Перевод сотрудника на другую работу (должность) при сохранении трудового отношения с тем же работодателем регулируется статьёй 72.1 ТК РФ. Согласно её части 1 такой перевод считается изменением трудовой функции и требует оформления соответствующих документов, в т.ч. внесения записи в трудовую книжку (бумажную или электронную).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1 – определение перевода на другую работу;
- Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» – порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки»;
- Постановление ПФР от № 134п «О порядке представления сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)»;
- Приказ ФНС России от № ЕД‑7‑11/927@ «О порядке представления сведений о застрахованных лицах (ЕФС‑1)».
Порядок оформления перевода на другую должность
- Инициатива перевода – может исходить от работника (заявление) или от работодателя (служебная записка).
- Согласие сторон – перевод возможен только при взаимном согласии (ст. 72.1 ТК РФ). При отсутствии согласия работника перевод считается незаконным.
- Изменение трудового договора – составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются новая должность, оклад (или тарифная ставка), режим работы и дата вступления в силу изменений.
- Издание приказа (распоряжения) – оформляется приказ о переводе на другую должность (форма Т‑5 или аналогичная внутренняя форма).
- Ознакомление сотрудника – работник подписывает приказ и дополнительное соглашение под роспись.
- Внесение записи в трудовую книжку – производится в течение трёх рабочих дней с даты издания приказа (ст. 66 ТК РФ).
- Уведомление контролирующих органов – при необходимости подаются СЗВ‑ТД и/или ЕФС‑1 (см. ниже).
Запись в трудовой книжке (бумажная и электронная)
Бумажная трудовая книжка
В разделе «Сведения о работе» делается запись следующего вида:
- Дата – день, месяц, год издания приказа о переводе;
- Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке;
- Наименование работодателя – полное наименование организации;
- Должность – новая должность, на которую осуществляется перевод;
- Основание – ссылка на приказ (например: «Приказ № 123 от »);
- Подпись работника и печать организации.
- Дата события;
- Номер записи (генерируется системой автоматически);
- ИНН и КПП работодателя;
- Новая должность (согласно Единому классификатору профессий);
- Номер и дата приказа о переводе;
- Электронная подпись работника (подтверждение через Госуслуги) и электронная печать организации.
- Перевод считается временным; в приказе указывается срок действия (например, «с по »);
- По окончании срока сотрудник возвращается на прежнюю должность (или согласовывается новый перевод);
- Подача СЗВ‑ТД не требуется (как указано в информации из интернета: «Вопрос: Нужно ли подавать СЗВ‑ТД при переводе сотрудника на другую должность на время декретного отпуска другого сотрудника? Ответ: Не нужно.»);
- Однако работодатель всё равно обязан отразить изменение в трудовой книжке (бумажной или ЭТК) и, при наличии изменений в условиях труда (например, изменение оклада), подать форму ЕФС‑1.
- приёма на работу;
- увольнения;
- перевода на другую должность, если это сопровождается изменением профессиональной деятельности (например, переход в другой структурный подразделение с иным ОКВЭД);
- изменения размера выплат, влияющего на страховые взносы.
- изменении места работы (включая перевод на другую должность в той же организации);
- переходе на дистанционную работу;
- переходе на неполное рабочее время;
- изменении размера вознаграждения, влияющего на расчёт страховых взносов.
- Номер записи: 27
- Работодатель: ООО «ТехноПром»
- Должность: старший инженер‑конструктор
- Основание: Приказ № 456 от
- Подпись работника: ___________________
- Печать организации: [печать]
- Перевод возможен только при согласии обеих сторон и оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.
- Необходимо издать приказ о переводе и ознакомить с ним работника под роспись.
- Запись о переводе вносится в бумажную или электронную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней.
- При временном переводе (например, на время декретного отпуска другого сотрудника) подача СЗВ‑ТД не требуется, но ЕФС‑1 может потребоваться при изменении условий труда.
- Электронная трудовая книжка, действующая с 2021 года, упрощает процесс учёта и передачи данных в ПФР и налоговые органы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года (то есть уже более пяти лет) в России функционирует электронная трудовая книжка, доступная через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя. При переводе на другую должность в ЭТК формируется запись с теми же реквизитами, что и в бумажном варианте, но в электронном виде:
Запись в ЭТК считается действительной сразу после её формирования и отправки в ПФР.
Особенности перевода на время декретного отпуска другого сотрудника
Если перевод осуществляется на период декретного (или иного) отпуска другого работника, то:
Отчетность: СЗВ‑ТД и ЕФС‑1
СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности)
Форма СЗВ‑ТД подаётся в Пенсионный фонд РФ в случаях:
Если перевод носит чисто внутренний характер (одна и та же организация, та же профессиональная деятельность, без изменения условий страхования), подача СЗВ‑ТД не обязательна.
ЕФС‑1 (сведения о застрахованных лицах)
Форма ЕФС‑1 направляется в налоговую инспекцию при:
Таким образом, при большинстве переводов на другую должность работодатель обязан подать ЕФС‑1 в течение пяти рабочих дней с даты вступления изменений в силу.
Пример записи в трудовой книжке
Приказ № 456 от – перевод Иванова Ивана Ивановича с должности «инженер‑конструктор» на должность «старший инженер‑конструктор» в отдел новых разработок.
В электронной трудовой книжке соответствующая запись будет содержать те же поля в виде структурированного XML/JSON‑объекта, подписанного квалифицированной электронной подписью работника и организации.
Перевод на другую должность – распространённое кадровое действие, которое требует строгого соблюдения трудового законодательства и правил ведения трудовой книжки. Ключевые моменты, которые следует помнить:
Соблюдение указанных требований обеспечит законность кадровых перемещений, защитит права работника и избавит работодателя от возможных штрафов и споров с контролирующими органами.