Перевод сотрудника внутри одной компании, например, из филиала в головной офис или между обособленными подразделениями — является распространенной кадровой процедурой. Однако она требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и правильного документального оформления. Особое внимание необходимо уделить внесению записи в трудовую книжку, так как ошибки в этом документе могут повлечь проблемы с подтверждением стажа для пенсии и социальных выплат.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод, какие документы подготовить и какую именно формулировку использовать при внесении записи в трудовую книжку.
В чем разница между переводом и перемещением?
Прежде чем делать запись, важно определить юридическую суть изменений. Согласно ст. 72.1 ТК РФ, существует два понятия:
- Перевод — это изменение трудовой функции работника или структурного подразделения (если оно указано в договоре), а также перевод в другую местность вместе с работодателем. Перевод возможен только с письменного согласия сотрудника.
- Перемещение — это поручение работы в другом структурном подразделении, расположенном в той же местности, или на другом рабочем месте, если это не влечет изменения трудовой функции и условий трудового договора. Согласие работника не требуется.
Важно: Если филиал и головной офис находятся в разных населенных пунктах (разная местность), то изменение места работы считается переводом. Если же структурное подразделение не было указано в трудовом договоре как место работы, а меняется только конкретный офис в пределах одного города, это может считаться перемещением. Однако на практике, при смене филиала (обособленного подразделения с собственным кодом ОКПО/КПП), чаще всего оформляют именно перевод с изменением условий договора.
Порядок оформления перевода из филиала
Процедура перевода состоит из нескольких обязательных этапов:
- Получение согласия работника. Работодатель должен предложить сотруднику новую должность или место работы. Сотрудник выражает согласие в письменной форме (дополнительное соглашение или заявление).
- Издание приказа. Руководитель организации издает приказ о переводе сотрудника. Унифицированная форма № Т-5 (или самостоятельно разработанная форма) используется для фиксации решения.
- Подписание дополнительного соглашения. Поскольку меняются существенные условия трудового договора (место работы, возможно, должность), к договору подписывается дополнительное соглашение.
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в разделе «Сведения о работе».
Как правильно сделать запись в трудовой книжке?
Запись вносится на основании приказа о переводе. В графе 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении…») запись должна выглядеть следующим образом:
Пример формулировки:
- В первой строке указывается дата перевода.
- Во второй строке пишется: «Переведен в [наименование структурного подразделения/филиала] на должность [название должности]».
- В графе 4 указываются реквизиты приказа (номер и дата).
Важный нюанс: Если перевод осуществляется внутри одной организации (даже между филиалами), запись об увольнении из одного филиала и приеме в другой не делается. Оформляется только одна запись о переводе. Прерывания стажа не происходит.
Типичные ошибки при заполнении
- Запись сделана без основания (отсутствует приказ или дополнительное соглашение).
- Использованы сокращения, не принятые в делопроизводстве (например, «г.» вместо «город», если это не общепринятое сокращение, или «зам. дир.» вместо «заместитель директора»).
- Запись внесена карандашом или содержит зачеркивания (исправления в трудовых книжках допускаются только по строго определенным правилам).
- Не указаны реквизиты приказа в графе 4.
Электронные трудовые книжки
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. При переводе сотрудника работодатель обязан не только внести запись в бумажный документ (если он ведется), но и передать соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР) через систему электронного документооборота.
Информация в электронную базу вносится в тот же день, когда издан приказ о переводе. Сотрудник может проверить корректность данных через портал «Госуслуги» или в личном кабинете на сайте СФР.
Правильное оформление перевода из филиала в головной офис или другой филиал критически важно для сохранения непрерывности трудового стажа сотрудника. Ошибки в записях могут создать сложности при оформлении пенсии или получении кредитов, где требуется подтверждение занятости.
Помните главные правила:
- Всегда получайте письменное согласие сотрудника при изменении места работы на другую местность.
- Издавайте приказ и подписывайте дополнительное соглашение до фактического начала работы на новом месте.
- Вносите запись в трудовую книжку точно в соответствии с формулировками приказа, используя чернила черного или синего цвета.
- Не забывайте передавать данные в СФР для актуализации электронной трудовой книжки.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадровых процессов и защиту прав как работодателя, так и работника.