Перевод сотрудника с оформления в офисе на дистанционную работу – процесс, требующий не только изменения условий труда, но и правильного оформления соответствующей записи в трудовой книжке. Ниже – подробный разбор правовых оснований, порядка оформления и типовых ошибок, которых следует избегать.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 312.2), работодатель может вносить в трудовую книжку сведения о дистанционной работе, но это не обязательное требование. При этом:
- Запись вручную в бумажную книжку производится только по желанию работодателя и при наличии самой книжки.
- Если работник отказывается от внесения записи, условие фиксируется в трудовом договоре.
- При переходе от офисной работы к удалённой формально меняются условия труда, а не место работы.
Когда требуется запись в трудовой книжке?
Запись в книжку нужна только в следующих случаях:
- Сотрудник впервые поступает на работу (тогда в книжку вносятся общие сведения о приёме).
- Работник имеет бумажную трудовую книжку и её передаёт работодателю.
- Работодатель решает зафиксировать дистанционный характер занятости в официальных документах.
Во всех остальных ситуациях (перевод, изменение условий, соглашение сторон) запись может быть сделанной по желанию, а часто оформляется в виде отдельного акта или соглашения.
Как оформить заявление о переводе на дистанционную работу
Типичный порядок оформления выглядит так:
- Заявление сотрудника – письменный запрос о переводе на удалённый режим.
- Согласие работодателя – подпись руководителя или HR‑директора.
- Допсоглашение к трудовому договору – фиксирует новые условия (удалённый режим, график, средства связи и т.д.).
- Обновление пакета документов – копии паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломов, военного билета (при необходимости) и, при наличии, трудовой книжки.
Пример оформления заявления (см. образец заявления 2026):
«Заявление о переводе на дистанционную работу» Я, _______________________ (ФИО), прошу перевод на удалённый режим работы с ___ по ___ (дата). Подпись _______________________ Дата «__» «____» 20__
Как внести запись в трудовую книжку
Если работодатель решает зафиксировать факт перехода в книжку, следует выполнить следующие шаги:
- Получение оригинала книжки от сотрудника (почтой с уведомлением или лично).
- Заполнение записи в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (п. 3.1).
- Формулировка записи:
«Принят на работу с ___ по ___ (дата) в дистанционном режиме, с условием удалённой работы».
Запись делается без указания места работы, так как она относится к условию занятости, а не к месту нахождения.
Особенности перехода из офиса в удалёнку
При переходе сотрудника, ранее работавшего в офисе, на дистанционный режим:
- Не требуется менять номер записи в книжке – достаточно добавить новую строку о дистанционной работе.
- Если сотрудник отказывается от записи, условие фиксируется в допсоглашении к трудовому договору.
- В случае потери бумажной книжки можно оформить сведения о трудовой деятельности в электронном виде (например, в системе «Работа России»).
Частые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если сотрудник уже имеет запись о работе в офисе?
Ответ: Нет, запись о дистанционной работе не обязана вноситься, если она не предусмотрена договором и не требуется для документального подтверждения. - Вопрос: Как оформить запись, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?
Ответ: В этом случае вводятся сведения о трудовой деятельности, которые могут быть представлены в электронном виде (например, в системе «Контур»). - Вопрос: Можно ли сразу оформить запись в электронной форме?
Ответ: Да, при наличии электронного документа (скан копии книжки) работодатель может внести запись в электронный кадровый фонд, но в бумажной книжке запись делается только по согласованию сторон.
Примеры форм и образцов
Ниже – несколько типовых документов, которые часто используют компании:
- Акт о приеме на работу в дистанционном режиме (образец 2026‑2025‑2024).
- Допсоглашение к трудовому договору с пунктом «Условия работы – удалённый режим».
- Заявление сотрудника о переводе на удалённую работу (PDF‑шаблон 2026).
- Форма записи в трудовой книжке (пример заполнения).
Все перечисленные документы доступны в открытом доступе на порталах КонсультантПлюс и ГАРАНТ.
Перевод сотрудника на дистанционную работу – процедура, требующая тщательного юридического сопровождения. Главное правило: запись в трудовой книжке не обязана делаться автоматически; её целесообразно оформлять только при наличии бумажной книги и согласия сторон. При правильном оформлении (заявление, допсоглашение, запись в книжке или сведения о трудовой деятельности) обе стороны получают ясность прав и обязанностей, а компания – защиту от возможных споров.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению дистанционной работы, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться онлайн‑консультацией на портале Бух.1С.