Перевод сотрудника из одной организации в другую (или внутри одной организации – в другое подразделение/должность) – обычная кадровая процедура. С 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), и запись о переводе должна быть внесена именно в неё. Ниже подробно описаны все этапы: от подготовки документов до оформления записи в ЭТК.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 77, п. 5 ч. 1 (основание для расторжения трудового договора в связи с переводом).
• Приказ о переводе оформляется в унифицированной форме Т‑8.
• Постановление Правительства РФ № 1245‑н от  г. «Об электронной трудовой книжке».
• Приказ Минтруда России от  № м/р‑нк‑1/2020 «Об утверждении порядка ведения и хранения электронных трудовых книжек».

Кто отвечает за запись?

Запись в ЭТК вносит отдел кадров организации, в которой сотрудник продолжает работать (новый работодатель). Прежний работодатель оформляет приказ о расторжении договора и вносит запись о прекращении трудовых отношений в свою ЭТК (или в бумажную книжку, если она ещё не переведена).

Необходимые документы

1. Приказ о переводе (форма Т‑8) – подписан руководителем обеих организаций (или их уполномоченными лицами).
2. Трудовой договор с новым работодателем (если перевод сопровождается заключением нового договора).
3. Согласие работника на перевод (в случае, если перевод не предусмотрен коллективным договором).
4. Справка из прежнего работодателя о прекращении трудового договора (если перевод осуществляется в рамках реорганизации, слияния и т.п.).
5. Документ, подтверждающий регистрацию работника в системе «СФР» (для ЭТК).

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка приказа о переводе

В приказе указываются:

• Дата и номер приказа.
• ФИО работника.
• Основание перевода (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
• Наименование прежнего и нового работодателя.
• Новая должность, подразделение, место работы.
• Дата начала работы у нового работодателя (обычно – следующий день после увольнения).

Шаг 2. Оформление расторжения трудового договора у прежнего работодателя

Прежний работодатель:

1. Подписывает приказ о расторжении договора в связи с переводом.
2. Вносит запись в ЭТК о прекращении трудовых отношений (пример записи см. ниже).
3. Выдаёт работнику справку‑уведомление о переводе (по запросу).

Шаг 3. Регистрация перевода в системе «СФР»

Новый работодатель в течение 5 рабочих дней после начала работы обязан передать сведения о сотруднике в Службу Федерального Регистратора (СФР) через личный кабинет работодателя.

Шаг 4. Внесение записи в электронную трудовую книжку

Отдел кадров нового работодателя в системе ЭТК делает запись о приёме на работу в порядке перевода.

Требования к записи

• Дата и номер приказа о переводе.
• Наименование нового работодателя (полное официальное название).
• Должность, подразделение, место работы.
• Ссылка на документ‑основание (приказ Т‑8) – в виде номера и даты.
• Подпись уполномоченного лица (в ЭТК подпись ставится автоматически в виде электронной подписи).

Пример записи (в виде скриншота ЭТК)

Шаг 5. Выдача подтверждающего документа работнику

В соответствии с пунктом 2 статьи 30 ТК РФ работнику выдается копия приказа о переводе (или электронный документ) и, при необходимости, справка‑уведомление о переводе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли сохранять запись в бумажной трудовой книжке?

Если сотрудник отказался от бумажной формы и согласился на ЭТК, запись в бумажной книжке не делается. Однако при переводе из организации, где использовалась бумажная книжка, прежний работодатель обязан оформить запись о прекращении трудового договора в бумажной форме и выдать её работнику;

Вопрос 2. Что делать, если у работника уже есть ЭТК, а перевод происходит в другую компанию?

Новый работодатель вносит запись о приёме в порядке перевода в уже существующую ЭТК. При этом прежний работодатель в своей системе ЭТК закрывает запись о трудовых отношениях (указывается «переведён в …»).

Вопрос 3. Можно ли оформить перевод без нового трудового договора?

Да, если перевод осуществляется в рамках внутреннего перемещения (внутри одной юридической структуры) и в коллективном договоре предусмотрено, что перевод не требует заключения нового договора. В этом случае в ЭТК указывается только изменение места работы и должности.

Вопрос 4. Как оформить перевод в случае реорганизации (слияния, присоединения)?

Для реорганизации применяется отдельный приказ о переводе, в котором указывается основание (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ + ссылка на решение реорганизации). Запись в ЭТК делается аналогично, но в графе «Основание» дополнительно указывается номер и дата решения о реорганизации.

Чек‑лист для отдела кадров

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на приказ Т‑8 – контролирующие органы могут потребовать доказательства основания перевода.
• Неправильный дата начала работы у нового работодателя (не должна быть «пересечение» дат).
• Неоформленная электронная подпись – запись считается недействительной.
• Отсутствие регистрации в СФР в течение 5 дней – штраф для работодателя.
• Запись в бумажной книжке, если работник отказался от неё, – нарушение прав работника.

Оформление записи о переводе в электронной трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований и правильного документооборота. При правильном выполнении всех пунктов (приказ Т‑8, согласие работника, регистрация в СФР и корректная запись в ЭТК) риск проверок и штрафов минимален, а сотрудник получает полную и достоверную информацию о своей трудовой истории.

Помните: запись в ЭТК должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента начала работы у нового работодателя, а все документы должны храниться в электронном виде в системе работодателя.

Дата публикации: