Перевод сотрудника на другую должность – это обычная практика в любой организации;
Правильное оформление такой операции в трудовой книжке (ТК) важно не только для соблюдения законодательства, но и для обеспечения прозрачности кадровых процессов.
Ниже вы найдете подробный разбор правил, образцы записей, а также пошаговую инструкцию по оформлению.
Что такое перевод на другую должность?
- Постоянный перевод – смена должности, которая закрепляется в трудовом договоре.
- Временный перевод – временное изменение места работы или должности; в ТК отражать его не требуется.
- Перевод в другое структурное подразделение – смена отдела, но при сохранении той же должности.
- Перевод в другую организацию – смена работодателя; в этом случае в ТК фиксируется новый приём.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление переводов в ТК:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 71, ст. 72).
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- Приказ Минтруда РФ от 15 января 2022 г. № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 (обновлённый в 2025‑2026 гг.).
Ключевые требования к записи о переводе
- Запись в ТК делается в разделе «Сведения о работе» (графа 3).
Порядок записи:- № порядковый записи (указывается в графе 1).
- Дата и номер приказа о переводе (графа 4).
- Должность до и после перевода (графа 5).
- Отдел/структурное подразделение до и после перевода (графа 6).
- Дата начала работы на новой должности (графа 7).
- Временные переводы не фиксируются в ТК.
- При переводе в другую организацию в ТК фиксируется новый приём, а запись о переводе в старой ТК закрывается словом «Переведён».
- Перевод в другую местность (регион) также оформляется как перевод, но в графе 6 указывается новое место работы.
Шаблон записи о переводе в ТК
Ниже приведён пример заполнения раздела «Сведения о работе» при переводе на другую должность в том же отделе.
| № | Дата и № приказа о переводе | Должность до перевода | Должность после перевода | Отдел до перевода | Отдел после перевода | Дата начала работы на новой должности |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | № 45/П/2026 | Старший специалист по маркетингу | Менеджер по развитию бизнеса | Отдел маркетинга | Отдел развития бизнеса |
В случае перевода в другую организацию запись выглядит так:
| № | Дата и № приказа о переводе | Должность до перевода | Должность после перевода | Отдел до перевода | Отдел после перевода | Дата начала работы на новой должности |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5 | № 12/П/2026 | Менеджер по развитию бизнеса | Менеджер по развитию бизнеса | Отдел развития бизнеса | — |
Как оформить приказ о переводе?
Приказ должен содержать следующие элементы:
- Наименование организации.
- Номер и дата приказа.
- ФИО сотрудника, должность до и после перевода.
- Отдел/структурное подразделение до и после перевода.
- Дата начала работы на новой должности.
- Подпись руководителя и печать.
Пример текста приказа:
ПРИКАЗ
№ 45/П/2026
от 01 апреля 2026 г.О переводе сотрудника Иванов Иван Иванович с должности «Старший специалист по маркетингу» в должность «Менеджер по развитию бизнеса» в отдел «Развитие бизнеса».
Дата начала работы на новой должности – 02 апреля 2026 г.
Подпись руководителя: ___________/Петров П.П./
Заполнение формы Т‑2 (Личная карточка работника)
При переводе в другое структурное подразделение в форме Т‑2 фиксируется:
- № первой записи (перед переводом).
- Дата и номер приказа о переводе.
- Должность до и после перевода.
- Отдел до и после перевода.
- Дата начала работы на новой должности.
Пример заполнения:
| № записи | Дата и № приказа | Должность до перевода | Должность после перевода | Отдел до перевода | Отдел после перевода | Дата начала работы |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | № 45/П/2026 | Старший специалист по маркетингу | Менеджер по развитию бизнеса | Отдел маркетинга | Отдел развития бизнеса |
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли в ТК фиксировать временный перевод?
- Ответ: Нет. Временные переводы в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 не отражаются в ТК.
- Вопрос: Как оформить перевод в другую организацию?
- Ответ: В старой ТК фиксируется запись о переводе с указанием даты и номера приказа, а в новой ТК фиксируется новый приём. В старой ТК в конце записи ставится слово «Переведён».
- Вопрос: Что делать, если перевод связан с реорганизацией?
- Ответ: В приказе указываются причины перевода (например, «в связи с реорганизацией»), а в ТК фиксируется новая должность и отдел.
- Всегда оформляйте приказ о переводе в письменной форме и подписывайте его руководителем.
- Записывайте перевод в ТК только при постоянном переводе.
- Внимательно следите за порядком заполнения графов 1‑7 в разделе «Сведения о работе».
- При переводе в другую организацию в старой ТК ставьте слово «Переведён» и закрывайте запись.
- Периодически проверяйте актуальность данных в ТК, чтобы избежать ошибок при проверке со стороны контролирующих органов.
Соблюдение всех вышеуказанных правил гарантирует корректность кадровой документации и защиту прав сотрудника и работодателя.