Перевод сотрудника между филиалами одной организации — частая практика в компаниях с разветвленной сетью подразделений. Несмотря на то, что работодатель остается прежним, смена структурного подразделения (особенно если филиалы находятся в разных местностях) квалифицируется как перевод, требующий обязательного документального оформления. Одним из самых важных этапов является внесение корректной записи в трудовую книжку работника.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод из филиала в филиал, какие документы для этого необходимы, и главное — как именно должна звучать запись в трудовой книжке в соответствии с актуальным законодательством 2026 года.

Правовая природа перевода между филиалами

Согласно Трудовому кодексу РФ, филиал не является самостоятельным работодателем — он выступает обособленным подразделением юридического лица. Поэтому переход сотрудника из одного филиала в другой (даже в другом городе) не является увольнением. Это внутренний перевод работника на другую постоянную работу.

Особенно важно учитывать понятие «другая местность». Если филиалы расположены в разных населенных пунктах, такой перевод требует обязательного согласия работника, так как меняются условия его трудового договора, касающиеся места работы.

Пошаговый порядок оформления перевода

Процедура перевода сотрудника из одного филиала в другой требует строгой последовательности действий. Ошибка на любом из этапов может привести к проблемам при проверке трудовой инспекции или конфликтам с самим работником.

Шаг 1. Получение согласия работника

Любой перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия сотрудника. На практике это оформляется либо заявлением работника, либо специальным уведомлением о переводе, на котором сотрудник ставит свою подпись «С переводом согласен».

Поскольку при переводе в другой филиал меняются условия трудового договора (место работы, структурное подразделение, а возможно, и должность, оклад), стороны обязаны заключить дополнительное соглашение. В нем прописываются все новые условия, а также указывается дата, с которой они вступают в силу.

Шаг 3. Издание приказа о переводе

На основании подписанного дополнительного соглашения работодатель издает приказ о переводе работника на другую работу. Для этого традиционно используется унифицированная форма № Т-5 (или Т-5а при массовом переводе), либо иная форма, утвержденная внутренними локальными актами организации. В приказе обязательно указывается:

• Старое и новое место работы (наименования филиалов);
• Новая должность (если меняется);
• Дата перевода;
• Основание (дополнительное соглашение).

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку и личную карточку

После подписания приказа кадровый работник вносит соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника, а также в его личную карточку формы № Т-2.

Запись в трудовой книжке: правила и образец

Внесение записи в трудовую книжку при переводе из филиала в филиал имеет свои нюансы. Согласно актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек, все записи о переводе на другую постоянную работу вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней со дня его издания.

Как правильно сформулировать запись?

Главное правило: в графе 3 раздела «Сведения о работе» не нужно повторять полное наименование организации-работодателя, так как оно уже внесено в виде заголовка при приеме на работу. В самой записи достаточно указать факт перевода и наименования структурных подразделений.

Если в трудовом договоре и приказе о приеме на работу было указано конкретное структурное подразделение (например, «Филиал ООО «Альфа» в г. Москве»), то при переводе в графе 3 отражается перемещение между этими подразделениями.

Пример заполнения трудовой книжки:

1. Графа 1 (№ записи) — проставляеться очередной порядковый номер записи.
2. Графа 2 (Дата) — указывается дата перевода (арабскими цифрами, например: 15 05 2026).
3. Графа 3 (Сведения о работе) — вносится сама формулировка. Например: «Переведен в Филиал ООО «Альфа» в г. Санкт-Петербурге в связи с изменением места работы» или «Переведен из Филиала №1 в Филиал №2 на должность старшего менеджера».
4. Графа 4 (Основание), указывается реквизиты приказа работодателя. Например: «Приказ от № 45-к».

Особенности учета трудовых книжек при переводе

В крупных организациях с сетью филиалов в разных регионах часто возникает вопрос: кто именно должен вносить запись в трудовую книжку и как учитывать ее движение?

Если каждый филиал имеет своего инспектора отдела кадров, ответственного за ведение трудовых книжек, возможны два сценария:

1. Трудовая книжка хранится по месту работы сотрудника. В этом случае кадровик старого филиала делает запись об увольнении (если применяется ошибочная практика увольнения-приема, что не рекомендуется), либо кадровик нового филиала делает запись о переводе после получения книжки. При правильном оформлении перевода (без увольнения), трудовая книжка передается в новый филиал вместе с личным делом сотрудника, и кадровик нового подразделения вносит запись о переводе;
2. Трудовые книжки хранятся в головном офисе. В таком случае руководитель филиала направляет в головной офис копию приказа о переводе, и кадровик головного подразделения вносит запись в трудовую книжку.

В книге учета движения трудовых книжек необходимо сделать отметку о перемещении документа внутри организации (например, передать бланк из филиала в филиал или из филиала в головной офис по акту приема-передачи).

Важно помнить!

Если работник перевелся в другой филиал, но при этом в организации ведется электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности подаются в СФР), работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа подать соответствующие сведения по форме ЕФС-1. В бумажной трудовой книжке (если она ведется и хранится у работника) запись также обязательна.

Перевод сотрудника из филиала в филиал — это процедура, требующая внимательности к деталям. Ключевыми документами выступают дополнительное соглашение и приказ, на основании которых вносится запись в трудовую книжку. Помните, что перевод не является увольнением, поэтому недопустимо вносить записи об увольнении и последующем приеме на работу, это нарушит непрерывный стаж работника и может повлечь штрафные санкции для работодателя. Соблюдайте 5-дневный срок для внесения записей и четко указывайте наименования структурных подразделений в формулировках.