Перевод сотрудника из одного подразделения компании в другое, распространённая кадровая практика, которая может происходить по инициативе работника, работодателя или по взаимной договорённости. Однако многие работники и даже кадровики допускают ошибки при оформлении такого перевода, особенно в части внесения записи в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберём, когда и как нужно вносить запись о переводе из отдела в отдел, какие документы требуются, как правильно сформулировать запись и какие последствия могут возникнуть при нарушении правил.

Когда требуется запись в трудовой книжке о переводе?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В неё вносяться сведения о:

• приёме на работу;
• переводе на другую постоянную работу;
• увольнении;
• награждениях за успехи в работе.

Важно! Запись в трудовую книжку о переводе обязательна только при постоянном переводе на другую работу — то есть, когда меняются:

• должность;
• структура подразделения (отдел, цех, филиал);
• место работы (если это иное структурное подразделение, расположенное в другом городе или регионе).

Если сотрудник остаётся на той же должности, но просто меняет отдел внутри одного и того же офиса (например, из отдела продаж в отдел маркетинга), и его обязанности, условия труда, зарплата и место работы не изменяются — запись в трудовую книжку не требуется.

Примеры, когда запись обязательна:

• Сотрудник переводится из отдела логистики в отдел закупок, и его должность меняется с «специалиста по логистике» на «специалиста по закупкам».
• Работник переезжает в другой город вместе с компанией, и его переводится в филиал в другом регионе.
• Сотрудник переходит из подразделения «Москва» в подразделение «Санкт-Петербург», даже если должность та же, но место работы меняется.

Примеры, когда запись НЕ требуется:

• Сотрудник переходит из отдела продаж в отдел поддержки клиентов, но остаётся на той же должности «менеджер по продажам» и работает в том же офисе.
• Внутренняя перестановка в рамках одного подразделения (например, смена руководителя или группы внутри отдела).

Роструд в своих разъяснениях (от 20 ноября 2024 г.) подтвердил: если должность и место работы не меняются, а происходит лишь перераспределение обязанностей внутри одного структурного подразделения — в трудовую книжку запись не вносится.

Как оформить постоянный перевод: пошаговая инструкция

Шаг 1: Составление заявления сотрудника

Перевод на другую постоянную работу возможен только с согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). Сотрудник пишет заявление, в котором указывает:

• просьбу о переводе на новую должность;
• наименование нового подразделения;
• причину перевода (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по состоянию здоровья и т.д.);
• дату, с которой хочет начать работу в новом отделе;
• подпись и дату подачи заявления.

Пример формулировки заявления:

«Прошу перевести меня с года с должности специалиста по маркетингу в отдел продаж на должность менеджера по продажам. Согласен с условиями труда в новом подразделении.»

Шаг 2: Подписание согласия руководителей

Заявление должно быть подписано:

• самим сотрудником;
• руководителем текущего отдела;
• руководителем нового отдела;
• начальником отдела кадров.

Это подтверждает, что обе стороны (старый и новый руководитель) согласны с переводом, а кадровая служба контролирует соблюдение процедуры.

Шаг 3: Изготовление дополнительного соглашения к трудовому договору

На основании заявления и согласия руководителей оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72.1 ТК РФ). В нём указываются:

• новая должность;
• новое структурное подразделение;
• дата вступления в силу перевода;
• изменения в условиях труда (если есть, например, изменение оклада, графика, локальных нормативов).

Документ подписывается обеими сторонами — работником и работодателем (представителем работодателя).

Шаг 4: Издаётся приказ о переводе

Отдел кадров издаёт приказ о переводе сотрудника по форме № Т-5 или по унифицированной форме организации. Приказ должен содержать:

• ФИО сотрудника;
• должность до перевода;
• должность после перевода;
• наименование нового подразделения;
• дату перевода;
• основание (заявление и дополнительное соглашение);
• подпись руководителя и печать организации.

Шаг 5: Внесение записи в трудовую книжку

Срок внесения записи, не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (ст. 66 ТК РФ, п. 35 Правил ведения трудовых книжек).

Как правильно сформулировать запись?

Запись вносится в раздел 3 «Сведения о работе» трудовой книжки. Формулировка должна быть точной, без сокращений и двусмысленностей.

Правильный пример:

«Переведён с года с должности специалиста по маркетингу в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам в отдел продаж»

Неправильные варианты:

• «Переведён в другой отдел» — слишком расплывчато;
• «Переведён в отдел продаж» — не указана должность;
• «Переведён на другую работу» — не соответствует требованиям законодательства.

Запись должна содержать:

• дату перевода;
• новую должность;
• новое структурное подразделение;
• основание (номер и дата приказа).

Пример полной записи:

Переведён с года с должности специалиста по маркетингу в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам в отдел продаж. Основание: приказ № 45 от .

Что делать, если перевод временный?

Согласно статье 72.2 ТК РФ, временный перевод (до одного месяца, или до 6 месяцев при наличии согласия работника и медицинского заключения) в трудовую книжку не вносится.

Если временный перевод продлевается и становится постоянным — тогда необходимо оформить все документы заново (заявление, доп. соглашение, приказ) и внести запись в трудовую книжку.

Важно! Внесение записи о временном переводе — это нарушение правил ведения трудовых книжек и может повлечь штрафы со стороны Роструда.

Ошибки, которые нельзя допускать

• Не вносить запись при постоянном переводе — нарушение ст. 66 ТК РФ. Может привести к проблемам при оформлении пенсии, так как стаж по новой должности не будет подтверждён.
• Вносить запись при временном переводе — неправомерное заполнение, требует исправления.
• Неправильная формулировка, например, «переведён на другую работу» без указания должности и подразделения. Такая запись может быть признана недействительной.
• Отсутствие подписей на заявлении или приказе — документ не имеет юридической силы.
• Ошибки в датах, если дата перевода в приказе и в трудовой книжке не совпадает, это может вызвать вопросы у Пенсионного фонда.

Последствия неправильного оформления

Неправильно оформленная запись в трудовой книжке — это не просто формальная ошибка. Она может привести к:

• отказу в назначении пенсии или её перерасчёту;
• снижению размера пенсии из-за неподтверждённого стажа;
• штрафам от Роструда (до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для ответственного лица, ст. 5.27 КоАП РФ);
• судебным спорам с сотрудником, если он докажет, что его права на трудовой стаж были нарушены.

Поэтому кадровикам и руководителям необходимо тщательно проверять все документы, связанные с переводом сотрудников.

Чтобы избежать ошибок при переводе сотрудника из отдела в отдел, запомните эти 5 правил:

1. Запись в трудовую книжку обязательна только при постоянном переводе на другую работу — с изменением должности или места работы (подразделения).
2. Временные переводы — не вносятся в трудовую книжку.
3. Всегда требуйте письменное заявление сотрудника — перевод без его согласия запрещён законом.
4. Оформляйте дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе.
5. Формулируйте запись точно: «Переведён с [дата] с [должность] в [отдел] на [должность] в [новый отдел]. Основание: приказ № ___ от ___».

Правильно оформленная трудовая книжка, это не просто формальность. Это документ, который гарантирует защиту прав работника на пенсию, компенсации, социальные льготы и подтверждает его профессиональный путь. Не пренебрегайте этой ответственностью, от неё зависит будущее ваших сотрудников.

Совет кадровику: Ведите внутренний реестр всех переводов сотрудников — это поможет избежать пропусков и своевременно корректировать записи в трудовых книжках.