Перевод сотрудника из одного структурного подразделения организации в другое – достаточно частая процедура. Несмотря на то, что должность и основные обязанности могут оставаться неизменными, законодательство требует оформить перевод документально и внести соответствующую запись в трудовую книжку (бумажную или электронную). В статье рассмотрим правовые основы, случаи, когда запись обязательна, порядок её внесения, а также предоставим готовый образец.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие запись о переводе в трудовую книжку:
- Статья 72 Трудового кодекса РФ – определяет перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя.
- Статья 72.1 ТК РФ – уточняет, что перевод – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ № 320н от ) – регламентирует форму и сроки внесения записей.
- Приказы и методические рекомендации Роструда (2023‑2025 гг.) – разъясняют практические детали.
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ перевод считается обязательным к отражению в трудовой книжке в следующих случаях:
- Изменение трудовой функции (должности, профессии, специальности) с указанием новой квалификации.
- Перевод в другое структурное подразделение (отдел, филиал, дочернее предприятие) даже при сохранении прежней должности.
- Перевод в связи с реорганизацией организации (слияние, разделение, изменение структуры).
Если же перевод осуществляется исключительно в рамках внутреннего перемещения без изменения функции и без изменения подразделения (например, смена места рабочего стола), запись не требуется.
Порядок оформления перевода
Приказ (распоряжение) работодателя
Запись в трудовую книжку делается только на основании официального приказа. В приказе должны быть указаны:
- Дата издания приказа.
- ФИО работника.
- Текущая должность и подразделение.
- Новая должность (если меняется) и новое подразделение.
- Дата начала выполнения новых обязанностей.
- Основание перевода (перевод по согласованию, реорганизация, потребность в кадрах и т.п.).
- Подпись руководителя и печать организации.
Срок внесения записи
Запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее 7 календарных дней со дня начала выполнения новых обязанностей (п; 10 Правил ведения трудовых книжек).
Кто вносит запись?
Запись вносит уполномоченный специалист отдела кадров (или лицо, назначенное работодателем). В случае электронных трудовых книжек запись осуществляется через систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) после загрузки приказа.
Как правильно оформить запись в трудовую книжку
Формат записи (бумажная трудовая книжка)
Запись вносится в графу «Перевод на другую работу», расположенную в разделе «Сведения о работе». Пример оформления:
Дата Сведения о работе Перевод с должности «Главный бухгалтер» (отдел «Бухгалтерия») на должность «Главный бухгалтер» (отдел «Финансовый контроль») в связи с реорганизацией подразделений.
Формат записи (Электронная трудовая книжка)
В ЭТК вводятся те же сведения, но в электронных полях системы. После подтверждения записи система автоматически генерирует запись в журнале изменений.
Образец приказа и записи
Образец приказа о переводе
Приказ № 27/2026 от г. О переводе сотрудника В соответствии со ст. 72 ТК РФ Приказываю: Перевести Иванова Ивана Ивановича, занимающего должность «Главный бухгалтер» в отдел «Бухгалтерия», в отдел «Финансовый контроль» на ту же должность с сохранением прежних условий труда. Дата начала выполнения новых обязанностей – г. Основание перевода – реорганизация структурных подразделений. Генеральный директор ___________________ (подпись) М.П.
Образец записи в трудовую книжку
Перевод с должности «Главный бухгалтер» (отдел «Бухгалтерия») на должность «Главный бухгалтер» (отдел «Финансовый контроль») в связи с реорганизацией подразделений.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2022 года в России действует обязательный порядок ведения электронных трудовых книжек. При переводе сотрудника:
- Работодатель загружает скан‑копию приказа в систему.
- Система автоматически формирует запись в журнале «Перевод на другую работу».
- Сотруднику отправляется уведомление по электронной почте и/или в личный кабинет.
- Запись в ЭТК считается юридически равнозначной записи в бумажной трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить запись, если меняется только отдел, а должность и обязанности остаются прежними?
- Да. Перевод в другое структурное подразделение считается изменением места работы и подлежит обязательному отражению в трудовой книжке.
- Можно ли оформить перевод устно без приказа?
- Нет. По ТК РФ запись в трудовую книжку допускается только на основании письменного приказа (или распоряжения).
- Каков срок действия записи о переводе?
- Запись фиксирует факт перевода и остаётся в трудовой книжке до её закрытия (увольнение, перевод в другую организацию и т.п.).
- Что делать, если запись сделана с ошибкой?
- Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 9 Правил ведения трудовых книжек: делается исправление, подписывается руководителем отдела кадров, ставится отметка «Исправлено» и указывается причина исправления.
Ошибки при внесении записи и ответственность
Неправильное оформление записи может привести к административной ответственности работодателя (штраф за нарушение порядка ведения трудовых книжек). Наиболее типичные ошибки:
- Отсутствие ссылки на приказ.
- Неправильная дата (не совпадает с датой начала новой работы).
- Отсутствие указания нового подразделения.
- Запись в неправильный раздел (например, в «Сведения о награждениях»).
Для избежания ошибок рекомендуется:
- Подготовить шаблон приказа и образец записи заранее.
- Проверять соответствие даты приказа и даты начала работы.
- Контролировать подпись и печать приказа.
- Вести журнал всех приказов о переводе для быстрой сверки.
Запись о переводе из отдела в отдел – обязательный элемент кадровой документации, который подтверждает законность изменения места работы сотрудника. Соблюдение требований ТК РФ, своевременное оформление приказа и корректное внесение записи (в бумажную или электронную трудовую книжку) защищают интересы как работодателя, так и работника, а также позволяют избежать штрафных санкций.
При правильном подходе процесс перевода проходит быстро, без лишних бюрократических проволочек, и сохраняет прозрачность трудовых отношений.