Перевод сотрудника на другую должность (постоянный или временный) регулируется Трудовым кодексом РФ. Оформление такого перевода требует соблюдения определённой процедуры, включая получение согласия работника, составление дополнительного соглашения к трудовому договору, издание приказа и внесение записи в трудовую книжку (при постоянном переводе). Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, правовые основания и примеры заполнения.

Правовая база

• Статья 72 ТК РФ – изменение условий трудового договора возможно только по соглашению сторон.
• Статья 72.1 ТК РФ – определение понятия «перевод» (постоянное или временное изменение трудовой функции и/или структурного подразделения).
• Статья 66 ТК РФ – сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку сотрудника.
• Постановление Правления ПФР № 372п от (в редакции от 2025 г.) – порядок отражения сведений о трудовой деятельности в форме ЕФС‑1.

Виды перевода и необходимость записи в трудовую книжку

Пошаговая процедура оформления постоянного перевода

1. Получить письменное согласие работника на перевод. Согласие оформляется в виде заявления или отдельного листа согласия, подписанного сотрудником.
2. Составить дополнительное соглашение к трудовому договору (форма Т‑3 или произвольная, но с обязательными реквизитами):
   • дата и место составления;
   • стороны (работодатель и работник);
   • ссылка на основной трудовой договор (номер, дата);
   • изменяемые условия: новая должность, структурное подразделение, размер оклада (если меняется), режим работы;
   • дата вступления в силу изменений;
   • подписи сторон.
3. Издать приказ о переводе (форма Т‑5 или произвольная). В приказе указываются:
   • основание (дополнительное соглашение № … от …);
   • ФИО сотрудника, табельный номер;
   • прежняя и новая должность, подразделение;
   • дата перевода;
   • подпись руководителя и печать организации.
4. Внести запись в трудовую книжку (раздел «Сведения о работе»). Запись делается аналогично записи о приёме на работу:
   • последовательный номер записи;
   • дата внесения записи (обычно дата издания приказа);
   • наименование организации (полное, как в учредительных документах);
   • структурное подразделение (если указано в трудовом договоре);
   • должность, на которую осуществлён перевод;
   • основание: приказ № … от … о переводе;
   • подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер) и печать организации.
5. Сдать отчёт в СФР по форме ЕФС‑1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности»); В поле «Вид сведений» указывается «Перевод», заполняются данные о новой должности и дате перевода.
6. Обновить внутренние документы: личную карточку сотрудника (форма Т‑2), штатное расписание, график работы, бухгалтерские проводки (если изменилась заработная плата).

Пример записи в трудовой книжке (постоянный перевод)

Запись № 12

ООО «Альфа‑Тех»
Отдел разработки программного обеспечения
Инженер‑программист 1‑й категории
Переведён на должность ведущего инженера‑программиста в отдел внедрения систем
Приказ № 45 от 
Подпись _______________ Печать организации


Примечание: если в трудовом договоре не указано структурное подразделение, его можно опустить, но тогда в записи указывается только должность.

Особенности оформления временного перевода


Согласие работника получается в письменной форме (можно в виде заявления).
Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается срок временного перевода и условия работы на новой должности.
Издаётся приказ о временном переводе (форма Т‑5).
Запись в трудовую книжку не вносится. Вместо этого в личной карточке сотрудника (форма Т‑2) делается отметка:


Отметка о временном переводе
С по 
Должность: начальник отдела продаж (временно)
Подразделение: отдел продаж
Приказ № 78 от 
 
По окончании срока временного перевода издаётся приказ о возврате на прежнюю должность (или о продлении временного перевода).
 
Ответственность за нарушение порядка оформления
 
 
Неполучение письменного согласия работника – нарушение ст. 72 ТК РФ, может повлечь признание перевода незаконным и восстановление сотрудника на прежней позиции с выплатой среднего заработка за период вынужденного прогула.
 
Отсутствие записи в трудовой книжке при постоянном переводе – нарушение ст. 66 ТК РФ, приводит к некорректному учёту стажа, что может повлиять на начисление пенсии и пособий.
 
Несвоевременная подача сведений в СФР (форма ЕФС‑1) – штрафы согласно ст. 15.31 КоАП РФ (от 500 до 5000 руб. для должностных лиц, от 5000 до 50000 руб. для организаций).
 
 
Полезные советы кадровикам
 
 
Всегда храните копии дополнительных соглашений и приказов в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).
 
При оформлении перевода проверяйте, не изменяется ли размер оплаты труда; если да – отразите это в дополнительном соглашении и в бухгалтерском учёте.
 
Если перевод связан с изменением места работы (филиал, представительство), укажите новый адрес в приказе и в трудовой книжке.
 
При переводе на неполный рабочий день укажите новое расписание часов в дополнительном соглашении и в табеле учёта рабочего времени.
 
Для удобства сотрудников подготовьте образец заявления о согласии на перевод и разместите его на внутреннем портале компании.
 
 
 
Оформление перевода работника в трудовой книжке – это строго регламентированный процесс, требующий соблюдения трудового законодательства и внутренних нормативных актов организации. Постоянный перевод влечёт за собой внесение записи в трудовую книжку, а временный – только отметку в личной карточке. Следуя представленному алгоритму, кадровик сможет избежать ошибок, обеспечить правомерность действий работодателя и защитить права сотрудника.
 
Своевременное и корректное оформление перевода не только сохраняет трудовой стаж сотрудника, но и гарантирует правильное начисление пенсии, больничных и других социальных выплат.