Перевод сотрудника на другую должность – обычная процедура в любой организации. Чтобы изменение было законным и не вызвало проблем при расчёте пенсии, необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке (или в электронной трудовой книжке). В статье разберём:
- Кратко о правовой базе;
- Какие виды перевода подлежат записи;
- Кто и в какие сроки вносит запись;
- Образец приказа о переводе;
- Образец записи в трудовую книжку;
- Типичные ошибки и рекомендации.
Правовая база
Основные нормативные документы, регулирующие оформление записи о переводе, это:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – в части 4 указано, что запись в трудовую книжку делается при постоянном переводе на другую должность.
- Статья 66.1 ТК РФ – уточняет порядок внесения записей в бумажную и электронную трудовые книжки.
- Статья 72 ТК РФ – регулирует изменение условий трудового договора (в т.ч. перевод) по соглашению сторон.
- Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Минтруда РФ, 2022 г.) – пункт 9 требует оформить запись не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа.
Какие переводы подлежат записи
| Тип перевода | Запись в трудовой книжке | Основание |
|---|---|---|
| Постоянный перевод (на постоянной основе) | Обязательно | Приказ (распоряжение) работодателя |
| Временный перевод (на срок до 1 года) | Не вносится в трудовую книжку (записывается в отдельный документ, если это предусмотрено локальными актами) | Приказ о временном переводе |
| Перевод в другое структурное подразделение того же работодателя | Вносится как обычный постоянный перевод | Приказ о переводе |
| Перевод в другую организацию (перевод по соглашению сторон) | Запись делается в трудовую книжку новой организации (приём на работу) и в старой – запись об увольнении. | Приказ/договор о переводе |
Кто и в какие сроки вносит запись
- Кем вносится запись: уполномоченным лицом организации (начальником отдела кадров, бухгалтером, или иным сотрудником, имеющим право вести трудовые книжки).
- Срок внесения: не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о переводе (пункт 9 Положения 2022 г.). В случае задержки работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): запись вносится в системе «Госуслуги» в тот же срок – 5 рабочих дней.
Пошаговый алгоритм оформления
- Подготовка приказа о переводе (см. образец ниже).
- Согласование приказа с работником (если перевод подразумевает изменение условий труда).
- Подписание приказа руководителем и работником (если требуется).
- Регистрация приказа в кадровой документации.
- Внесение записи в трудовую книжку (или в ЭТК) в течение 5 рабочих дней.
- Отправка сведений в СФР (форма ЕФС‑1) до 25‑го числа месяца, следующего за месяцем перевода.
Образец приказа о переводе на другую должность
ПРИКАЗ № 12/2026 О переводе Иванова Ивана Ивановича на другую должность г. Москва "23" мая 2026 г. На основании ст. 66 ТК РФ, пункта 4, а также в соответствии с решением Совета директоров ООО "Пример" от г. № 5 ПРИКАЗЫВАЮ: Перевести Иванова Ивана Ивановича, таб. № 123456, с должности инженер‑технолог (отдел "Производство") на должность главный инженер (отдел "Техническое обеспечение") в порядке постоянного перевода с "" г. Оформить запись о переводе в трудовую книжку сотрудника в соответствии с п. 9 Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек (2022 г.) не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа. Сдать в отдел кадров форму ЕФС‑1 о переводе до г. Контроль исполнения приказа возлагается на начальника отдела кадров ____________________ / Петров П.П. Подпись руководителя ____________________ / Сидоров С.С.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (стр. 2‑3 книжки). Обязательно заполняются все четыре графы:
| Графа | Содержание |
|---|---|
| Дата начала работы | Дата, с которой работник приступил к исполнению новой должности (в примере – ). |
| Наименование организации | Полное название работодателя (ООО «Пример»). |
| Наименование должности (должностных обязанностей) | «Главный инженер» (указывается точное название должности). |
| Номер и дата приказа (распоряжения) о переводе | «Приказ № 12/2026 от ». При необходимости указывается также подразделение, из которого перевод. |
Пример записи (от руки) выглядит так:
ООО "Пример" Главный инженер Приказ №12/2026 от
Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги под своей учетной записью.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Добавить запись».
- Заполните поля, аналогичные бумажному варианту (дата, организация, должность, номер приказа).
- Прикрепите скан‑копию приказа о переводе.
- Подтвердите запись – система автоматически фиксирует дату внесения.
Типичные ошибки и как их избежать
- Запись сделана позже 5 дней. – Влечёт административную ответственность. Планируйте процесс заранее.
- Указана неправильная дата начала работы. – Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе.
- Отсутствует номер и дата приказа. – Без этих реквизитов запись считается неполной.
- Записывают временный перевод. – В трудовую книжку вносится только постоянный перевод.
- Не внесли запись в ЭТК; – При наличии электронной книжки запись в бумажную форму не требуется, но её всё равно следует оформить в системе.
Что делать, если ошибка уже допущена
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, необходимо:
- Составить акт исправления (с подписью работника и представителя работодателя).
- Подать заявление в отдел кадров с просьбой внести исправление.
- Внести исправление в ЭТК (если используется) через портал «Госуслуги».
- Сохранить копию акта исправления в личном деле сотрудника.
Оформление записи о переводе на другую должность – процедура, требующая строгого соблюдения сроков и правильного оформления документов. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы избежите ошибок, которые могут негативно отразиться на пенсионных начислениях и трудовых правах сотрудника.
Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на нормах ТК РФ, Положении о трудовых книжках (2022) и практических рекомендациях специалистов по кадровому делу.