Перевод сотрудника на другую должность – один из типовых кадровых процессов‚ требующий обязательного отражения в трудовой книжке (или в электронной форме). Правильное и своевременное оформление этой записи регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225. В статье подробно разбираются сроки внесения записи‚ требования к её содержанию и последствия нарушения установленных сроков.
Правовое основание
Согласно п. 10 Правил‚ в трудовую книжку вносятся сведения о:
- выполняемой работе;
- переводе на другую постоянную работу;
- квалификации;
- увольнении и т.д.
Перевод на другую должность фиксируется только в случае постоянного перехода. Временные переводы в ТК не заносятся.
Какие переводы фиксируются в ТК
В таблице ниже перечислены типы переводов‚ которые подлежат обязательному отражению:
- Перевод в другую должность в том же подразделении (постоянный).
- Перевод в другую должность в другом отделении или структурном подразделении (постоянный).
- Перевод в другую организацию (постоянный).
- Совместительство‚ если оно становится основной работой.
Временные переводы (например‚ на срок менее 6 месяцев) в ТК не вносятся.
Сроки внесения записи
3.1 Общие сроки
Запись о переводе должна быть произведена не позднее недели со дня издания приказа (распоряжения) о переводе. Это требование подтверждено практически всеми кадровыми консультантами‚ включая материалы КонсультантПлюс и Контур.Экстерн.
3.2 Сроки для постоянных переводов
Для постоянных переводов в ТК вносятся данные:
- Графа 2 – дата начала работы по новой должности;
- Графа 3 – наименование новой должности;
- При необходимости – сведения о структурном подразделении.
Пример записи (2023 год‚ перевод в другой отдел того же подразделения):
Графа 2: Графа 3: Инженер‑конструктор (отдел разработки)
3.3 Сроки для временных переводов
Временные переводы не фиксируются в ТК. Однако в личную карточку работника (форма Т2) они заносятся‚ а также отражаются в ЕФС‑1 при изменениях‚ влияющих на расчет заработной платы.
Как правильно оформить запись в ТК
Для наглядности ниже приведены образцы заполнения:
- Перевод в другую должность в том же подразделении (2022 год):
Графа 2:
Графа 3: Руководитель отдела маркетинга
Примечание: По приказу № 156 от - Перевод в другое структурное подразделение (2025 год):
Графа 2:
Графа 3: Бухгалтер‑контролер (филиал в Казани)
Примечание: Приказ № 34 от - Совместительство‚ ставшее основной работой (2024 год):
Графа 2:
Графа 3: Главный бухгалтер (совместительство с должностью менеджера)
Примечание: Приказ № 78 от
Важно: в записи указываются точные даты‚ а также номер и дата приказа (распоряжения)‚ который инициировал перевод.
Последствия несоблюдения сроков
Если запись о переводе в ТК не была произведена в установленный срок‚ это может привести к:
- Недостоверности кадровой документации;
- Проблем при проведении проверок трудовой инспекции;
- Сложностей при расчёте стажа и расчёте выплат‚ связанных с переводом;
- Требования к дополнительному внесению записи в течение недельного срока после выявления пропуска.
По практическим рекомендациям ЭнтерФин‚ пропущенную запись необходимо внести не позднее недели со дня выявления ошибки.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить запись о переводе‚ если приказ был подписан раньше‚ чем прошла неделя? – Да‚ если приказ уже был опубликован‚ но запись не была произведена вовремя‚ её следует внести как можно скорее‚ но не позже недели с даты издания приказа.
- Нужно ли отражать перевод в электронной форме (ЭТК)? – При использовании электронного формата записи вносятся в ЭТК так же‚ как и в бумажную ТК‚ и сроки остаются теми же.
- Как оформить перевод‚ когда сотрудник одновременно совмещает две должности? – В графе 2 указывается дата начала работы по основной должности‚ а в графе 3 – наименование совмещаемой должности‚ с указанием‚ что она стала основной.
- Что делать‚ если перевод был сделан‚ но приказ потерян? – В таком случае следует запросить копию приказа у подразделения кадров или у сотрудника‚ а затем в течение недели внести запись в ТК.
Соблюдение установленных сроков записи в трудовой книжке о переводе на другую должность – обязательный элемент эффективной кадровой политики. Правильное оформление и своевременное внесение сведений позволяют:
- Поддерживать достоверность кадровой документации;
- Избежать рисков при проверках и расчётах;
- Обеспечить корректное оформление трудовых отношений.
Для упрощения процесса рекомендуется использовать готовые шаблоны приказов и образцы записей‚ которые доступны в открытых источниках и в системах КонсультантПлюс.