Перевод сотрудника на другую должность – одно из самых распространённых кадровых действий. Оформление такой записи в трудовой книжке регламентируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 697н от (в редакции, действующей с 2022 г.). Ниже представлен подробный гид, который поможет кадровику правильно внести запись о переводе, избежать типичных ошибок и оформить документ в соответствии с действующими нормами.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – основания для внесения записей в трудовую книжку;
• Приказ Минтруда России № 697н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Постановление Правительства РФ № 1122 (ред. от ) – требования к содержанию записей;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по ведению трудовых книжек).

Структура раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке

Каждая запись состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 – порядковый номер записи;
2. Графа 2 – дата поступления на работу (или дата перевода, если запись о переводе);
3. Графа 3 – сведения о работе: наименование организации, структурное подразделение, должность;
4. Графа 4 – основание для внесения записи (номер и дата приказа, распоряжения или другого документа).

При переводе сотрудника изменяются только графы 2‑4, а графа 1 продолжает нумерацию последовательно.

Пошаговая инструкция по заполнению записи о переводе

Шаг 1. Подготовьте приказ о переводе

Приказ должен содержать:

• наименование организации;
• ФИО сотрудника;
• текущую должность и структурное подразделение;
• новую должность и (при необходимости) новое структурное подразделение;
• дата вступления перевода в силу;
• номер и дата приказа;

Шаг 2. Определите порядковый номер записи

Посмотрите последнюю запись в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующую номер.

Шаг 3. Заполните графу 2 – дата перевода

Указывается дата, с которой сотрудник начинает выполнять новые трудовые функции (обычно совпадает с датой вступления приказа в силу). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Шаг 4. Заполните графу 3 – сведения о работе

Формат записи:

[Наименование организации], [структурное подразделение], [должность]

Если перевод осуществляется в том же структурном подразделении, подразделение указывается без изменений. Если перевод сопровождается переходом в другое подразделение – указывается новое наименование.
Шаг 5. Заполните графу 4 – основание
Запись делается в виде:
Приказ № [номер] от «ДД» «Месяц» «ГГГГ» г.

При необходимости можно добавить формулировку «о переводе на другую должность»;

Примеры заполнения
Пример 1. Перевод внутри одного отдела

Последняя запись – № 12.
Приказ о переводе № 45 от .
Сотрудник Иванов Иван Иванович переходит с должности «инженер‑конструктор» на должность «старший инженер‑конструктор» в том же отделе «Конструкторского отдела».

Запись в трудовой книжке:
ООО «Пример», отдел конструкторский, старший инженер‑конструктор

Приказ № 45 от г.

Пример 2. Перевод в другое структурное подразделение

Последняя запись – № 18.
Приказ о переводе № 102 от .
Сотров Петр Сергеевич переходит с должности «экономист» отдела планирования на должность «главный экономист» отдела финансового контроля.

Запись в трудовой книжке:
ООО «Пример», отдел финансового контроля, главный экономист

Приказ № 102 от г.

Пример 3. Перевод с изменением места работы (в другую организацию)
В этом случае запись оформляется как увольнение по пункту 1 ст. 77 ТК РФ и последующее принятие на работу в новую организацию. В трудовой книжке делается запись об увольнении, а затем новая запис о приёме.

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие номера приказа – графа 4 должна содержать полный реквизит приказа; без него запись считается недействительной.
Неправильная дата – дата перевода должна совпадать с датой вступления приказа в силу, а не с датой его подписания.
Сокращение наименования подразделения – используйте официальное наименование, утверждённое в штатном расписании.
Пропуск структурного подразделения при переводе внутри него – даже если подразделение не меняется, его всё равно указывают в графе 3.
Несоблюдение последовательности нумерации – номер записи должен следовать за последней записью без пропусков.


Рекомендации для кадровиков

Перед внесением записи сверьтесь с штатным расписанием и должностной инструкцией – они подтверждают корректность новой должности и подразделения.
Храните копию приказа о переводе в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).
При переходе на удалённую работу или в филиал в другом городе укажите в графе 3 также город (или филиал), если это предусмотрено внутренними нормативными актами.
Используйте единый шаблон записи (например, в виде таблицы в электронной системе кадрового учёта) – это снижает риск опечаток.
Регулярно проходите обучение по изменениям в Порядке ведения трудовых книжек (последняя редакция – 2022 г., с учётом поправок 2024‑2025 гг.).


Правильное оформление записи о переводе на другую должность в трудовой книжке – это не только формальное соблюдение требований законодательства, но и гарантия защиты прав сотрудника и работодателя. Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные нормативные акты и избегая типичных ошибок, кадровик сможет обеспечить корректное ведение трудовых книжек в своей организации.
Надеемся, что данный материал окажется полезным в вашей ежедневной работе. Если остались вопросы – обращайтесь к внутренним положениям компании или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.