Перевод сотрудника на должность директора (генерального директора) — существенное изменение трудовых отношений, требующее строгого соблюдения процедур и правильного оформления документации. В статье разберем, как правильно внести запись в трудовую книжку, на какие нормативные акты опираться и какие ошибки следует избегать.
Правовая основа и сроки оформления
Основными документами, регулирующими заполнение трудовых книжек, являются:
- Постановление Правительства РФ от № 225 (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
- Приказ Минтруда России от № 320н (новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда от № 69).
Ключевое требование: запись о переводе должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней (для бумажного документа) или в соответствии с установленными сроками для электронной трудовой книжки на основании изданного приказа (распоряжения) работодателя (п. 10 Правил № 225).
Особенности перевода на должность директора
Перевод на должность руководителя (директора, генерального директора) часто связан с изменением существенных условий трудового договора:
- Изменяется трудовая функция (должность).
- Меняются полномочия и уровень ответственности.
- Часто требуется новый трудовой договор, так как это изменение по инициативе работодателя, если оно не было предусмотрено ранее. Если же перевод происходит по соглашению сторон, оформляется дополнительное соглашение к действующему договору.
Пошаговая инструкция по заполнению
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Шаг 1: Подготовка кадрового документа
Издайте приказ (распоряжение) о переводе. В приказе должны быть четко указаны:
- ФИО сотрудника.
- Старая и новая должности.
- Дата вступления перевода в силу.
- Номер и дата приказа.
- Основание для перевода (например, решение учредителя, протокол совета директоров).
Шаг 2: Заполнение записи в трудовой книжке
В разделе «Сведения о работе» (обычно это таблица с графами 1-4) вносится следующая информация:
| Графа | Что указывать | Пример для перевода на директора |
|---|---|---|
| 1 (Порядковый номер) | Следующий номер после последней записи о работе. | 2 (если предыдущая запись была №1) |
| 2 (Дата записи) | Дата внесения записи в книжку (обычно совпадает с датой приказа или следует сразу за ним). | |
| 3 (Наименование должности, специальность, профессия) | Точное наименование новой должности в соответствии со штатным расписанием. | Генеральный директор или Директор |
| 4 (Подпись ответственного лица и дата) | Дата и номер приказа (распоряжения) о переводе. Подпись лица, внесшего запись (обычно сотрудник отдела кадров). | Приказ № 45-к от |
Шаг 3: Формулировка записи
Текст записи в графе 3 (или в отдельной строке, если используется старый бланк) должен быть однозначным. Рекомендуемые формулировки:
- «Переведен на должность генерального директора».
- «Переведен на должность директора».
- «Назначен на должность генерального директора» (если это первое назначение на эту должность в данной организации, но чаще используется для первичного приема).
Нельзя писать: «Назначен директором», «Став директором», «Вышел на должность директора». Формулировка должна соответствовать действительному кадровому мероприятию — переводу.
Образец записи (визуализация)
Представьте, что в трудовой книжке сотрудника Иванова Ивана Ивановича уже есть запись о приеме на работу менеджером. После перевода запись будет выглядеть так:
| Сведения о работе | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Принят на работу менеджером | Приказ № 10-к от | |
| 2 | Переведен на должность генерального директора | Приказ № 45-к от | |
Нюансы и частые ошибки
- Отсутствие приказа: Запись без ссылки на приказ (распоряжение) не имеет юридической силы.
- Неправильная формулировка: Использование слова «назначен» вместо «переведен» может создать путаницу, особенно если сотрудник уже работал в организации.
- Сроки: Пропуск 5-дневного срока для внесения записи является нарушением.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): При переводе с бумажной книжки на ЭТК или при работе с ЭТК, информация о переводе вносится в электронный реестр с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД» и соответствующим кодом. Сведения из ЭТК передаются в СЗВ-ТД.
- СЗВ-ТД: В сведениях о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) при переводе на другую должность в той же организации указывается кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» и новая должность;
Ошибку в трудовой книжке нельзя исправлять самостоятельно. Необходимо:
- Составить служебную записку на имя руководителя с просьбой исправить ошибку.
- На основании приказа (распоряжения) работодателя зачеркнуть ошибочную запись (одним росчерком, чтобы можно было прочитать исходный текст) и внести правильную.
- Об исправлении сделать отметку внизу исправленной записи с указанием даты исправления, подписью ответственного лица и приложить копию приказа об исправлении.
Перевод на должность директора — серьезное кадровое событие. Для корректного оформления необходимо:
- Оформить приказ (распоряжение) о переводе с четким указанием новой должности.
- Внести запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в течение 5 рабочих дней.
- Использовать правильную формулировку: «Переведен на должность генерального директора».
- Указать в графе 4 номер и дату приказа.
- При необходимости, оформить дополнительное соглашение или новой трудовой договор.
- Своевременно отразить изменение в СЗВ-ТД.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту кадрового документа и защищает как интересы работника, так и работодателя.