Перевод сотрудника на другую должность — это значимое изменение условий трудового договора, которое требует грамотного документального оформления. Несмотря на активное внедрение электронной трудовой книжки (ЕФС-1), обязанность вести бумажную трудовую книжку за работниками, которые не перешли исключительно на электронный формат, сохраняется за работодателем.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переводе в бумажную трудовую книжку, какие документы для этого необходимы и на какие нюансы стоит обратить особое внимание.

Что такое перевод и чем он отличается от перемещения?

Прежде чем вносить записи, важно понимать разницу между двумя понятиями:

• Перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором он работает. Перевод всегда требует письменного согласия сотрудника и оформления дополнительного соглашения к трудовому договору.
• Перемещение, это переход работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение (если это не влечет изменения трудового договора), или поручение работы на другом механизме. Согласия работника на перемещение не требуется, и запись о перемещении в трудовую книжку не вносится.

Пошаговый алгоритм оформления перевода

Внесение записи в трудовую книжку — это финальный этап процедуры. Чтобы сделать всё по закону, необходимо пройти следующие шаги:

1. Получение согласия работника. Работодатель может направить работнику уведомление с предложением о переводе или работник сам пишет заявление о согласии на перевод.
2. Издание приказа. На основании соглашения издается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую должность (обычно по форме Т-5 или по утвержденной форме работодателя).
3. Внесение записи в трудовую книжку. Производится на основании изданного приказа.
4. Уведомление о ведении ЕФС-1. Работодатели знают, что подавать ЕФС-1 нужно в случае перевода на другую должность, перехода на дистанционную работу или на неполное рабочее время. Срок подачи ЕФС-1 при переводе составляет не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе». Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, запись должна быть сделана не позднее недельного срока со дня издания приказа.

Инструкция по заполнению граф:

В виде таблицы (или списка) это выглядит так:

• Графа 1 (№ записи) — проставляется порядковый номер записи. Нумерация должна быть сквозной в пределах раздела «Сведения о работе»;
• Графа 2 (Дата) — вносится дата перевода арабскими цифрами (например: 15 05 2026). Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о переводе и доп. соглашении.
• Графа 3 (Сведения о приеме…) — вносится сама запись о переводе. Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа.
  Пример: «Переведен на должность старшего инженера».
  Если работник переводится в другое структурное подразделение, это обязательно указывается: «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».
• Графа 4 (Основание), указывается документ, на основании которого внесена запись. Обычно это приказ работодателя. Указывается его дата и номер.
  Пример: «Приказ от № 45-к».

Особенности перевода на дистанционную работу

Перевод дистанционного работника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением в трудовую книжку. Если работник переходит на «дистанционку» постоянной основе, в графе 3 трудовой книжки делается соответствующая запись.

Пример записи: «Переведен на дистанционную работу на должность контент-менеджера».
Однако, если работник принимался на работу изначально как дистанционный, и это его первое место работы (где трудовая книжка только заводится), то запись о дистанционном характере работы вносится при первичном оформлении.

Частые ошибки и как их избежать

При внесении записей о переводе кадровики часто допускают одни и те же ошибки. Вот на что нужно обратить внимание:

1. Сокращения запрещены. Все слова в трудовой книжке должны быть написаны полностью. Нельзя писать «пр.», «расп.», «пер.», «отд.». Только «Приказ», «Переведен», «Отдел».
2. Зачеркивание неверных записей в разделе «Сведения о работе». В отличие от раздела «Сведения о работнике», в разделе о работе зачеркивать ничего нельзя. Если допущена ошибка, запись признается недействительной и вносится правильная формулировка.
3. Несовпадение дат. Дата перевода в графе 2 должна строго совпадать с датой вступления в силу дополнительного соглашения и датой приказа (если приказ вступает в силу день в день).
4. Нарушение сроков. Помните, что запись в бумажной книжке делается в течение недели, а вот подача сведений в Социальный фонд (ЕФС-1) должна происходить на следующий рабочий день после издания приказа. Затягивание чревато штрафами.

Внесение записи о переводе на другую должность в трудовую книжку — процесс, не терпящий спешки и невнимательности. Главное правило кадровика в этом случае — опираться на правильно оформленные первичные документы: заявление (согласие), дополнительное соглашение и приказ. Точная формулировка из приказа переносится в трудовую книжку без сокращений и аббревиатур.

Соблюдение этих простых правил гарантирует, что трудовая книжка работника будет в полном порядке, а работодатель избежит претензий со стороны трудовой инспекции и Социального фонда.