в новой должности;
• место работы (подразделение, филиал и т.д.).

Временный перевод

• Не требует записи в трудовой книжке.
• Оформляется договором о временном переводе, подписываемым обеими сторонами.
• Документ сохраняется в личном деле сотрудника и в кадровой документации организации.

Как правильно оформить перевод, если запись в книжке уже есть, но пропущена?

По мнению экспертов ГАРАНТ.РУ, законодательство не предписывает строго хронологический порядок внесения записей. Поэтому, если в трудовой книжке пропущена запись о переводе, её можно добавить позже, но только при наличии оснований (например, подтверждённого факта перевода и согласия сотрудника).

Практический алгоритм:

1. Собрать подтверждающие документы: приказ о переводе, договор о переводе, копию трудовой книжки.
2. Подготовить форму записи (образец можно взять из КонсультантПлюс или e-xecutive.ru).
3. Внести запись в книжку с указанием даты перевода и оснований.
4. Сделать отметку о внесении записи (подпись руководителя, печать организации).

Электронные трудовые книжки: особенности учёта переводов

С 2025 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). По данным Сбербанка, более 24 млн работников уже перешли на такой формат. Основные особенности:

• Все сведения о работе (должность, период, место, дата увольнения, переводы) сохраняются в электронном виде.
• Записи о переводе в ЭТК вносятся в соответствии с письмом Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/V‑150.
• Для перехода сотрудника на ЭТК требуется его согласие (ст. 70 ТК РФ).

Важно: в электронных книжках не отображаются сведения об образовании и поощрениях сотрудника – такие данные хранятся в отдельных системах.

Частые ошибки при оформлении переводов

Приведём типичные недочёты, которые могут привести к спорам и проверкам:

• Отсутствие подписи сотрудника на договоре о переводе.
• Неуказание даты начала работы в новой должности.
• Запись в книжке без указания основания перевода (приказ, договор и т.д.).
• Несоответствие формы записи требованиям п. 5 ч. первой ст. 77 ТК РФ.
• Попытка внести запись о временном переводе в трудовую книжку – это нарушение правил ведения кадровых документов, хотя и не делает её недействительной.

Как оформить запись о переводе: образцы

Ниже приведён пример записи в бумажной трудовой книжке о переводе сотрудника на другую должность без изменения работодателя:

Запись о переводе
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата перевода: 
Новая должность: Ведущий специалист отдела маркетинга
Место работы: отдел маркетинга, филиал «Северный», г. Москва
Основание: Приказ № 156-р от «О переводе И.И. Иванова на новую должность»

Для электронных книжек используется аналогичная структура, но данные вводятся в соответствующие поля системы.

Перевод без записи в трудовую книжку возможен только в случае временного перевода, оформленного соглашением сторон.

При постоянном переводе запись обязательна и должна соответствовать требованиям ТК РФ (п. 5 ч. первой ст. 77).

Если запись была пропущена, её можно добавить позже, но только при наличии всех подтверждающих документов и согласия сотрудника.

При переходе на электронные трудовые книжки все сведения о переводах фиксируются в электронном виде, однако процесс ввода должен соответствовать установленным нормам.

Ошибки в оформлении переводов могут привести к нарушению трудовых прав сотрудника и к штрафам при проверке трудовой инспекции.

Рекомендуем:

• Вести внутренний регламент оформления переводов.
• Регулярно проверять правильность записей в трудовой книжке.
• Применять образцы записей, опубликованные в КонсультантПлюс и e-xecutive.ru.
• При переходе на ЭТК получать согласие сотрудника и фиксировать все изменения в системе.

Соблюдая эти правила, вы сможете корректно оформить перевод сотрудника, избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых отношений.