Перевод сотрудника на другое место работы — это сложная кадровая процедура, которая требует строгого соблюдения трудового законодательства. Особое внимание при этом уделяется документальному оформлению, и в первую очередь — заполнению трудовой книжки. От правильности внесения записей зависит стаж и пенсионные права работника, поэтому даже малейшая ошибка может привести к негативным последствиям.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке при переводе работника как внутри одной организации, так и в другую компанию (в порядке перевода по просьбе работника или с его согласия).
Нормативная база
Оформление трудовых книжек регламентируется несколькими ключевыми документами:
- Трудовой кодекс РФ (в частности, статья 66.1, регулирующая переход на электронные трудовые книжки, и статьи 72.1, 72.2, 77, 80 ТК РФ, касающиеся переводов и увольнений).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России, действует с 2022 года с актуальными изменениями на 2026 год).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Согласно пункту 9 Порядка, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней после их издания.
Виды переводов и их специфика
Прежде чем вносить записи, важно понимать, какой именно перевод осуществляется:
- Внутренний перевод — сотрудник переходит на другую должность или в другое структурное подразделение у того же работодателя.
- Внешний перевод (в порядке перевода) — сотрудник переходит на работу в другую организацию. При этом прежний работодатель увольняет работника, а новый — принимает.
Оформление внутреннего перевода
Если работник остается в той же компании, но меняет должность или отдел, увольнять его не нужно. В трудовую книжку вносится запись о переводе в разделе «Сведения о работе».
Правила заполнения граф
Запись о постоянном внутреннем переводе оформляется следующим образом:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: указываеться дата перевода (число, месяц, год арабскими цифрами).
- Графа 3: вносится запись о переводе с указанием новой должности и, при необходимости, нового структурного подразделения. Если в трудовом договоре изначально было указано подразделение, при переводе на другую должность в этом же подразделении оно обязательно дублируется в трудовой книжке.
- Графа 4: указывается ссылка на приказ о переводе (дата и номер документа).
Пример записи при внутреннем переводе
Предположим, инженер Иванов И.И. переведен в отдел маркетинга на должность руководителя отдела. Запись будет выглядеть так:
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя отдела
- Графа 4: Приказ от № 24-к
Важно: Если перевод временный (например, для замещения временно отсутствующего работника), запись в трудовую книжку, как правило, не вносится. Запись делается только тогда, когда появились реальные основания для ее оформления (то есть перевод стал постоянным).
Оформление внешнего перевода (в другую организацию)
Перевод к другому работодателю оформляется сложнее. В этом случае происходит сначала увольнение, а затем прием на работу. Однако формулировки будут отличаться от стандартного увольнения по собственному желанию.
Действия прежнего работодателя
Прежний работодатель вносит запись о прекращении трудового договора. Основанием служит пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ (перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю).
В графе 3 раздела «Сведения о работе» прежний работодатель делает запись, например: «Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию ООО «Колосок», пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Действия нового работодателя
Новый работодатель принимает сотрудника также в порядке перевода. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается:
«Принят в отдел продаж на должность менеджера в порядке перевода из ООО «Зерно», пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В графе 4 нового работодателя указывается реквизиты приказа о приеме на работу.
Специфические ситуации
Перевод совместителя на основное место работы
Если сотрудник работал по совместительству и теперь переходит на основную работу у того же работодателя, возможны два варианта:
- Если запись о совместительстве была внесена в трудовую книжку по основному месту работы ранее, то делается запись о переводе (или увольнении с работы по совместительству и приеме на основную работу).
- отсутствовала, то после увольнения с прошлого основного места работы, текущий работодатель просто оформляет прием на работу (без указания, что это перевод из совместителей, так как юридически это новый договор).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В связи с масштабным переходом на ЭТК, в бумажной трудовой книжке могут появляться новые типы записей. Если работник подал заявление о переходе исключительно на электронный формат, работодатель обязан сделать об этом отметку в бумажном документе.
Как оформить такую запись:
- Графа 2: Пропишите дату, когда выдали сотруднику бумажную книжку или когда было подано заявление (число, месяц, год).
- Графа 3: Внесите запись о переходе на электронную трудовую; Точной формулировки в законах вы не найдете, за основу можно взять такой пример: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».
Частые ошибки и рекомендации
- Зачеркивание и исправление, в разделе «Сведения о работе» зачеркивать неверные записи запрещено. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с пометкой «Запись за номером таким-то недействительна».
- Сокращения — при внесении записей не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «п.», «ст.», «ТК РФ» нужно писать полностью — «Трудового кодекса Российской Федерации», «Приказ» вместо «Пр.»).
- Соблюдение сроков — помните, что запись должна быть внесена в течение 5 дней с момента издания приказа, а не с момента фактического выхода сотрудника на новую должность.
Оформление перевода в трудовой книжке требует от кадрового специалиста внимательности и отличного знания актуального законодательства. Главное правило — всегда опираться на изданный приказ и строго соблюдать хронологию и формулировки, установленные Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения трудовых книжек. Это гарантирует отсутствие проблем как у самого работника при подтверждении стажа, так и у работодателя при проверках контролирующими органами.