Перевод сотрудника на бумажный вариант трудовой книжки – процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты. Ниже подробно рассматриваем, как правильно оформить заявление, какие документы нужны и какие особенности следует учитывать.

Нормативно‑правовая база

В России документами, регулирующими ведение трудовых книжек, являются:

• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ней»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовой книжки»;
• Пункт 3.1 Инструкции по заполнению заявлений о переходе на электронную форму (ссылка https://its.1c.ru/db/garant/content/12030601/hdoc/3010);
• Правила заполнения формы СЗВ‑ТД (образец заполнения – Главная книга, 2020, № 4).

Важно помнить, что до каждый работник мог подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе или в электронной форме.

Кому и зачем нужен перевод на бумажный носитель?

Перевод на бумажный формат актуален в следующих случаях:

1. Сотрудник ранее не имел трудовых книжек (первый работник в организации).
2. Работник предпочитает бумажный вариант из‑за личных предпочтений или требований внешних организаций (например, при работе с пенсионным фондом).
3. Электронная система не поддерживает необходимый функционал (например, в отдельных подразделениях госструктур).

После перехода на бумажный носитель работодатель не несёт ответственность за дальнейшее хранение и обновление книжки – эта задача переходит к самому сотруднику.

Как оформить заявление

Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но обязательно включать следующие реквизиты:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Номер и серия текущей электронной (или старой бумажной) трудовой книжки;
• Дата перехода на бумажный формат;
• Подпись сотрудника и, при необходимости, печать организации.

Пример текста заявления:

Заявление
о переходе на ведение трудовой книжки на бумажном носителе
Я, _______________________ (ФИО), прошу перевод мой трудовых книжки на бумажный носитель
с ___.__.____ (дата) года. При этом прошу внести запись в соответствующей форме
о переходе на бумажный формат.

Подпись: _______________________

Форма заполнения

Для оформления используют форму СЗВ‑ТД (образец заполнения – Главная книга, 2020, № 4). В ней:

1. Заполняются реквизиты работника;
2. Указывается номер и дата заявления;
3. В графе «Примечание» вносится запись о переходе на бумажный носитель;
4. После заполнения документ подписывается и передаётся в отдел кадров.

Сроки подачи

Заявление необходимо подать до конца года ( – последний год, когда допускалось подавать такие заявления). Если же сотрудник подаёт заявление в более поздний период, переход на бумажный формат может быть выполнен только по согласованию с руководством организации и с учётом новых нормативных требований.

Что делать после подачи заявления

После получения заявления работодатель обязан:

• Сделать отметку в текущей электронной (или старой) книжке о переходе на бумажный формат;
• Вернуть сотруднику бумажную копию трудовой книжки (если она была изъята для электронного хранения);
• Обновить внутренние кадровые документы, отразив изменение формата ведения;
• Обеспечить сотрудника копией заполненной формы СЗВ‑ТД для архивного хранения.

После выдачи бумажной книжки организация больше не несёт ответственности за её хранение и обновление – эта задача переходит к самому работнику.

Примеры записей в книжке

Для корректного оформления записи в книжке используют образец ЕФС‑1. При переходе на электронную форму удаляются графы 6, 10‑13, а в новую графу добавляется дата перехода. При переходе обратно на бумажный формат вносят запись:

Запись в книжке:
«Перевод на бумажный формат трудовых книжек с «__» __________ 20__ г. 
(заявление от «__» __________ 20__ г.)»

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли сразу перейти на электронный формат, а потом обратно? – Да, но каждый переход должен быть оформлен отдельным заявлением и зафиксирован в книжке.
• Нужна ли подпись работодателя? – Подпись не обязательна, однако рекомендуется ставить её для подтверждения факта перехода.
• Что делать, если электронная книжка потеряна? – В этом случае необходимо оформить заявление о восстановлении бумажной копии и внести соответствующую запись.
• Можно ли использовать форму СЗВ‑ТД для электронного перехода? – Форма СЗВ‑ТД предназначена для бумажного формата; для электронного перехода используют отдельный документ, утверждённый Минтрудом.

Перевод трудовой книжки на бумажный носитель – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований и своевременного оформления заявления. Правильно составленное заявление, заполнение формы СЗВ‑ТД и своевременное внесение записи в книжку позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное хранение трудовых данных.

Если у вас возникнут вопросы по оформлению заявления или заполнению формы, рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или юристу компании.