Перевод сотрудника на другую должность в другом отделении организации – это событие, требующее обязательного оформления в трудовой книжке. Правильное оформление позволяет избежать недоразумений при проверках трудовой инспекции, а также гарантирует сотрудникам ясность условий их труда.

Нормативная база

Согласно ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о переводе работника на другую постоянную работу. При этом:

• Перевод может осуществляться как в том же подразделении, так и в ином отделении организации;
• Перевод считается постоянным, если он не ограничен сроком действия трудового договора;
• В записи необходимо указать наименование отдела (структурного подразделения) и должность, на которую переводят.

Практика КонсультантПлюс (2025) предоставляет готовые образцы заполнения, которые можно использовать как шаблон.

Что требуется указать в записи

В трудовой книжке при переводе на другую должность в другом отделе необходимо заполнить следующие поля:

1. Номер записи – порядковый номер записи в книжке.
2. Дата перевода – дата, когда вступил в силу перевод.
3. Наименование прежнего места работы – полное наименование отдела, где сотрудник работал до перевода.
4. Наименование нового места работы – полное наименование отдела, в который переводят сотрудника.
5. Должность, на которую переводят – официальное наименование новой должности.
6. Основание перевода – ссылка на приказ, договор или иной документ, подтверждающий перевод.
7. Подпись руководителя и сотрудника (при необходимости).

Важно: в первой колонке (графа 1) указывается наименование отдела, а только затем – должность. Такой порядок рекомендует КонсультантПлюс в своих образцах.

Образец заполнения

Ниже представлен типовой пример записи в трудовой книжке о переводе на другую должность в другом отделе. Обратите внимание, что оформление может немного отличаться в зависимости от формы, используемой в вашей организации, однако структура остаётся неизменной.

Пример заполнения:

Отдел продаж
Руководитель отдела продаж
Приказ № 123-р от 
___________________ (подпись руководителя)
___________________ (подпись работника)

Если перевод происходит в том же подразделении, но в другую должность, в графе 1 указывается наименование подразделения, а в графе 2 – новая должность.

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание полного наименования отдела. В результате проверка может посчитать запись некорректной.
• Отсутствие ссылки на основание перевода. Без указания приказа или договора запись считается не подтверждённой.
• Неправильный порядок заполнения. Сначала указывается отдел, затем должность.
• Неучёт даты перевода. Дата должна соответствовать дате вступления в силу приказа.

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Запрашивать у HR‑отдела образец заполнения;
2. Сохранять копию приказа в личном деле сотрудника;
3. Регулярно сверять записи с актуальными нормативными актами.

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Подготовка документа. Сформировать приказ о переводе, утвердить его подписью руководителя.
2. Определение даты вступления в силу. Указать дату, с которой перевод считается осуществлённым.
3. Заполнение записи в трудовой книжке. По образцу, указанному в пункте 3.
4. Получение подписи работника. При необходимости – подпись сотрудника внизу записи.
5. Фиксация в личном деле. Сохранить копию приказа и запись в личном деле сотрудника.
6. Информирование подразделения. Уведомить новый отдел о переезде сотрудника.

Примеры из практики

Пример 1. Перевод в другой отдел того же подразделения

Отдел маркетинга
Специалист по работе с клиентами
Приказ № 45‑р от 
______________________________________

Пример 2. Перевод в отдельный отдел организации

Отдел логистики
Инженер‑техник
Приказ № 78‑р от 
___________________
___________________

Обе записи полностью соответствуют требованиям КонсультантПлюс и могут быть использованы в качестве шаблона.

Оформление записи в трудовой книжке о переводе на другую должность в другом отделе – обязательный и ответственный процесс. Соблюдая требования Трудового кодекса и рекомендации КонсультантПлюс, вы гарантируете:

• Полноту и точность сведений;
• Соответствие нормативным актам;
• Удобство при последующих проверках.

Для упрощения процедуры рекомендуется пользоваться готовыми образцами, адаптировать их под конкретные условия вашей организации и регулярно обновлять знания в соответствии с последними изменениями законодательства.

Если у вас возникнут вопросы по заполнению записи или интерпретации нормативных актов, обратитесь к специалисту по трудовому праву или к отделу кадров вашей организации.