Перевод сотрудника на другую должность – обычное кадровое мероприятие, но его оформление требует особой внимательности. Неправильно внесённые сведения могут привести к проблемам при последующем трудоустройстве, начислении пенсии и даже к административной ответственности работодателя. В этой статье мы подробно разберём, какие документы нужны, какие записи вносятся в трудовую книжку и как избежать типичных ошибок.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Необходимые документы
3. Пошаговая процедура заполнения
4. Образцы записей
5. Электронные трудовые книжки (ЭТК)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку при переводе:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73, 74) – определяет порядок оформления кадровых перемещений.
• Приказ Минтруда России № 320н от – «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ № 303 от – правила ведения Единой государственной информационной системы «Трудовая книжка» (ЭТК).
• Коллективный договор и локальные нормативные акты организации – могут уточнять порядок оформления переводов.

Необходимые документы

Для корректного оформления перевода на другую должность необходимо собрать следующий пакет:

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение к нему) с указанием новой должности.
• Приказ работодателя о переводе (образец приказа – скачать).
• Согласие работника на перевод (если перевод подразумевает изменение условий труда).
• Уведомление работника о дате вступления в силу перевода.
• Если перевод временный – дополнительное соглашение о замещении.
• Для электронных трудовых книжек – подтверждение внесения записи в СФР (Система Федерального Реестра).

Пошаговая процедура заполнения трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка приказа

В приказе указываются:

• Номер и дата приказа.
• ФИО работника.
• Старая и новая должность.
• Дата вступления в силу перевода.
• Основание (трудовой договор, дополнительное соглашение).

Шаг 2. Проверка записей в трудовой книжке

Перед внесением новой записи убедитесь, что в разделе «Сведения о работе» нет пропусков. Если в книжке уже есть запись о предыдущем переводе, следующая запись должна иметь порядковый номер, следующий за последним.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Обязательно используйте черную чернильную ручку, разборчивый почерк, без исправлений.

Пояснения к колонкам:

• № п/п – порядковый номер записи (продолжение предыдущих записей).
• Дата – дата вступления в силу перевода (не дата издания приказа).
• Сведения о кадровом мероприятии – в данном случае «Перевод».
• Наименование организации, ИНН – полное название работодателя.
• Должность (должности) – новая должность, на которую переводят.
• Основание – номер и дата приказа, а также ссылка на договор/доп. соглашение;

Шаг 4. Подпись и печать

Запись заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью. При отсутствии печати в организации допускается подпись без печати, если это предусмотрено локальными актами.

Шаг 5. Внесение записи в электронную систему (ЭТК)

Если у работника электронная трудовая книжка, запись вносится одновременно в СФР. Работодатель обязан:

• Внести данные в личный кабинет работодателя в СФР.
• Уведомить работника о том, что запись внесена, и предоставить скриншот подтверждения.

Образцы записей

Перевод на постоянную должность

5 Перевод ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567 Главный инженер Приказ № 12/2026 от 

Временный перевод (замещение)

6 Временный перевод ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567 Заместитель директора (на период с по ) Приказ № 15/2026 от , Доп. соглашение № 3/2026

Перевод с изменением условий труда (смена графика)

7 Перевод ООО «ТехноСервис», ИНН 7701234567 Инженер‑технолог (5/2) Приказ № 20/2026 от , Договор № 45/2026

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года большинство работодателей переводят трудовые книжки в электронный формат. При переводе на другую должность процедура упрощается, но сохраняются обязательные требования:

• Запись в ЭТК должна полностью соответствовать записи в бумажной книжке.
• Работодатель вносит запись в личный кабинет в СФР в течение 3 рабочих дней с момента вступления в силу перевода.
• Работник получает уведомление по электронной почте и может просмотреть запись в личном кабинете «Госуслуги».

Для компаний, использующих гибридную систему (бумажная + электронная), необходимо вести двойные записи – в бумажной книжке и в СФР.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск даты вступления в силу. Записывайте дату, когда работник фактически приступил к новой должности, а не дату издания приказа;
• Неправильный порядок записей. Порядковый номер должен идти последовательно без пропусков.
• Неразборчивый почерк. Используйте черную чернильную ручку, пишите разборчиво, избегайте исправлений.
• Отсутствие подписи/печати. Без подписи руководителя запись считается недействительной.
• Не внесена запись в ЭТК. При наличии электронного варианта запись обязана быть внесена в СФР.
• Неправильное указание основания. Указывайте номер и дату приказа, а также номер договора/доп. соглашения, если они есть.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись, если перевод происходит в рамках того же подразделения?

Да. Любой перевод, даже внутри одного подразделения, фиксируется в трудовой книжке, поскольку меняется должность и/или условия труда.

Как оформить перевод, если работник переводится на более низкую должность?

Оформляется тем же способом: приказ, дополнительное соглашение (если меняются условия оплаты), запись в книжке. При этом в графе «Основание» указывается, что перевод происходит по соглашению сторон;

Можно ли использовать копию приказа вместо оригинала?

Для внесения записи в трудовую книжку достаточно оригинала приказа, подписанного руководителем. Копия может быть приложена к документам, но не заменяет оригинал.

Что делать, если в книжке уже есть ошибка?

Ошибка исправляется только в случае, если запись ещё не заверена подписью и печатью. Если запись уже заверена, необходимо оформить исправление в виде дополнительного приказа с указанием причины исправления и внести новую запись с правильными данными.

Как оформить перевод, если работник находится в отпуске?

Перевод может быть оформлен в любой момент, но дата вступления в силу должна быть указана после окончания отпуска, либо в виде «с дата по дата» в случае временного перевода.

Заполнение трудовой книжки при переводе на другую должность – процесс, требующий внимательности и знания нормативных требований. Следуйте пошаговой инструкции, используйте образцы записей и проверяйте каждую запись дважды. При правильном оформлении вы защищаете интересы как работника, так и работодателя, а также обеспечиваете корректность данных в системе электронных трудовых книжек.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.