Перевод сотрудника из филиала в головную организацию – достаточно распространённая процедура, требующая строгого соблюдения законодательных норм и внутренних регламентов компании. В статье рассмотрены все ключевые аспекты: правовая база, необходимые документы, порядок оформления и пример записи в трудовой книжке.
Правовая база
Оформление переводов регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 77, пункты 1‑5.
- Постановление Правительства РФ от № 292 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
- Локальные нормативные акты работодателя (правила ведения делопроизводства, инструкция по кадровому делопроизводству, приказ о переводе).
Согласно п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, при постоянном переводе работника запись в трудовой книжке делается в обеих организациях: в филиале – запись об увольнении, в головной организации – запись о приёме на работу (перевод).
Кому и кем производится запись в трудовой книжке
Запись в трудовую книжку обязаны вносить:
- Руководитель филиала (или уполномоченный им лицо) – оформление увольнения в связи с переводом.
- Руководитель головной организации (или уполномоченный им лицо) – оформление приёма на работу в порядке перевода.
- Отдел кадров обеих организаций контролирует правильность оформления и хранение оригинала трудовой книжки.
Необходимые документы
Для перевода из филиала в головную организацию требуется следующий пакет документов:
- Заявление работника о согласии на перевод (письменная форма).
- Приказ филиала «Об увольнении работника в связи с переводом».
- Приказ головной организации «О приёме работника в порядке перевода».
- Личная карточка сотрудника (если ведётся в организации).
- Копия трудовой книжки (для передачи в головную организацию) и оригинал (для подписи в филиале).
- Согласие профсоюзного органа (при наличии коллективного договора, требующего согласования).
- Документы, подтверждающие изменение места работы (например, справка о переводе подразделения).
Порядок передачи трудовой книжки
Процедура передачи трудовой книжки из филиала в головную организацию выглядит следующим образом:
- Подготовка приказов. Руководитель филиала издаёт приказ об увольнении в связи с переводом, а руководитель головного офиса – приказ о приёме.
- Подписание сотрудником. Работник подписывает оба приказа (в филиале и в головном офисе) и подтверждает согласие на перевод.
- Внесение записи в трудовую книжку филиала. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись об увольнении с указанием причины «перевод в головную организацию» и указанием названия новой организации.
- Передача оригинала трудовой книжки. После подписи приказа о переводе и внесения записи в филиале оригинал трудовой книжки передаётся в отдел кадров головного офиса (обычно курьерской доставкой или личным вручением).
- Внесение записи в головную организацию. В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приёме на работу в порядке перевода с указанием даты, должности и подразделения.
- Закрытие личной карточки в филиале. Отдел кадров филиала закрывает личную карточку сотрудника, фиксируя дату перевода и ссылку на приказ головного офиса.
- Обновление личного дела. В головной организации открывается новое личное дело, в которое помещается оригинал трудовой книжки и копии всех сопроводительных документов.
Пример записи в трудовой книжке
Ниже приведён образец записи, соответствующий актуальным требованиям ТК РФ и локальным инструкциям.
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | Дата начала работы в филиале (например, ) |
| 2 | Должность, на которой работал в филиале (например, инженер‑технолог) |
| 3 | Перевод в головную организацию. С – принятый на должность старший инженер‑технолог в отделе развития продукции головного офиса ООО «Компания». Приказ № 45/2026 от . |
| 4 | Подпись работника (Иванов И.И.) |
| 5 | Подпись руководителя филиала (Петров П.П.) |
Обратите внимание, что в графе 3 указывается как факт увольнения (если перевод считается увольнением), так и факт приёма (если перевод считается переводом без увольнения). В большинстве компаний применяется второй вариант – «перевод», и запись выглядит как «перевод в головную организацию» без указания увольнения.
Особенности при временном и дистанционном переводе
- Временный перевод. Запись в трудовую книжку не делается, если перевод носит временный характер (не более 90 дней) и оформляется приказом «о временном переводе» без указания увольнения.
- Дистанционный перевод. Даже если сотрудник продолжает работать удалённо, но меняет юридический работодатель (филиал → головной офис), запись в трудовой книжке обязательна;
- Сохранение стажа. При переводе в головную организацию стаж сохраняется, поскольку запись в трудовой книжке делается без разрыва.
Как избежать типичных ошибок
- Не забывать подпись работника. Без подписи согласия запись считается недействительной.
- Указывать полные реквизиты организации. В названии следует указывать полное юридическое название, ИНН и ОКПО.
- Соблюдать сроки. Запись в трудовую книжку должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с даты перевода.
- Контроль копий. Храните копию приказа о переводе в личном деле сотрудника в головном офисе.
- Согласование с профсоюзом. При наличии коллективного договора обязательным является согласование перевода с представителями работников.
Перевод сотрудника из филиала в головную организацию – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований и внутренних регламентов. Правильное оформление приказов, своевременное внесение записей в трудовую книжку и корректная передача оригинала документа гарантируют сохранение трудовых прав работника и отсутствие юридических рисков для работодателя.
Следуя описанным в статье рекомендациям, кадровый отдел сможет быстро и без ошибок оформить перевод, обеспечив прозрачность и законность всех действий.
Дата публикации: