Кадровые перемещения внутри крупной компании — частая практика. Сотрудники продвигаются по карьерной лестнице, переходят из одного отдела в другой, либо перемещаются между головным офисом и обособленными подразделениями. Особое внимание всегда вызывает вопрос: как правильно оформить перевод из головной организации в филиал и внести запись в трудовую книжку? Давайте разберем эту процедуру подробно, опираясь на требования трудового законодательства.
Перевод или перемещение: в чем разница?
Прежде чем говорить о записях, важно разграничить два понятия:
- Перемещение — это перевод сотрудника на другое рабочее место или в другой отдел (в той же местности), если это не влечет изменения условий трудового договора (ст. 72.1 ТК РФ). Согласие работника при перемещении не требуется, и запись в трудовую книжку не вносится.
- Перевод, это постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника или структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение указано в трудовом договоре). Перевод требует обязательного письменного согласия работника и влечет за собой внесение записи в трудовую книжку (при постоянном переводе).
Правовой статус перевода в филиал
Согласно ст. 57 ТК РФ, место работы и структурное подразделение являются обязательными условиями трудового договора. Перевод работника в филиал или представительство признается переходом на другую работу. Эту позицию четко закрепил Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении от № 2.
Важный нюанс: Перевод в филиал в рамках одной и той же организации оформляется как внутренний перевод (ст. 72.1 ТК РФ). Работника не нужно увольнять и принимать заново. Увольнение и последующий прием требуются только в том случае, если происходит переход к другому работодателю (совершенно иному юридическому лицу).
Пошаговая процедура оформления перевода
Чтобы перевести сотрудника из головного офиса в филиал, необходимо соблюдать строгий порядок действий:
- Получение согласия работника. Инициатором может выступать как сам сотрудник (он пишет заявление на имя генерального директора с просьбой о переводе), так и работодатель (в этом случае работнику направляется письменное предложение о переводе, на котором он ставит свою визу «Согласен»).
- Издание приказа о переводе. На основании дополнительного соглашения руководитель организации издает приказ о переводе работника на другую работу (обычно по форме Т-5).
- Внесение записей в кадровые документы. Запись вносится в трудовую книжку и личную карточку работника Т-2.
Как внести запись в трудовую книжку
Трудовая книжка ведется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от № 320н. Вносить записи следует только о постоянных переводах. Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится (она подтверждается только приказом и доп. соглашением).
Правила заполнения граф:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: Указывается дата перевода на другую работу (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3: Делается сама запись о переводе. Формулировка должна четко отражать суть кадрового мероприятия. Например: «Переведен(а) в филиал «Северный» на должность старшего менеджера». Если должность не меняется, указывается: «Переведен(а) в филиал «Северный» на должность менеджера без изменения трудовой функции».
- Графа 4: Указывается реквизит приказа работодателя — дата и номер приказа (распоряжения) о переводе.
Пример записи:
Предположим, менеджера Иванова И.И. переводят из головного офиса в филиал «Восточный» на ту же должность. Запись будет выглядеть так:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в филиал «Восточный» на должность менеджера
- Графа 4: Приказ от № 24-к
Кто подписывает документы и где хранится трудовая книжка?
Один из самых частых вопросов при переводе в филиал — кто именно должен подписывать приказ, вносить запись и заверять трудовую книжку? Это зависит от того, как организовано кадровое делопроизводство в компании;
Централизованное делопроизводство
Если кадровое делопроизводство ведется централизованно, то:
- Дополнительное соглашение и приказ подписывает руководитель головной организации.
- Запись в трудовую книжку и личную карточку Т-2 оформляет кадровая служба головного офиса.
- После оформления документы работника (включая трудовую книжку) могут быть переданы в филиал для последующего хранения (если филиалу переданы такие полномочия), либо трудовая книжка остается храниться в головном офисе.
Децентрализованное делопроизводство
Если кадровое делопроизводство ведется децентрализованно, руководитель филиала может иметь доверенность на право ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек, а также на подписание кадровых документов. В этом случае:
- Документы подписывает руководитель филиала по доверенности.
- Запись в трудовую книжку вносит кадровик филиала.
- Трудовая книжка хранится непосредственно в филиале.
Важно: Если руководитель филиала не имеет доверенности на право ведения трудовых книжек, то хранить их в филиале нельзя. В таком случае трудовая книжка должна находиться в головном офисе, а работнику на время работы в филиале выдается ее заверенная копия.
Особые случаи
Дистанционные сотрудники
Возникает вопрос: если дистанционного сотрудника перевели из головного офиса в филиал, а фактически он продолжил трудиться из дома (ничего не изменилось), нужно ли вносить запись в трудовую книжку? Роструд дает однозначный ответ: да, нужно. Месторасположение филиала теперь является местом работы сотрудника согласно его трудовому договору, а значит, кадровое мероприятие должно быть оформлено по всем правилам.
Можно ли заверять записи печатью филиала?
Иногда возникает необходимость заверить записи в трудовой книжке печатью не головной организации, а печатью филиала. Трудовой кодекс и правила ведения трудовых книжек допускают использование печати обособленного подразделения при условии, что у филиала есть своя отдельная печать, и это согласуется с внутренним регламентом компании. Однако наиболее безопасным вариантом всегда остается заверение печатью головной организации.
Перевод сотрудника из головной организации в филиал — это изменение обязательных условий трудового договора, требующее письменного согласия работника, оформления дополнительного соглашения, приказа и внесения записи в трудовую книжку. Главное правило для кадровика — четко формулировать запись в трудовой книжке, указывая наименование нового структурного подразделения, и строго соблюдать порядок подписания документов в зависимости от того, кому делегированы полномочия — головному офису или руководителю филиала по доверенности.